企業(yè)影像資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司影像資料的管理，規(guī)范影像資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保影像資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮影像資料在公司運營、管理、文化建設等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司，涵蓋公司各類活動、業(yè)務流程、工作場景、員工風貌等產生的照片、視頻等影像資料。（三）管理原則1.集中管理原則：公司設立專門的影像資料管理部門或崗位，對全公司的影像資料進行集中統(tǒng)一管理。2.分類規(guī)范原則：按照影像資料的主題、類型、時間等進行分類，建立規(guī)范的檔案體系，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保影像資料的安全存儲，防止資料丟失、損壞、泄露，對涉及公司機密、商業(yè)秘密的影像資料嚴格保密。4.有效利用原則：充分挖掘影像資料的價值，為公司的決策、宣傳、培訓、文化傳承等提供有力支持。二、影像資料的分類與歸檔（一）分類標準1.按主題分類公司活動類：包括公司年會、慶典、團建、培訓、會議等活動的影像資料。業(yè)務流程類：如項目實施過程、生產作業(yè)流程、銷售洽談場景等影像記錄。員工風采類：員工工作瞬間、獲獎表彰、團隊合影等。公司環(huán)境類：公司辦公場所、生產基地、園區(qū)景觀等照片和視頻。企業(yè)文化類：體現公司價值觀、文化理念的影像資料，如公益活動、文化宣傳等。對外合作類：與合作伙伴交流、合作項目啟動等影像記錄。2.按形式分類照片：分為數碼照片和紙質照片掃描件。視頻：包括不同格式的動態(tài)視頻文件。（二）歸檔要求1.及時收集：各部門在影像資料產生后，應及時將資料收集整理，并移交至影像資料管理部門。對于重要活動或緊急業(yè)務場景的影像資料，應在活動結束或業(yè)務完成后的[X]個工作日內完成收集。2.詳細標注：影像資料應附帶詳細的文字說明，包括拍攝時間、地點、人物、事件等關鍵信息。對于視頻資料，還應注明時長、拍攝設備等。3.分類整理：影像資料管理部門按照分類標準對收集到的資料進行整理，同一主題或形式的資料集中存放，并建立相應的索引目錄。4.定期歸檔：每月末對當月收集的影像資料進行歸檔，形成規(guī)范的檔案卷宗。檔案卷宗應包含封面、目錄、影像資料及相關說明文件。三、影像資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的影像資料服務器或存儲設備，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，對影像資料進行數字化存儲。存儲設備應具備冗余備份功能，確保數據安全。2.異地備份：定期將影像資料備份至異地存儲介質，如磁帶、光盤等，并安排專人保管。異地備份的周期為[X]個月。（二）存儲環(huán)境1.溫度與濕度：存儲場所應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.防火與防盜：存儲場所應配備防火、防盜設施，如滅火器、監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。定期對存儲設備和場所進行安全檢查，確保無安全隱患。（三）保管期限1.長期保存類：涉及公司核心業(yè)務、重要歷史事件、知識產權等影像資料，保管期限為[X]年。2.中期保存類：一般性的業(yè)務活動、員工工作記錄等影像資料，保管期限為[X]年。3.短期保存類：臨時性的活動影像資料、時效性較強的信息記錄等，保管期限為[X]年。（四）定期檢查1.日常巡檢：影像資料管理部門安排專人每日對存儲設備進行巡檢，檢查設備運行狀態(tài)、存儲空間使用情況等，確保存儲設備正常運行。2.月度抽檢：每月對部分影像資料進行抽檢，檢查資料的完整性、準確性和可讀性，發(fā)現問題及時處理。3.年度清查：每年年底對所有影像資料進行全面清查，核對檔案卷宗與電子存儲資料是否一致，對超過保管期限或已損壞的資料進行清理。四、影像資料的使用與審批（一）使用范圍1.公司內部使用行政管理：為公司決策提供參考，用于內部會議、報告、培訓等。