樣機與發(fā)貨管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司樣機與發(fā)貨流程，確保樣機的妥善管理、發(fā)貨的準(zhǔn)確及時，提升客戶滿意度，維護公司良好形象，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣機管理與發(fā)貨操作的部門及人員。3.職責(zé)分工市場部門負(fù)責(zé)收集客戶對樣機的需求信息，及時傳遞給相關(guān)部門；協(xié)助客戶進行樣機申請流程。銷售部門根據(jù)市場反饋和銷售策略，確定樣機的配置和數(shù)量；跟進樣機的申請、使用及回收情況。技術(shù)部門負(fù)責(zé)樣機的技術(shù)支持和性能測試，確保樣機處于良好運行狀態(tài)；提供樣機的技術(shù)參數(shù)和使用說明。物流部門根據(jù)發(fā)貨指令，負(fù)責(zé)樣機的包裝、運輸安排，確保安全、準(zhǔn)時送達(dá)客戶；跟蹤物流信息并及時反饋。財務(wù)部門負(fù)責(zé)樣機成本核算、費用結(jié)算以及相關(guān)財務(wù)手續(xù)的辦理。倉庫管理部門負(fù)責(zé)樣機的出入庫管理，確保樣機數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好；做好樣機的存儲和保管工作。樣機管理1.樣機申請客戶如需申請樣機，應(yīng)通過公司指定渠道提交申請表格。申請表格應(yīng)詳細(xì)填寫客戶信息、所需樣機型號、配置、申請用途、預(yù)計使用時長等內(nèi)容。市場部門收到申請后，進行初步審核，確認(rèn)信息完整且符合公司樣機申請政策后，將申請流轉(zhuǎn)至銷售部門。銷售部門根據(jù)市場需求和銷售策略，對申請進行評估。對于符合條件的申請，確定樣機配置和數(shù)量，并提交給技術(shù)部門審核技術(shù)可行性。技術(shù)部門審核通過后，反饋至銷售部門，銷售部門通知客戶繳納相應(yīng)的樣機押金（如有要求）?？蛻衾U納押金后，銷售部門將申請?zhí)峤恢羵}庫管理部門準(zhǔn)備發(fā)貨。2.樣機配置根據(jù)客戶需求和產(chǎn)品特點，技術(shù)部門確定樣機的具體配置。配置應(yīng)滿足客戶的使用場景和測試要求，同時保證樣機的性能具有代表性。樣機配置確定后，技術(shù)部門提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)和使用說明，隨樣機一同交付客戶。在樣機配置過程中，如需使用特殊部件或進行定制化設(shè)置，技術(shù)部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保資源充足和工作順利進行。3.樣機入庫倉庫管理部門在接收新樣機時，應(yīng)仔細(xì)核對樣機的型號、配置、數(shù)量等信息，與送貨清單進行逐一比對。對樣機進行外觀檢查，確保無損壞、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與送貨人員溝通并記錄，同時反饋至相關(guān)部門進行處理。驗收合格的樣機辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲區(qū)域進行存放，并建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄樣機的入庫時間、型號、配置、存放位置等信息。4.樣機保管倉庫管理部門應(yīng)保持樣機存儲區(qū)域的環(huán)境適宜，溫度、濕度等條件符合產(chǎn)品要求，避免樣機因環(huán)境因素受損。定期對樣機進行盤點和檢查，確保樣機數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。如發(fā)現(xiàn)樣機有損壞或丟失情況，及時查明原因并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。對庫存樣機進行分類標(biāo)識，便于查找和管理。對于長期閑置的樣機，應(yīng)定期進行通電測試，確保其性能正常。5.樣機使用銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤樣機的使用情況，定期與客戶溝通，了解樣機的使用效果和反饋意見。使用部門應(yīng)按照技術(shù)部門提供的使用說明正確操作樣機，不得擅自更改配置或進行違規(guī)操作。如因使用不當(dāng)導(dǎo)致樣機損壞，使用部門需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。在樣機使用過程中，如遇到技術(shù)問題，使用部門應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)部門尋求支持。技術(shù)部門應(yīng)提供及時有效的技術(shù)服務(wù)，確?？蛻裟軌蛘Ｊ褂脴訖C。6.樣機回收當(dāng)樣機使用完畢或銷售合同達(dá)成后，銷售部門應(yīng)及時通知客戶回收樣機。客戶在收到回收通知后，應(yīng)按照公司要求將樣機包裝完好，寄回公司指定地址。倉庫管理部門在收到回收樣機后，進行再次驗收。如發(fā)現(xiàn)樣機有損壞或缺失部件，按照合同約定或公司規(guī)定向客戶收取相應(yīng)費用。驗收合格的回收樣機，辦理入庫手續(xù)，可根據(jù)實際情況進行翻新、維修后重新投入使用或進行報廢處理。發(fā)貨管理1.訂單確認(rèn)銷售部門在與客戶簽訂銷售合同后，將訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)。訂單信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品型號、數(shù)量、交貨地點、交貨時間等詳細(xì)內(nèi)容。對訂單信息進行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與客戶溝通并進行修正。審核通過后的訂單生成發(fā)貨指令。2.庫存核對發(fā)貨指令下達(dá)后，物流部門與倉庫管理部門核對庫存情況。確認(rèn)所發(fā)貨物的型號、配置、數(shù)量與訂單一致，且有足夠的庫存。