公司印鑒證照管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司印鑒、證照的管理，規(guī)范印鑒、證照的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)。（三）定義1.公司印鑒：是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，對(duì)外使用的法定名稱(chēng)章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等具有法律效力的印章。2.公司證照：是指公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、許可證等各類(lèi)證件。二、印鑒管理（一）印鑒的種類(lèi)1.法定名稱(chēng)章：用于公司公文、函件、證明、介紹信等的蓋章。2.合同專(zhuān)用章：用于公司簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議等法律文件的蓋章。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、票據(jù)等的蓋章。4.發(fā)票專(zhuān)用章：用于公司開(kāi)具發(fā)票的蓋章。（二）印鑒的刻制1.需要刻制印鑒的部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印鑒名稱(chēng)、用途、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，由公司行政部統(tǒng)一辦理印鑒刻制手續(xù)。行政部應(yīng)選擇具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制，并留存刻章單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、刻章許可證復(fù)印件等相關(guān)資料。4.新刻制的印鑒應(yīng)在公司行政部登記備案，登記內(nèi)容包括印鑒名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期、保管人等信息。（三）印鑒的保管1.公司法定名稱(chēng)章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由公司行政部指定專(zhuān)人保管，發(fā)票專(zhuān)用章由公司財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人保管。2.印鑒保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印鑒管理制度，不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全。如發(fā)現(xiàn)印鑒丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向公司行政部報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.印鑒保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印鑒交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《印鑒交接登記表》上簽字確認(rèn)，行政部應(yīng)留存交接記錄。（四）印鑒的使用1.印鑒使用前，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用部門(mén)、使用日期、使用事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，印鑒保管人方可按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容使用印鑒。使用時(shí)，應(yīng)在《印鑒使用登記表》上登記印鑒使用情況，包括使用日期、使用事項(xiàng)、使用人等信息。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印鑒。如因工作需要必須事先加蓋印鑒的，應(yīng)在印鑒上注明“此件僅用于[具體用途]，有效期至[截止日期]”字樣，并嚴(yán)格控制使用范圍。5.因特殊情況無(wú)法事先填寫(xiě)申請(qǐng)表的，使用人應(yīng)在使用印鑒后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)，并說(shuō)明使用原因和緊急情況。（五）印鑒的停用1.因公司名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印鑒的，由公司行政部填寫(xiě)《印鑒停用申請(qǐng)表》，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過(guò)后，行政部應(yīng)及時(shí)通知印鑒保管人辦理印鑒停用手續(xù)。印鑒保管人應(yīng)將停用的印鑒交回行政部，并在《印鑒交接登記表》上簽字確認(rèn)。3.行政部應(yīng)對(duì)停用的印鑒進(jìn)行妥善保管，并按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或存檔。三、證照管理（一）證照的種類(lèi)1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照：是公司合法經(jīng)營(yíng)的憑證。2.組織機(jī)構(gòu)代碼證：是公司代碼標(biāo)識(shí)的憑證。3.稅務(wù)登記證：是公司納稅的憑證。4.法定代表人身份證明書(shū)：是證明公司法定代表人身份的文件。5.資質(zhì)證書(shū)：是公司具備從事特定業(yè)務(wù)資質(zhì)的證明文件。6.許可證：是公司從事特定行業(yè)或業(yè)務(wù)需要取得的許可文件。（二）證照的辦理1.需要辦理證照的部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫(xiě)《證照辦理申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明證照名稱(chēng)、辦理事項(xiàng)、申請(qǐng)理由等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，由公司行政部統(tǒng)一辦理證照申請(qǐng)手續(xù)。行政部應(yīng)按照相關(guān)部門(mén)的要求，準(zhǔn)備齊全申請(qǐng)材料，并及時(shí)提交申請(qǐng)。4.證照辦理過(guò)程中，行政部應(yīng)及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保證照按時(shí)、順利辦理。5.證照辦理完畢后，行政部應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取證照，并在公司行政部登記備案。登記內(nèi)容包括證照名稱(chēng)、編號(hào)、有效期、頒發(fā)部門(mén)等信息。（三）證照的保管1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等重要證照由公司行政部指定專(zhuān)人保管，資質(zhì)證書(shū)、許可證等其他證照由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.證照保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守證照管理制度，不得擅自將證照轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.證照保管人應(yīng)妥善保管證照，確保證照存放安全。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向公司行政部報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.證照保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理證照交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《證照交接登記表》上簽字確認(rèn)，行政部應(yīng)留存交接記錄。（四）證照的使用1.證照使用前，應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用部門(mén)、使用日期、使用事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，證照保管人方可按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容提供證照原件或復(fù)印件。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件與原件一致，僅供[具體用途]使用”字樣，并加蓋公司行政部公章。4.嚴(yán)禁擅自復(fù)印、外借公司證照。如因工作需要必須外借證照的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，外借人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（五）證照的年檢與換證1.公司行政部應(yīng)按照相關(guān)部門(mén)的要求，及時(shí)辦理證照的年檢與換證手續(xù)。辦理前，行政部應(yīng)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供所需材料，并對(duì)材料進(jìn)行審核。2.年檢與換證過(guò)程中，行政部應(yīng)及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保年檢與換證工作順利完成。3.年檢與換證手續(xù)辦理完畢后，行政部應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料存檔，并更新公司證照管理臺(tái)賬。四、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.公司行政部應(yīng)定期對(duì)印鑒、證照的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印鑒、證照的存放是否安全、使用是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.定期檢查一般每季度進(jìn)行一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司總經(jīng)理審閱。（二）不定期抽查1.公司總經(jīng)理或其他授權(quán)人員有權(quán)對(duì)印鑒、證照的保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。整改情況應(yīng)及時(shí)反饋給公司總經(jīng)理。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自刻制、保管、使用印鑒或證照的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。如給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印鑒、證照丟失、被盜或損壞的，保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。如給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。3.對(duì)于未經(jīng)公司批準(zhǔn)擅自轉(zhuǎn)借、外借印鑒、證照的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。如給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）法律責(zé)任1.對(duì)于違反法律法規(guī)規(guī)定，使用印鑒、證照從事違法犯罪活動(dòng)的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)于因印鑒、證照管理