研究生檔案鑒定銷毀細(xì)則?

研究生檔案鑒定銷毀細(xì)則一、總則1.目的：為規(guī)范研究生檔案的鑒定與銷毀工作，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和安全性，有效維護(hù)研究生檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校檔案管理規(guī)定，特制定本細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于我校所有研究生（包括全日制和非全日制研究生）檔案的鑒定與銷毀工作。3.基本原則：檔案鑒定銷毀工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、安全保密、審慎操作的原則，確保檔案處置合理、合規(guī)、合法。二、鑒定組織與職責(zé)1.鑒定工作小組：成立由研究生院主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各學(xué)院研究生工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)教師代表組成的研究生檔案鑒定工作小組。小組負(fù)責(zé)全面組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)檔案鑒定工作，確保鑒定工作的公正、客觀、準(zhǔn)確。2.職責(zé)分工-研究生院主管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃檔案鑒定銷毀工作，對重大問題進(jìn)行決策和指導(dǎo)。-檔案管理部門負(fù)責(zé)人：組織實(shí)施檔案鑒定工作的具體方案，對檔案鑒定過程進(jìn)行監(jiān)督管理，審核鑒定結(jié)果。-各學(xué)院研究生工作負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本學(xué)院研究生檔案的初步清查和整理，提供相關(guān)檔案信息和背景資料，協(xié)助鑒定工作小組開展鑒定工作。-專業(yè)教師代表：依據(jù)專業(yè)知識和培養(yǎng)要求，對涉及研究生學(xué)業(yè)、科研成果等方面的檔案內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)評估，為鑒定工作提供專業(yè)意見。三、鑒定標(biāo)準(zhǔn)與范圍1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)-保存期限：依據(jù)國家和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，明確不同類型研究生檔案的保存期限。對于超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，可納入鑒定銷毀范圍。-檔案內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性：檢查檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否存在重要信息缺失、錯誤或重復(fù)等情況。對于內(nèi)容不完整且無法補(bǔ)充、信息錯誤無法核實(shí)、重復(fù)且無保留必要的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)評估。-歷史價值與利用價值：評估檔案是否具有歷史研究價值或?qū)W(xué)校研究生教育管理工作具有參考利用價值。對于不具備上述價值的檔案，可考慮鑒定銷毀。2.鑒定范圍-學(xué)籍檔案：包括研究生入學(xué)登記表、成績單、學(xué)位申請材料、獎懲記錄等。-人事檔案：涉及研究生個人基本信息、政治面貌材料、社會關(guān)系材料等。-科研檔案：如科研項目申報書、研究成果報告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表記錄等。-其他相關(guān)檔案：包括研究生在校期間參加各類活動形成的檔案資料等。四、鑒定程序1.檔案清查：檔案管理部門定期對研究生檔案進(jìn)行全面清查，依據(jù)檔案編號、類別、年份等信息進(jìn)行梳理，建立檔案清查清單，記錄每份檔案的基本情況，包括檔案形成時間、保存位置、保管狀況等。2.初步篩選：各學(xué)院研究生工作負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案清查清單，對本學(xué)院研究生檔案進(jìn)行初步篩選。按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出初步鑒定意見，將認(rèn)為可能需要銷毀的檔案信息單獨(dú)列出，形成初步篩選清單提交給鑒定工作小組。3.專業(yè)評估：鑒定工作小組組織專業(yè)教師代表，對初步篩選清單中的檔案進(jìn)行專業(yè)評估。專業(yè)教師代表根據(jù)檔案內(nèi)容和專業(yè)要求，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的價值，提出專業(yè)評估意見。4.綜合審議：鑒定工作小組召開專門會議，綜合各方面意見，對經(jīng)過專業(yè)評估的檔案進(jìn)行全面審議。審議過程中，充分考慮檔案的保存期限、內(nèi)容完整性、歷史價值和利用價值等因素，形成最終鑒定結(jié)果。5.結(jié)果公示：將最終鑒定結(jié)果在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，接受全校師生的監(jiān)督和反饋。如有異議，相關(guān)人員可向鑒定工作小組提出申訴，鑒定工作小組應(yīng)及時進(jìn)行復(fù)查和處理。五、銷毀程序1.銷毀申請：經(jīng)公示無異議后，檔案管理部門根據(jù)最終鑒定結(jié)果，填寫《研究生檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、形成時間、鑒定依據(jù)等信息，報研究生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程：《研究生檔案銷毀申請表》依次經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、研究生院主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交學(xué)校主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施-制定銷毀計劃：檔案管理部門根據(jù)審批通過的《研究生檔案銷毀申請表》，制定詳細(xì)的檔案銷毀計劃，明確銷毀方式、時間、地點(diǎn)、參與人員等。-選擇銷毀方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。對于涉及國家機(jī)密或個人隱私的檔案，應(yīng)采用安全保密的銷毀方式，確保信息不泄露。-現(xiàn)場監(jiān)督：銷毀過程應(yīng)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作嚴(yán)格按照計劃執(zhí)行。監(jiān)督人員應(yīng)記錄銷毀過程，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，形成《研究生檔案銷毀記錄》。-銷毀證明：銷毀工作完成后，負(fù)責(zé)銷毀的單位或人員應(yīng)出具銷毀證明，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，并加蓋公章或簽字確認(rèn)。銷毀證明由檔案管理部門留存歸檔。六、檔案處置記錄與存檔1.記錄要求：在檔案鑒定銷毀工作過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄每一個環(huán)節(jié)的工作情況，包括檔案清查清單、初步篩選清單、專業(yè)評估意見、綜合審議記錄、公示情況、銷毀申請、審批文件、銷毀計劃、銷毀記錄、銷毀證明等。所有記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保檔案處置過程可追溯。2.存檔管理：將檔案鑒定銷毀工作形成的各類記錄材料進(jìn)行整理歸檔，建立專門的檔案鑒定銷毀卷宗，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。保存期限應(yīng)符合國家和學(xué)校相關(guān)要求，以便日后查閱和審計。七、監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督機(jī)制：學(xué)校檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門對研究生檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保工作嚴(yán)格按照本細(xì)則規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.責(zé)任追究：對于在檔案鑒定銷毀工作中違反規(guī)定、弄虛作假、玩忽職守等行為