大潤發(fā)存貨入庫管理制度一、總則1.目的為了加強大潤發(fā)存貨入庫管理，確保存貨入庫的準確性、及時性和安全性，提高庫存管理效率，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于大潤發(fā)所有存貨的入庫管理，包括但不限于商品、原材料、包裝材料、低值易耗品等。3.基本原則準確性原則：確保入庫存貨的數(shù)量、質量、規(guī)格等信息準確無誤。及時性原則：及時辦理存貨入庫手續(xù)，避免積壓和延誤。安全性原則：保證存貨在入庫過程中的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。責任明確原則：明確各部門和人員在存貨入庫管理中的職責，做到責任到人。二、入庫流程1.采購到貨通知采購部門在采購合同簽訂后，應及時將預計到貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息通知倉庫管理部門。倉庫管理部門根據采購到貨通知，提前做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨工具等。2.貨物驗收貨物到貨后，收貨人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。對貨物的外觀、包裝進行檢查，如有破損、變形、受潮等情況，應及時記錄并拍照留存。按照相關質量標準對貨物進行抽檢或全檢，確保貨物質量符合要求。對于需要檢驗報告的貨物，應要求供應商提供相應的檢驗報告。驗收合格的貨物，收貨人員在送貨單上簽字確認，并注明驗收情況；驗收不合格的貨物，應及時與采購部門溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨等。3.入庫單填寫收貨人員根據驗收結果，填寫入庫單。入庫單應包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、入庫日期、倉庫名稱、貨位號等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別送交采購部門、財務部門、倉庫管理部門等相關部門。4.貨物入庫倉庫管理人員根據入庫單，安排貨物入庫。貨物應按照規(guī)定的貨位存放，做到分類存放、整齊有序。在貨物入庫過程中，應注意輕拿輕放，避免貨物損壞。對于易碎、易損貨物，應采取相應的防護措施。貨物入庫后，倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。5.入庫異常處理在入庫過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺、質量問題、送貨單與采購訂單不符等異常情況，收貨人員應立即停止入庫操作，并及時報告?zhèn)}庫主管和采購部門。倉庫主管和采購部門應共同對異常情況進行調查和處理，分析原因，明確責任，并采取相應的措施進行解決。如涉及供應商責任，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔相應的責任。三、入庫職責分工1.采購部門負責與供應商簽訂采購合同，明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。在采購合同簽訂后，及時將預計到貨日期、貨物信息等通知倉庫管理部門。負責協(xié)調處理入庫過程中與供應商的溝通事宜，如貨物質量問題、交貨延遲等。2.倉庫管理部門負責制定存貨入庫管理制度和操作流程，并組織實施。安排收貨人員，做好收貨準備工作，包括清理收貨場地、準備收貨工具等。對入庫貨物進行驗收，確保貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格等符合要求。負責填寫入庫單，辦理貨物入庫手續(xù)，并及時更新庫存臺賬。負責貨物的存放管理，確保貨物安全、有序存放。3.質量檢驗部門負責制定貨物質量檢驗標準和檢驗流程，并組織實施。對入庫貨物進行質量檢驗，確保貨物質量符合要求。對于需要檢驗報告的貨物，應要求供應商提供相應的檢驗報告。對檢驗不合格的貨物，出具檢驗報告，并及時通知采購部門和倉庫管理部門。4.財務部門負責審核入庫單的準確性和合法性，確保入庫貨物的成本核算準確無誤。根據入庫單和采購發(fā)票，進行賬務處理，記錄存貨的增加和應付賬款的增加。定期與倉庫管理部門核對庫存賬目，確保賬賬相符、賬實相符。四、入庫驗收標準1.數(shù)量驗收以送貨單和采購訂單為依據，對入庫貨物的數(shù)量進行核對。采用計數(shù)、稱重、丈量等方法進行數(shù)量驗收，確保數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，應及時與供應商溝通，要求其補足短缺數(shù)量。2.質量驗收按照相關質量標準對入庫貨物進行驗收，包括外觀、性能、規(guī)格、型號等方面。對于需要檢驗報告的貨物，應要求供應商提供相應的檢驗報告，并對檢驗報告進行審核。對驗收不合格的貨物，應及時與采購部門溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨等。3.規(guī)格型號驗收核對入庫貨物的規(guī)格型號是否與采購訂單一致。檢查貨物的標識、銘牌等是否清晰、準確，標明的規(guī)格型號是否與實際貨物相符。對于規(guī)格型號不符的貨物，應及時與采購部門溝通，協(xié)商處理方式。五、入庫單據管理1.入庫單的填寫要求入庫單應使用碳素筆或鋼筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。入庫單上的各項信息應填寫完整、準確，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、入庫日期、倉庫名稱、貨位號等。入庫單應一式多聯(lián)，分別送交采購部門、財務部門、倉庫管理部門等相關部門，各聯(lián)次應加蓋相應的印章。2.入庫單的傳遞流程收貨人員填寫入庫單后，應將入庫單的第一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門，作為貨物入庫的憑證。將入庫單的第二聯(lián)送交采購部門，采購部門核對入庫信息后，留存作為采購業(yè)務處理的依據。將入庫單的第三聯(lián)送交財務部門，財務部門根據入庫單和采購發(fā)票進行賬務處理。3.入庫單的保管期限入庫單作為公司重要的財務憑證和業(yè)務記錄，應妥善保管。入庫單的保管期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理制度進行銷毀。六、庫存盤點與對賬1.庫存盤點倉庫管理部門應定期組織庫存盤點，確保庫存數(shù)量的準確性。庫存盤點分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點應每月或每季度進行一次；不定期盤點根據實際情況進行，如發(fā)生重大業(yè)務變動、貨物損失等情況。在庫存盤點前，倉庫管理部門應制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點人員應認真核對庫存貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格等信息，如實記錄盤點結果。對盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，編制盤點報告，并按照相關規(guī)定進行處理。2.庫存對賬倉庫管理部門應定期與財務部門進行庫存對賬，確保賬賬相符、賬實相符。庫存對賬應每月進行一次，核對內容包括庫存臺賬與財務明細賬的余額、出入庫記錄等。如發(fā)現(xiàn)賬賬不符或賬實不符的情況，應及時查明原因，編制對賬報告，并采取相應的措施進行調整。七、培訓與監(jiān)督1.培訓倉庫管理部門應定期組織收貨人員和倉庫管理人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和操作技能。培訓內容包括存貨入庫管理制度、操作流程、驗收標準、單據填寫等方面。通過培訓，使相關人員熟悉入庫管理的各項要求，掌握正確的操作方法，確保入庫管理工作的順利進行。2.監(jiān)督公司應建立健全存貨入庫管理監(jiān)督機制，加強對入庫管理工作的監(jiān)督檢查。內部審計部門應定期對存貨入