物品采購(gòu)申請(qǐng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物品采購(gòu)申請(qǐng)流程，加強(qiáng)公司物品采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)物品符合公司實(shí)際需求，合理控制采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)因工作需要申請(qǐng)采購(gòu)各類(lèi)物品的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、勞保用品等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理提出物品采購(gòu)申請(qǐng)，避免盲目采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。2.預(yù)算控制原則：采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保預(yù)算的有效執(zhí)行。3.審批規(guī)范原則：所有采購(gòu)申請(qǐng)必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得采購(gòu)。4.高效廉潔原則：優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，杜絕貪污腐敗行為。二、采購(gòu)申請(qǐng)流程（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)工作實(shí)際需求，由使用人或部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”）。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并確保填寫(xiě)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的物品，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)提供詳細(xì)的采購(gòu)需求說(shuō)明，包括采購(gòu)原因、市場(chǎng)調(diào)研情況、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，以便采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估和決策。（二）部門(mén)初審1.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)需求說(shuō)明進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、必要性以及是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)。2.如初審?fù)ㄟ^(guò)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交至歸口管理部門(mén)（如有）或采購(gòu)部門(mén)。（三）歸口管理部門(mén)審核（如有）1.對(duì)于某些特定物品，公司設(shè)有歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。2.歸口管理部門(mén)根據(jù)其專(zhuān)業(yè)職責(zé)和管理要求，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核采購(gòu)物品是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范以及公司相關(guān)規(guī)定等。3.審核通過(guò)后，歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字，并反饋至采購(gòu)部門(mén)。（四）采購(gòu)部門(mén)審核1.采購(gòu)部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的真實(shí)性、合理性、市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)預(yù)算等。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核情況，如認(rèn)為采購(gòu)申請(qǐng)存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步溝通確認(rèn)，及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。3.對(duì)于符合采購(gòu)要求的申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字，并安排采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核采購(gòu)預(yù)算的合理性、資金來(lái)源以及是否符合公司財(cái)務(wù)制度等。2.如采購(gòu)申請(qǐng)涉及預(yù)算外支出，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，評(píng)估是否需要進(jìn)行預(yù)算調(diào)整及相應(yīng)的審批流程。3.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字。（六）審批決策1.根據(jù)采購(gòu)物品的金額大小和性質(zhì)，按照公司授權(quán)審批制度，分別由不同層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.一般情況下，金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)由部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)公司總經(jīng)理審批；對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可能還需經(jīng)過(guò)公司董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審批。3.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查采購(gòu)申請(qǐng)的各項(xiàng)內(nèi)容，做出同意或不同意采購(gòu)的明確批示。（七）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司采購(gòu)管理相關(guān)規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)過(guò)程的合法性和規(guī)范性。3.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（八）驗(yàn)收與入庫(kù)1.采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)（如有）等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同或協(xié)議以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至退貨或換貨。（九）報(bào)銷(xiāo)與付款1.采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)公司與供應(yīng)商的約定以及公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需求，編制年度物品采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類(lèi)采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)與部門(mén)年度預(yù)算相結(jié)合，確保采購(gòu)活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，預(yù)留一定的彈性空間。3.各部門(mén)編制的采購(gòu)預(yù)算經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行匯總和審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和管理，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。2.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。3.采購(gòu)部門(mén)在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇預(yù)算內(nèi)的供應(yīng)商和采購(gòu)物品，如遇預(yù)算內(nèi)無(wú)法滿(mǎn)足需求的情況，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，尋求解決方案。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格發(fā)生重大變化、工作需求發(fā)生調(diào)整或其他不可抗力因素導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求時(shí)，各部門(mén)可提出采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、預(yù)計(jì)調(diào)整金額等，并提供相關(guān)證明材料。3.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。四、采購(gòu)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)體系，根據(jù)采購(gòu)物品的類(lèi)別、質(zhì)量要求、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合格的供應(yīng)商。2.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，并對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。3.對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，進(jìn)行資質(zhì)審核。審核合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰并停止合作。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)價(jià)結(jié)果、合作情況等，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物。2.對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行回訪，收集供應(yīng)商的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)采購(gòu)管理工作。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、影響程度和可能導(dǎo)致的后果。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)可采取簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值、關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.針對(duì)供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在選擇供應(yīng)商時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核和信用評(píng)估，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任，并加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督。3.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量檢驗(yàn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，建立質(zhì)量追溯機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)采取退貨、換貨、索賠等措施。4.為防范法律風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)確保采購(gòu)活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，簽訂合法有效的采購(gòu)合同，避免因合同糾紛給公司帶來(lái)?yè)p失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、采購(gòu)預(yù)算是否合理執(zhí)行等。2.對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止貪污受賄、利益輸送等違法違紀(jì)行為的發(fā)生。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題，紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）日常監(jiān)督檢查1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)