物理印章系統(tǒng)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司物理印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的物理印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審批授權(quán)原則：印章使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，獲得相應(yīng)授權(quán)后方可使用。3.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章安全。4.登記備案原則：對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢和追溯。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一安排刻制印章。3.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章移交印章保管人，并辦理交接手續(xù)。印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)將《印章啟用申請(qǐng)表》復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，同時(shí)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知。3.印章保管人在收到新印章后，應(yīng)及時(shí)在印章使用登記簿上進(jìn)行登記，并注明啟用日期。印章的保管保管人員1.公司指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。保管地點(diǎn)1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.嚴(yán)禁將印章存放在辦公室無(wú)人看管的地方，或與私人物品混放。保管要求1.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司行政管理部門，并采取相應(yīng)措施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用情況，包括使用日期、使用人、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。3.印章保管人員在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全交接。印章的使用使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：《印章使用申請(qǐng)表》提交至相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)印章使用規(guī)定和實(shí)際情況，認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)，簽署審批意見。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批通過(guò)的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行用印，并在印章使用登記簿上進(jìn)行登記。4.蓋章：用印時(shí)，印章保管人員應(yīng)確保印章清晰、端正，不得歪蓋、斜蓋或重蓋。蓋章后，應(yīng)在文件上加蓋騎縫章，以確保文件的完整性。5.文件存檔：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》和用印文件復(fù)印件整理歸檔，以備查詢和追溯。使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等重要文件的簽署。2.合同專用章主要用于公司對(duì)外簽訂的各類合同協(xié)議。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)。禁止使用情況1.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.不得為與公司無(wú)關(guān)的單位或個(gè)人加蓋印章。3.不得擅自更改印章使用的審批意見。印章的停用與銷毀停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政管理部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用日期、印章名稱等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章，并將印章收回保管。銷毀1.對(duì)于停用的印章，行政管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀過(guò)程應(yīng)采用粉碎、熔化等方式，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表存檔。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。日常檢查行政管理部門應(yīng)不定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記備案是否完整等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)