物業(yè)收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則確保文件的收發(fā)、傳閱、處理等環(huán)節(jié)及時(shí)進(jìn)行，不積壓、不延誤，提高工作效率。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件的擬制、審核、簽發(fā)、登記、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理，確保文件在傳遞、使用、保管過程中的安全，防止文件丟失、泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負(fù)責(zé)接收上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門、合作單位等外部來文，以及公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目之間的發(fā)文。2.通過郵政快遞、電子郵件、專人送達(dá)等方式接收文件。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、日期、附件等。2.對(duì)于緊急文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注“急件”字樣，并立即進(jìn)行處理。（三）文件初審1.收文人員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。2.對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.收文人員按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給傳閱人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱時(shí)間、傳閱人員姓名、意見等。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署意見后返回收文人員。對(duì)于需要辦理的文件，傳閱人員應(yīng)及時(shí)提出辦理意見。（五）文件辦理1.對(duì)于需要辦理的文件，收文人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員辦理。2.承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件的辦理，并將辦理結(jié)果反饋給收文人員。辦理結(jié)果包括文件的執(zhí)行情況、處理意見、答復(fù)內(nèi)容等。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，收文人員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并明確主辦部門和協(xié)辦部門的職責(zé)。（六）文件催辦1.收文人員對(duì)承辦部門或人員的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時(shí)辦理完畢。2.對(duì)于超過規(guī)定辦理時(shí)間仍未辦理完畢的文件，收文人員應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，收文人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，并編制檔案目錄。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要擬寫文件初稿。擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，主題明確，內(nèi)容完整，表述準(zhǔn)確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.審核擬稿完成后，將文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，并簽署審核意見。3.會(huì)簽對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并簽署會(huì)簽意見。4.簽發(fā)經(jīng)審核、會(huì)簽后的文件，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況，簽署簽發(fā)意見。5.編號(hào)文件簽發(fā)后，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。6.打印根據(jù)文件簽發(fā)稿，進(jìn)行文件打印。打印文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，排版整齊。7.校對(duì)打印完成后，對(duì)文件進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件準(zhǔn)確無誤。8.蓋章校對(duì)無誤后，在文件上加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。9.分發(fā)文件蓋章后，按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)文件應(yīng)做好登記，記錄文件分發(fā)時(shí)間、部門、份數(shù)等。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的格式模板，包括文件頭、文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等。2.文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣。3.正文應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范。正文內(nèi)容較多時(shí)，可分章節(jié)進(jìn)行表述。4.附件應(yīng)與正文緊密相關(guān)，附件名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映附件內(nèi)容。附件應(yīng)隨正文一并印發(fā)，并在正文后注明附件序號(hào)和名稱。5.落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，并加蓋公章。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全。（三）發(fā)文審核要點(diǎn)1.合法性審核文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得違反法律法規(guī)和政策要求。2.必要性審核文件是否確有必要印發(fā)，是否能夠解決實(shí)際問題，是否符合公司的工作重點(diǎn)和發(fā)展戰(zhàn)略。3.準(zhǔn)確性審核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠，表述是否清晰明了。4.規(guī)范性審核文件格式是否規(guī)范統(tǒng)一，排版是否整齊美觀，語(yǔ)言是否規(guī)范得體。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件。2.公司內(nèi)部制定的具有保密性的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。3.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門要求保密的文件。（二）保密措施1.設(shè)立專門的文件保密室，配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、碎紙機(jī)等。2.對(duì)涉及保密的文件，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并按照密級(jí)進(jìn)行管理。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。3.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，對(duì)于涉及保密的文件，應(yīng)限定在特定人員范圍內(nèi)傳閱，并做好傳閱記錄。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播涉及保密的文件。如需復(fù)印、摘抄，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.對(duì)于不再使用或已過期的保密文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保文件信息無法恢復(fù)。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，自覺履行保密義務(wù)。2.對(duì)于違反文件保密制度，導(dǎo)致文件泄露的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、文件信息化管理（一）文件電子化1.逐步推行文件電子化管理，將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.建立公司文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的在線起草、審核、簽發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等功能。（二）電子文件管理1.電子文件應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。2.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保文件數(shù)據(jù)的安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件的訪問權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保文件信息的安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對(duì)各部門、各項(xiàng)目的文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入部門和個(gè)人