企業(yè)文化建設：制作公司宣傳冊、海報、視頻等文化宣傳資料。員工培訓：作為培訓教材，幫助員工了解公司業(yè)務流程、文化理念等。人事管理：用于員工績效考核、晉升評審、表彰獎勵等。2.公司外部使用合作伙伴交流：與合作伙伴分享公司活動、業(yè)務成果等影像資料，促進合作關系。市場宣傳推廣：在公司官網、社交媒體平臺、展會等渠道展示公司形象和產品服務。（二）使用申請1.內部使用申請：公司各部門因工作需要使用影像資料，應填寫《影像資料使用申請表》，注明使用目的、資料名稱、使用期限等信息，經部門負責人簽字審批后提交至影像資料管理部門。2.外部使用申請：涉及公司外部使用影像資料的，除填寫《影像資料使用申請表》外，還需提交使用方案，說明使用范圍、傳播渠道、可能產生的影響等，經公司分管領導審批后，方可提交影像資料管理部門。（三）審批流程1.內部使用審批部門負責人審批：對本部門申請使用影像資料的目的、必要性進行審核，確保符合工作需要。影像資料管理部門審核：核對申請資料的完整性、合規(guī)性，檢查是否涉及保密信息等。分管領導審批（如有需要）：對于重要或涉及面廣的影像資料使用申請，需經分管領導審批。2.外部使用審批部門負責人初審：對外部使用申請的合理性、風險進行初步評估。影像資料管理部門審核：重點審核使用方案中的保密措施、知識產權保護等內容。法務部門審核（如有需要）：涉及法律風險的外部使用申請，需經法務部門審核。公司分管領導審批：最終由公司分管領導決定是否批準外部使用申請。（四）使用規(guī)范1.遵循審批意見：使用部門必須嚴格按照審批通過的內容和范圍使用影像資料，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.保護知識產權：在使用影像資料時，應尊重他人的知識產權，不得對資料進行惡意篡改、傳播或用于商業(yè)盈利目的。如需對影像資料進行編輯、修改，應提前征得影像資料管理部門和原作者的同意。3.歸還與銷毀：使用完畢后，使用部門應及時將影像資料歸還至影像資料管理部門。對于不再使用或已過保管期限的影像資料，按照本制度規(guī)定進行銷毀處理。五、影像資料的安全與保密（一）安全措施1.訪問控制：對影像資料存儲設備設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。采用用戶名和密碼認證、身份識別卡等方式進行身份驗證。2.數據加密：對存儲的影像資料進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應符合國家相關標準和公司安全要求。3.防病毒與惡意軟件防護：安裝先進的防病毒軟件和惡意軟件防護系統(tǒng)，定期更新病毒庫和軟件版本，防止病毒和惡意軟件入侵存儲設備。（二）保密規(guī)定1.保密責任：所有接觸影像資料的人員均有保密義務，不得向任何無關人員泄露影像資料的內容。影像資料管理部門應與接觸人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和違約責任。2.保密范圍界定：明確界定涉及公司機密、商業(yè)秘密的影像資料范圍，如公司未公開的業(yè)務數據、技術資料、客戶信息等相關影像記錄。對保密范圍內的影像資料，應采取更嚴格的保密措施。3.保密監(jiān)督與檢查：定期對影像資料的保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時整改。對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。六、影像資料的銷毀（一）銷毀條件1.影像資料已超過保管期限。2.影像資料已不再具有使用價值，且無留存必要。3.影像資料涉及保密信息，因工作需要必須銷毀的。（二）銷毀流程1.提出申請：影像資料管理部門根據保管期限和實際使用情況，定期提出影像資料銷毀申請，填寫《影像資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數量、保管期限等信息。2.審批部門負責人審核：對銷毀申請的必要性、合規(guī)性進行審核。分管領導審批：重要影像資料的銷毀申請需經分管領導審批。3.銷毀實施：經審批同意后，由影像資料管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎紙質資料、格式化存儲設備等）或數據擦除等技術手段，確保影像資料無法恢復。4.記