職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館檔案管理工作實(shí)施細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院圖書(shū)館檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在圖書(shū)館各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)院檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合圖書(shū)館實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。2.圖書(shū)館檔案是指在圖書(shū)館的建設(shè)、管理、服務(wù)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.圖書(shū)館檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、確保安全、便于利用的原則。二、管理體制與職責(zé)1.圖書(shū)館檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組-成立以圖書(shū)館館長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副館長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的圖書(shū)館檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)圖書(shū)館檔案管理工作。-定期召開(kāi)會(huì)議，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.圖書(shū)館綜合辦公室-作為圖書(shū)館檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀圖書(shū)館的各類(lèi)檔案，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理工作。-負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。-負(fù)責(zé)檔案的提供利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為圖書(shū)館的教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。3.各部門(mén)-各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理、移交工作。-各部門(mén)指定一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，并定期向圖書(shū)館綜合辦公室移交檔案。-各部門(mén)應(yīng)積極配合圖書(shū)館綜合辦公室做好檔案管理工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-行政管理類(lèi)：包括圖書(shū)館的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。-業(yè)務(wù)工作類(lèi)：包括圖書(shū)館的館藏建設(shè)規(guī)劃、采購(gòu)計(jì)劃、圖書(shū)驗(yàn)收單、讀者服務(wù)記錄、參考咨詢(xún)案例、文獻(xiàn)檢索教學(xué)資料等。-科研項(xiàng)目類(lèi)：包括圖書(shū)館承擔(dān)的科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、科研成果鑒定材料、論文發(fā)表等相關(guān)資料。-設(shè)備資產(chǎn)類(lèi)：包括圖書(shū)館的設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄、固定資產(chǎn)登記等資料。-聲像資料類(lèi)：包括圖書(shū)館舉辦的重大活動(dòng)、會(huì)議、講座等的照片、錄像、錄音等資料。-其他具有保存價(jià)值的檔案資料。2.收集要求-各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。-檔案收集應(yīng)遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。-收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。-電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合檔案保管要求的介質(zhì)上，并確保其可讀性和完整性。3.整理方法-檔案整理應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般可分為年度-組織機(jī)構(gòu)-問(wèn)題、年度-問(wèn)題-保管期限等分類(lèi)方法。-對(duì)整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。-檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝盒，按照編號(hào)順序排列存放，并編制檔案存放索引。四、檔案的保管與保護(hù)1.保管條件-圖書(shū)館應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%。2.保管要求-檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。-對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。-電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地保存，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作-圖書(shū)館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定工作小組，由圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦公室人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。-鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合圖書(shū)館實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀。-對(duì)鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)學(xué)院檔案管理部門(mén)備案。2.銷(xiāo)毀工作-檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀的徹底性。-銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與服務(wù)1.利用制度-建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等。-檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全和機(jī)密。-圖書(shū)館內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合辦公室查閱。-校外人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)查閱，并填寫(xiě)檔案查閱登記表。2.服務(wù)方式-為讀者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯編等，為圖書(shū)館的發(fā)展和決策提供支持。-利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，開(kāi)展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，通過(guò)圖書(shū)館網(wǎng)站等平臺(tái)，提供檔案目錄查詢(xún)等服務(wù)，提高檔案利用效率。七、檔案信息化建設(shè)1.信息化規(guī)劃-制定圖書(shū)館檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。-加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，為檔案信息化建設(shè)提供保障。2.數(shù)字化加工-有計(jì)劃地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。-數(shù)字化加工應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.信息安全-加強(qiáng)檔案信息安全管理，建立信息安全制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。-定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，防止系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失。八、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)工作-圖書(shū)館應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。-培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)等方面，可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等多種形式。2.考核機(jī)制-建立檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。-考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的完成情況，以及檔案管理工作的規(guī)