幼兒園檔案編制管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教學、科研及其他各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統一管理，各部門負責本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映幼兒園工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、幼兒園商業(yè)秘密及個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理幼兒園各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目、上架等工作。3.負責檔案的收集、接收、鑒定、保管、統計、利用等工作，確保檔案的安全與完整。4.定期對檔案進行清查盤點，對破損、褪色、變質的檔案及時進行修復和復制。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為幼兒園各項工作提供檔案資料服務。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體教職員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理員1.負責本部門文件材料的收集、整理、分類、裝訂等工作，并定期移交綜合檔案室。2.協助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作。3.對本部門形成的檔案進行初步鑒定，確保檔案的質量。4.配合綜合檔案室開展檔案清查盤點工作，及時反饋本部門檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、通報等。2.幼兒園制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.教學活動中形成的教案、教學計劃、教學總結、學生成績冊、試卷等。4.科研項目申報書、研究報告、成果鑒定材料等。5.師資隊伍建設方面的教師檔案、培訓記錄、考核材料等。6.招生、學籍管理方面的招生計劃、招生簡章、學生檔案等。7.財務工作中的會計憑證、賬簿、報表等。8.后勤管理方面的物資采購合同、設備維修記錄、房產檔案等。9.幼兒園組織的各類會議記錄、紀要、決議等。10.幼兒園開展的各類活動的方案、總結、照片、錄像等資料。11.教職工個人提交的各類申請、報告、獲獎證書等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、科研管理類、師資隊伍建設類、財務管理類、后勤管理類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.排列：按照分類編號順序對檔案進行排列，同一類檔案應按照時間順序或重要程度排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：本園制定的規(guī)章制度、重要工作計劃、總結、報告等。上級主管部門頒發(fā)的屬于本園主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件。幼兒園組織的重大活動的文件材料。幼兒園與其他單位簽訂的重要合同、協議等。教職工的重要人事檔案材料。幼兒園的歷史沿革、大事記等。2.定期保管30年的檔案：本園一般性工作計劃、總結、報告等。教學活動中形成的一般性教案、教學計劃等。師資隊伍建設方面的一般性培訓記錄、考核材料等。招生、學籍管理方面的一般性材料。財務工作中的一般性會計憑證、賬簿等。后勤管理方面的一般性物資采購合同、設備維修記錄等。3.定期保管10年的檔案：臨時性工作形成的文件材料。一般性會議記錄、紀要等。幼兒園開展的一般性活動的方案、總結等。（二）保管條件1.綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。3.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現問題及時處理。（三）檔案的存放1.按照檔案的分類編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，確保排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應分開存放，并有明顯標識。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。2.鑒定小組應根據檔案的內容、價值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀審批表》應經部門負責人、分管領導、園長審批簽字。2.經批準銷毀的檔案，應在《檔案銷毀清冊》上登記，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行。2.銷毀檔案時，應采用適當的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本園教職工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經園長批準后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。4.借閱結束后，借閱人員應按時歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應責任。七、檔案的統計與移交（一）統計1.綜合檔案室應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。2.統計數據應準確、及時、完整，統計報表應按時報送相關部門和領導。（二）移交1.各部門應在每年年底將本年度形成的檔案整理完畢，移交綜合檔案室。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.綜合檔案室應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的質量和數量。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應按照檔案管理要求進行收集，并及時移交綜合檔案室。2.收集的電子文件應確保其真實性、完整性、可讀性和可利用性，同時應收集相關的元數據信息。（二）電子檔案的整理1.電子檔案應按照檔案分類方案進行分類整理，建立電子檔案目錄數據庫。2.對電子檔案應進行格式轉換和存儲，確保其長期保存和利用。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并進行備份，備份介質應異地存放。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保其數據的安全性和完整性。（四）電子檔案的利用1.電子檔案的查閱和借閱應按照本制度的相關規(guī)定執(zhí)行，利用電子檔案時應遵守國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定。2.應建立電子檔案利用記錄，對利用情況進行統計和分析。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.幼兒園在各項活動中形成的照片、錄像、錄音等聲像材料，應及時收集整理。2.收集的聲像材料應主題明確、圖像清晰、聲音清楚，并注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（二）聲像檔案的整理1.聲像檔案應按照內容、時間等因素進行分類整理，建立聲像檔案目錄數據庫。2.對聲像材料應進行編號、編目，注明其題名、日期、拍攝者、保管期限等內容。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應存儲在專門的存儲設備上，并進行備份，備份介