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或其他問題，物流部門及時反饋給銷售部門，銷售部門與客戶協(xié)商解決方案，如調(diào)整發(fā)貨時間、部分發(fā)貨等。3.包裝準(zhǔn)備根據(jù)產(chǎn)品特點和運輸要求，倉庫管理部門負(fù)責(zé)對貨物進行包裝。包裝應(yīng)確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞，同時便于搬運和識別。在包裝上張貼產(chǎn)品標(biāo)識、警示標(biāo)志等，注明產(chǎn)品型號、數(shù)量、收貨地址等信息。對易碎品、精密儀器等特殊產(chǎn)品，采取相應(yīng)的防護措施，如添加減震材料、進行專門的包裝設(shè)計等。4.運輸安排物流部門根據(jù)訂單的交貨地點和客戶要求，選擇合適的運輸方式（如快遞、物流專線等）。與運輸服務(wù)商簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運輸時間、運輸費用、貨物安全保障等條款。安排貨物裝車發(fā)運，在裝車過程中注意貨物的擺放和固定，避免運輸途中發(fā)生碰撞和損壞。將運輸單號和預(yù)計到達(dá)時間告知銷售部門，銷售部門及時與客戶溝通物流信息，做好客戶服務(wù)工作。5.發(fā)貨跟蹤物流部門通過物流信息系統(tǒng)實時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時掌握貨物的位置和預(yù)計到達(dá)時間。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況（如延誤、破損等），立即與運輸服務(wù)商聯(lián)系，查明原因并協(xié)調(diào)解決。將運輸狀態(tài)的變化及時反饋給銷售部門，銷售部門根據(jù)情況與客戶進行溝通解釋，確?？蛻袅私庳浳镞\輸進展。6.貨物簽收貨物到達(dá)客戶指定地點后，運輸服務(wù)商通知客戶提貨或送貨上門（如合同約定）?？蛻粼诤炇肇浳飼r，應(yīng)仔細(xì)檢查貨物的外觀、數(shù)量、型號等是否與發(fā)貨清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，當(dāng)場向運輸服務(wù)商提出異議，并在簽收單上注明。運輸服務(wù)商將客戶簽收的貨物簽收單及時反饋給物流部門，物流部門將簽收信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為發(fā)貨完成的依據(jù)。特殊情況處理1.樣機丟失或損壞在樣機管理或發(fā)貨過程中，如發(fā)生樣機丟失或損壞情況，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)。由銷售部門牽頭，組織技術(shù)部門、倉庫管理部門等進行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任歸屬。對于因人為原因?qū)е碌膩G失或損壞，由責(zé)任人按照公司規(guī)定進行賠償。對于因不可抗力等非人為因素造成的損失，公司根據(jù)實際情況進行評估和處理。如樣機丟失，應(yīng)及時采取措施防止相關(guān)信息泄露，避免對公司造成不良影響。同時，配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。2.發(fā)貨延遲因運輸擁堵、不可抗力、產(chǎn)品生產(chǎn)延遲等原因?qū)е掳l(fā)貨延遲，物流部門應(yīng)及時通知銷售部門。銷售部門向客戶說明發(fā)貨延遲的原因和預(yù)計發(fā)貨時間，爭取客戶的理解。相關(guān)部門共同協(xié)商解決方案，如調(diào)整運輸方式、加快生產(chǎn)進度等，盡量縮短發(fā)貨延遲時間。對于因發(fā)貨延遲給客戶造成的損失，公司根據(jù)合同約定進行相應(yīng)補償或采取其他補救措施。3.客戶拒收如客戶因產(chǎn)品質(zhì)量問題、規(guī)格不符等原因拒收貨物，物流部門應(yīng)及時將貨物退回公司，并通知銷售部門。銷售部門與客戶溝通，了解拒收原因，組織技術(shù)部門等進行分析判斷。如確實存在產(chǎn)品質(zhì)量問題，公司按照售后服務(wù)政策進行處理，如維修、更換、退款等。如屬于客戶誤解或其他非產(chǎn)品質(zhì)量原因?qū)е碌木苁?，銷售部門與客戶協(xié)商解決辦法，盡力促成交易。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由財務(wù)、審計、行政等部門人員組成，定期對樣機與發(fā)貨管理情況進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組通過查閱文檔記錄、實地盤點、客戶反饋調(diào)查等方式，對樣機申請、配置、入庫、保管、使用、回收以及發(fā)貨流程的各個環(huán)節(jié)進行全面審查。對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核指標(biāo)樣機管理考核指標(biāo)樣機申請?zhí)幚砑皶r率：申請?zhí)幚頃r間符合規(guī)定要求的申請數(shù)量占總申請數(shù)量的比例。樣機配置準(zhǔn)確率：實際配置與申請配置一致的樣機數(shù)量占配置樣機總數(shù)的比例。樣機庫存準(zhǔn)確率：賬實相符的樣機數(shù)量占庫存樣機總數(shù)的比例。樣機回收及時率：按時回收的樣機數(shù)量占應(yīng)回收樣機總數(shù)的比例。發(fā)貨管理考核指標(biāo)訂單發(fā)貨及時率：按時發(fā)貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例。發(fā)貨準(zhǔn)確率：發(fā)貨產(chǎn)品型號、數(shù)量、配置等與訂單一致的訂單數(shù)量占發(fā)貨訂單總數(shù)的比例?？蛻敉对V率：因發(fā)貨問題引起的客戶投訴數(shù)量占發(fā)貨訂單總數(shù)的比例。3.考核方式每月對各部門的樣機與發(fā)貨管理工作進行統(tǒng)計和分析，依據(jù)考核指標(biāo)計算得分?？己私Y(jié)果與部門績效掛鉤，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給