職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文收發(fā)與歸檔管理工作制度?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院公文收發(fā)與歸檔管理工作，確保公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。2.公文收發(fā)與歸檔管理工作應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、安全、保密的原則，做到流程清晰、責(zé)任明確、管理有序。二、公文收發(fā)管理（一）收文管理1.簽收-學(xué)院辦公室安排專人負(fù)責(zé)公文的簽收工作，每日定時到指定地點(diǎn)領(lǐng)取上級機(jī)關(guān)、平級單位及其他相關(guān)部門發(fā)來的公文。-簽收人員在收到公文時，要認(rèn)真核對公文的來文單位、文號、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后在送文登記簿上簽字，并注明簽收日期和時間。-對封裝破損、文件數(shù)量不符等異常情況，簽收人員應(yīng)及時與送文單位聯(lián)系核實(shí)，并做好記錄。2.登記-收文登記采用電子和紙質(zhì)兩種方式同步進(jìn)行。登記內(nèi)容包括來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期、緊急程度等。-電子登記使用專門的公文管理軟件，確保信息錄入準(zhǔn)確、完整。紙質(zhì)登記采用收文登記簿，登記后由登記人員簽字確認(rèn)。3.初審-登記后的公文由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容主要包括：公文是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否正確，內(nèi)容是否符合學(xué)院工作實(shí)際，是否需要辦理等。-對不符合要求的公文，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與來文單位溝通聯(lián)系，說明情況并要求其按規(guī)定重新報(bào)送。4.擬辦-初審合格的公文，由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)公文內(nèi)容和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)分工，提出擬辦意見。擬辦意見應(yīng)明確承辦部門、辦理要求和辦理時限等。-對涉及多個部門的公文，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)調(diào)確定主辦部門和協(xié)辦部門，并明確各部門職責(zé)。5.批辦-擬辦意見經(jīng)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人審核后，呈送學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，對公文辦理提出明確的批示意見。-批辦后的公文由學(xué)院辦公室及時轉(zhuǎn)承辦部門辦理。承辦部門應(yīng)在收到公文后進(jìn)行登記，并按照批辦意見認(rèn)真組織辦理。6.承辦-承辦部門收到公文后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理。辦理過程中，承辦人員要認(rèn)真領(lǐng)會公文精神，嚴(yán)格按照要求和規(guī)定時限完成辦理任務(wù)。-對需要多個部門協(xié)同辦理的公文，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門要積極配合，共同做好辦理工作。辦理結(jié)果應(yīng)及時反饋給學(xué)院辦公室。7.催辦-學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對公文辦理情況進(jìn)行催辦。對有明確辦理時限要求的公文，應(yīng)在臨近時限時及時提醒承辦部門；對無明確時限要求的公文，應(yīng)定期了解辦理進(jìn)度，督促承辦部門盡快辦理。-催辦可采用電話、短信、書面等方式進(jìn)行，催辦記錄應(yīng)妥善保存。8.答復(fù)-公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)根據(jù)來文單位要求和學(xué)院規(guī)定，及時向來文單位或相關(guān)人員作出答復(fù)。答復(fù)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、得體。-答復(fù)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇書面、電話、會議等形式，重要事項(xiàng)的答復(fù)應(yīng)采用書面形式，并報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）發(fā)文管理1.擬稿-學(xué)院各部門根據(jù)工作需要起草公文。擬稿人應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式和寫作要求進(jìn)行起草，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范。-擬稿時應(yīng)明確公文的發(fā)文范圍、密級、緊急程度等要素，并注明主送單位、抄送單位等信息。2.審核-公文初稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文的內(nèi)容、格式、政策依據(jù)、語言表達(dá)等方面。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，對不符合要求的公文提出修改意見，退回?cái)M稿人修改。-審核通過的公文，由部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)學(xué)院辦公室審核。學(xué)院辦公室對公文的文種使用、格式規(guī)范、行文關(guān)系等進(jìn)行審核，提出進(jìn)一步修改意見。