物品檔案登記管理制度一、總則（一）目的為加強公司物品管理，規(guī)范物品檔案登記工作，確保公司物品信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品及其他各類物品的檔案登記管理。（三）基本原則1.真實性原則：物品檔案登記信息應(yīng)如實反映物品的實際情況。2.完整性原則：涵蓋物品從采購、入庫、使用、維護、報廢等全過程的相關(guān)信息。3.及時性原則：物品相關(guān)信息發(fā)生變動時，應(yīng)及時進行檔案更新。4.保密性原則：對涉及公司機密的物品檔案信息予以嚴(yán)格保密。二、物品分類及定義（一）固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（一般設(shè)備單位價值在1000元以上、專用設(shè)備單位價值在1500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、辦公設(shè)備、運輸設(shè)備、電子設(shè)備等。（二）低值易耗品指單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、器具、管理用具、玻璃器皿以及在經(jīng)營過程中周轉(zhuǎn)使用的包裝容器等。單位價值在200元以上、1000元以下。（三）辦公用品指公司日常辦公所需的各類物品，如文具、紙張、文件夾、墨盒等。（四）其他物品指不屬于上述分類的其他各類物品，如禮品、宣傳資料等。三、物品檔案登記內(nèi)容（一）固定資產(chǎn)檔案登記1.基本信息：資產(chǎn)名稱、型號規(guī)格、購置日期、購置價格、供應(yīng)商信息、資產(chǎn)編號等。2.技術(shù)參數(shù)：詳細(xì)記錄資產(chǎn)的技術(shù)指標(biāo)、性能參數(shù)等。3.使用部門及責(zé)任人：明確資產(chǎn)的使用部門和具體責(zé)任人。4.維護保養(yǎng)記錄：包括維護保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修情況等。5.變動記錄：如資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、報廢、折舊等情況的記錄。（二）低值易耗品檔案登記1.基本信息：物品名稱、規(guī)格型號、購置日期、購置價格、供應(yīng)商信息、物品編號等。2.領(lǐng)用記錄：記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間等。3.報廢記錄：報廢時間、報廢原因等。（三）辦公用品檔案登記1.基本信息：辦公用品名稱、規(guī)格型號、品牌、購置日期、購置價格、供應(yīng)商信息、物品編號等。2.庫存記錄：記錄辦公用品的庫存數(shù)量、存放地點等。3.領(lǐng)用記錄：同低值易耗品領(lǐng)用記錄。（四）其他物品檔案登記1.基本信息：物品名稱、規(guī)格型號、用途、購置日期、購置價格、供應(yīng)商信息、物品編號等。2.使用記錄：記錄物品的使用情況、使用部門等。四、物品檔案登記流程（一）采購環(huán)節(jié)1.采購人員在采購物品時，應(yīng)及時收集物品的相關(guān)信息，如采購合同、發(fā)票、產(chǎn)品說明書等。2.將收集到的信息提交給物品管理部門，由物品管理部門負(fù)責(zé)錄入物品檔案登記系統(tǒng)。（二）入庫環(huán)節(jié)1.物品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和發(fā)票等對物品進行驗收。2.驗收合格后，倉庫管理人員在物品檔案登記系統(tǒng)中記錄物品的入庫日期、存放地點、數(shù)量等信息。（三）領(lǐng)用環(huán)節(jié)1.使用部門或人員填寫物品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交物品管理部門。3.物品管理部門根據(jù)申請表發(fā)放物品，并在物品檔案登記系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間等信息。（四）維護保養(yǎng)環(huán)節(jié)1.使用部門或責(zé)任人負(fù)責(zé)對物品進行日常維護保養(yǎng)，并記錄維護保養(yǎng)情況。2.如物品需要維修，應(yīng)填寫維修申請表，注明維修原因、維修內(nèi)容等。3.維修申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交維修部門。4.維修部門維修完畢后，應(yīng)在物品檔案登記系統(tǒng)中記錄維修時間、維修費用、維修人員等信息。（五）變動環(huán)節(jié)1.物品發(fā)生轉(zhuǎn)移、報廢、折舊等變動時，相關(guān)部門應(yīng)填寫變動申請表，注明變動原因、變動內(nèi)容等。2.變動申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交物品管理部門。3.物品管理部門根據(jù)審批結(jié)果在物品檔案登記系統(tǒng)中進行相應(yīng)的變動記錄。五、物品檔案管理職責(zé)（一）物品管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物品檔案登記管理制度。2.組織實施物品檔案登記工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。3.定期對物品檔案進行整理、歸檔和保管。4.負(fù)責(zé)物品檔案信息的查詢、統(tǒng)計和分析工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門物品的日常管理和維護保養(yǎng)工作。2.配合物品管理部門做好物品檔案登記工作，及時提供相關(guān)信息。3.嚴(yán)格按照規(guī)定使用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物品采購費用的報銷。2.參與固定資產(chǎn)折舊的計算和管理。3.定期與物品管理部門核對賬目，確保賬物相符。（四）維修部門1.負(fù)責(zé)物品的維修工作，確保維修質(zhì)量。2.配合物品管理部門做好維修記錄的登記工作。六、物品檔案的保管與查閱（一）保管1.物品檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，建立專門的檔案柜，并做好標(biāo)識。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并做好數(shù)據(jù)安全防護措施。4.檔案保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般固定資產(chǎn)檔案保管期限為該資產(chǎn)使用壽命結(jié)束后5年，低值易耗品、辦公用品及其他物品檔案保管期限為3年。（二）查閱1.因工作需要查閱物品檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交物品管理部門。3.物品管理部門根據(jù)審批結(jié)果提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)物品管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。七、物品盤點（一）盤點周期1.固定資產(chǎn)每年至少進行一次全面盤點。2.低值易耗品、辦公用品及其他物品每季度進行一次盤點。（二）盤點組織1.物品管理部門負(fù)責(zé)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等。2.成立盤點小組，由物品管理部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成。（三）盤點方法1.實地盤點：對物品進行逐一清點，核實數(shù)量、規(guī)格型號等信息。2.賬實核對：將物品檔案登記系統(tǒng)中的賬目信息與實際盤點情況進行核對，查找差異原因。（四）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，盤點小組應(yīng)編制盤點報告，詳細(xì)記錄盤點情況、差異原因及處理建議。2.對于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)按照規(guī)定進行審批處理。屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)整賬目；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)盤點結(jié)果，及時更新物品檔案登記信息，確保賬物相符。八、物品報廢管理（一）報廢條件1.已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用的物品。2.因技術(shù)進步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰的物品。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成損壞且無法修復(fù)的物品。4.其他符合報廢條件的物品。（二）報廢申請1.使用部門或責(zé)任人填寫物品報廢申請表，注明報廢物品名稱、規(guī)格型號、購置日期、報廢原因等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交物品管理部門。（三）報廢鑒定1.物品管理部門收到報廢申請后，組織相關(guān)人員對報廢物品進行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)報廢條件，對報廢物品進行技術(shù)評估和經(jīng)濟分析，確定是否符合報廢標(biāo)準(zhǔn)。（四）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物品，報廢申請表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，物品管理部門負(fù)責(zé)辦理報廢手續(xù)。（五）報廢處理1.報廢物品由物品管理部門統(tǒng)一回收，集中處理。2.報廢物品的處理方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，應(yīng)根據(jù)物品的實際情況選擇合適的處理方式。3.報廢物品處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理收入等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對物品檔案登記管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物品檔案登記信息的準(zhǔn)確性、完整性，物品的采購、入庫、領(lǐng)用、維護