桶裝水發(fā)放管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司桶裝水的發(fā)放管理，確保員工能及時(shí)、便捷地獲取安全衛(wèi)生的飲用水，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體在職員工。3.基本原則以保障員工正常飲用水需求為出發(fā)點(diǎn)，公平、公正、公開地進(jìn)行桶裝水發(fā)放。嚴(yán)格把控桶裝水質(zhì)量，確保水源安全衛(wèi)生，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。提高工作效率，簡化發(fā)放流程，降低管理成本。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)桶裝水供應(yīng)商的篩選、合同簽訂及日常溝通協(xié)調(diào)工作。根據(jù)員工需求統(tǒng)計(jì)，制定桶裝水采購計(jì)劃，并組織實(shí)施采購工作。安排專人負(fù)責(zé)桶裝水的接收、驗(yàn)收及儲(chǔ)存管理，確保桶裝水質(zhì)量合格且數(shù)量準(zhǔn)確。定期對(duì)公司內(nèi)桶裝水的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，根據(jù)實(shí)際需求及時(shí)調(diào)整采購量。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工桶裝水需求的統(tǒng)計(jì)和反饋工作，確保信息準(zhǔn)確無誤。監(jiān)督本部門員工合理使用桶裝水，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核桶裝水采購費(fèi)用及相關(guān)報(bào)銷憑證，確保資金支付的合理性和合規(guī)性。根據(jù)合同約定及時(shí)支付桶裝水供應(yīng)商款項(xiàng)。三、桶裝水采購管理1.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)通過市場調(diào)研、資質(zhì)審查、實(shí)地考察等方式，選擇具備良好信譽(yù)、生產(chǎn)資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的桶裝水供應(yīng)商。優(yōu)先考慮具有品牌優(yōu)勢、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購計(jì)劃制定行政部門每月末收集各部門負(fù)責(zé)人提交的下月度員工桶裝水需求統(tǒng)計(jì)報(bào)表，結(jié)合公司實(shí)際情況及歷史使用數(shù)據(jù)，綜合考慮新入職員工、離職員工等因素，制定桶裝水采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確桶裝水的規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，行政部門及時(shí)與選定的供應(yīng)商聯(lián)系，下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。在采購過程中，如因特殊原因需要變更采購計(jì)劃，應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.驗(yàn)收管理桶裝水到貨后，行政部門應(yīng)組織專人進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括桶裝水的外觀、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、數(shù)量等，確保與采購訂單一致，且質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)桶裝水存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期解決或補(bǔ)貨。對(duì)不符合要求的桶裝水，應(yīng)予以拒收，并做好記錄。四、桶裝水發(fā)放管理1.需求統(tǒng)計(jì)每月末，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門下月員工桶裝水需求數(shù)量，并填寫《桶裝水需求統(tǒng)計(jì)表》，報(bào)送至行政部門。員工因崗位調(diào)動(dòng)、離職等原因?qū)е滦枨笞兓瘯r(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行調(diào)整。2.發(fā)放流程行政部門根據(jù)各部門需求統(tǒng)計(jì)表，匯總生成公司月度桶裝水發(fā)放清單，并安排專人負(fù)責(zé)發(fā)放工作。發(fā)放人員按照發(fā)放清單，將桶裝水搬運(yùn)至各部門指定地點(diǎn)，并與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)核對(duì)桶裝水?dāng)?shù)量、規(guī)格等信息，確保準(zhǔn)確無誤，并在《桶裝水發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于樓層較高或搬運(yùn)不便的部門，可根據(jù)實(shí)際情況安排定期集中發(fā)放，具體時(shí)間由行政部門與相關(guān)部門協(xié)商確定。3.特殊情況處理如遇員工臨時(shí)需要增加桶裝水，所在部門應(yīng)填寫《桶裝水臨時(shí)需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)送至行政部門。行政部門核實(shí)情況后，如庫存允許，應(yīng)及時(shí)安排發(fā)放。因特殊原因?qū)е峦把b水無法及時(shí)供應(yīng)時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)向員工說明情況，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商盡快補(bǔ)貨，確保員工正常飲用水需求。五、桶裝水使用管理1.員工使用規(guī)范員工應(yīng)愛護(hù)桶裝水及飲水機(jī)設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞飲水機(jī)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。員工應(yīng)在公司規(guī)定的工作時(shí)間內(nèi)使用桶裝水，不得將桶裝水用于個(gè)人生活或帶出公司。提倡節(jié)約用水，員工應(yīng)合理使用桶裝水，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)現(xiàn)象，行政部門有權(quán)進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。2.部門監(jiān)督責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工桶裝水使用情況的監(jiān)督，教育員工養(yǎng)成良好的用水習(xí)慣，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。如因部門管理不善導(dǎo)致桶裝水浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，公司將對(duì)該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)。六、庫存管理1.儲(chǔ)存要求行政部門應(yīng)設(shè)立專門的桶裝水儲(chǔ)存區(qū)域，確保儲(chǔ)存環(huán)境干燥、通風(fēng)、陰涼，避免陽光直射和溫度過高。桶裝水應(yīng)分類存放，按照生產(chǎn)日期、批次等進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，便于先進(jìn)先出。2.庫存盤點(diǎn)行政部門每月定期對(duì)桶裝水庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫存數(shù)量與賬目記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。同時(shí)，應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。3.庫存預(yù)警根據(jù)公司桶裝水使用情況及庫存盤點(diǎn)結(jié)果，行政部門應(yīng)設(shè)定合理的庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量接近預(yù)警線時(shí)，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并啟動(dòng)采購計(jì)劃，確保桶裝水供應(yīng)不斷檔。七、費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)桶裝水采購費(fèi)用進(jìn)行核算，按照實(shí)際采購數(shù)量和合同約定價(jià)格，準(zhǔn)確記錄每筆費(fèi)用支出。桶裝水費(fèi)用納入公司辦公費(fèi)用核算范圍，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。2.報(bào)銷流程行政部門在完成桶裝水采購后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、采購訂單、驗(yàn)收單等報(bào)銷憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定填寫報(bào)銷申請(qǐng)單。報(bào)銷申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后予以報(bào)銷付款。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門及員工代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)桶裝水發(fā)放管理工作進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組定期對(duì)桶裝水采購、發(fā)放、使用、庫存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.檢查內(nèi)容桶裝水質(zhì)量是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)，有無假冒偽劣產(chǎn)品。采購計(jì)劃執(zhí)行情況是否良好，是否按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。發(fā)放流程是否規(guī)范，發(fā)放記錄是否準(zhǔn)確完整。員工使用情況是否合理，有無浪費(fèi)現(xiàn)象。庫存管理是否規(guī)范，庫存數(shù)量是否賬實(shí)相符，庫存環(huán)境是否符合要求。費(fèi)用核算及報(bào)銷是否準(zhǔn)確合規(guī)。3.違規(guī)處理對(duì)于在桶裝水發(fā)放管理過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如供應(yīng)商提供劣質(zhì)產(chǎn)品、員工浪費(fèi)嚴(yán)重、部門管理不善等，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)違規(guī)供應(yīng)商，公司有權(quán)終止合作，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任；對(duì)違規(guī)員工，公司將給予批評(píng)教育、警告、罰款