3.會簽-涉及多個部門業(yè)務(wù)的公文，需經(jīng)相關(guān)部門會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真研究公文內(nèi)容，提出明確的會簽意見。如有不同意見，應(yīng)與主辦部門協(xié)商一致，如協(xié)商不成，由學(xué)院辦公室協(xié)調(diào)解決。-會簽完成后，各會簽部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在公文上簽字確認(rèn)。4.簽發(fā)-經(jīng)審核、會簽后的公文，由學(xué)院辦公室呈送學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對重要公文應(yīng)進(jìn)行集體研究討論后簽發(fā)。-以學(xué)院名義發(fā)布的公文，一般由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及某方面工作的公文，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)在公文上簽署意見、姓名和日期。5.編號-簽發(fā)后的公文由學(xué)院辦公室統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行，確保編號的唯一性和規(guī)范性。-編號完成后，學(xué)院辦公室在公文上加蓋學(xué)院公章或相關(guān)專用章。6.印發(fā)-加蓋印章后的公文由學(xué)院辦公室安排專人負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，并確保公文的印刷質(zhì)量。-印發(fā)后的公文應(yīng)及時分發(fā)給主送單位、抄送單位等相關(guān)部門和人員。同時，留存一定數(shù)量的公文作為存檔和備用。7.登記-發(fā)文登記同樣采用電子和紙質(zhì)兩種方式。登記內(nèi)容包括發(fā)文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期、主送單位、抄送單位等。-電子登記和紙質(zhì)登記應(yīng)與公文印發(fā)工作同步進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。三、公文歸檔管理1.歸檔范圍-凡是反映學(xué)院主要職能活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、電報(bào)、信函等均應(yīng)歸檔。-具體包括上級機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)、通知等；學(xué)院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；學(xué)院與外單位簽訂的合同、協(xié)議等；學(xué)院重要會議的文件、記錄等。2.歸檔要求-歸檔的公文應(yīng)齊全完整，格式規(guī)范，簽署完備。公文的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)等應(yīng)一并歸檔。-歸檔公文應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。-歸檔公文應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，清晰規(guī)范。3.歸檔時間-學(xué)院各部門應(yīng)在每年上半年將上一年度辦理完畢的公文整理歸檔，移交學(xué)院檔案室。-學(xué)院辦公室應(yīng)及時對各部門移交的公文進(jìn)行審核、整理，確保歸檔工作按時完成。4.保管與利用-學(xué)院檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，確保歸檔公文的安全存放。對歸檔公文應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱歸檔公文，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將公文帶出檔案室或進(jìn)行涂改、復(fù)制等操作。-外單位人員查閱學(xué)院歸檔公文，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱。5.鑒定與銷毀-學(xué)院檔案室應(yīng)定期對歸檔公文進(jìn)行鑒定，根據(jù)公文的保存價值和保管期限，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。-對需要銷毀的公文，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀工作的安全、徹底。四、保密管理1.公文收發(fā)與歸檔管理工作涉及國家秘密、學(xué)院商業(yè)秘密和工作秘密等信息，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度。2.對涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)在收文、發(fā)文、傳遞、保管、歸檔等各個環(huán)節(jié)采取相應(yīng)的保密措施，如標(biāo)明密級、限定知悉范圍、專人傳遞等。3.工作人員不得在非保密場所談?wù)摗鬟f保密公文內(nèi)容，不得擅自將保密公文復(fù)制、摘抄、外傳。如發(fā)現(xiàn)保密公文丟失、泄露等情況，應(yīng)立即報(bào)告學(xué)院辦公室和保密工作部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、監(jiān)督與考核1.學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對各部門公文收發(fā)與歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期或不定期對各部門的公文處理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.將公文收發(fā)與歸檔管理工作納入部門和個人的績效考核體系。對工作認(rèn)