公司行政合規(guī)性管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政工作的合規(guī)性管理，確保公司各項行政活動符合國家法律法規(guī)、政策要求以及公司內(nèi)部規(guī)定，提高行政工作效率，保障公司正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及涉及公司行政事務(wù)的外部合作單位和個人。（三）基本原則1.合法性原則：公司行政工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保各項行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全規(guī)范的行政工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證行政工作的有序開展，提高工作質(zhì)量和效率。3.公正性原則：行政工作應(yīng)秉持公正、公平的態(tài)度，對待所有員工和相關(guān)方，確保制度執(zhí)行的一致性。4.保密性原則：對于涉及公司機密的行政信息和文件，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件分類公司文件：包括公司章程、董事會決議、公司年度計劃、總結(jié)等重要文件。行政文件：如通知、通報、報告、請示等各類行政公文。業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔等。其他文件：如員工手冊、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。2.文件編號為便于文件的識別、查詢和管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：公司文件：[公司簡稱]GS[年份][序號]行政文件：[公司簡稱]XZ[年份][序號]業(yè)務(wù)文件：[公司簡稱]YW[年份][序號]其他文件：[公司簡稱]QT[年份][序號]3.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負責(zé)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。重要文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政公文的格式應(yīng)符合國家公文規(guī)范要求，語言表達應(yīng)簡潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。4.文件印發(fā)與存檔文件經(jīng)審批后，由行政部門負責(zé)印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)確保文件格式規(guī)范、印刷清晰，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。文件發(fā)放后，行政部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版進行存檔。存檔應(yīng)按照分類編號進行整理，便于查詢和檢索。5.文件借閱與銷毀因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和行政部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄。文件因保管期限屆滿或其他原因需要銷毀的，由行政部門提出銷毀申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保文件徹底銷毀，防止信息泄露。（二）會議管理1.會議分類公司級會議：如董事會會議、股東大會、年度工作會議等，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負責(zé)人及相關(guān)人員參加。部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司工作要求，安排部門工作任務(wù)，部門全體員工參加。專項會議：針對特定事項或項目召開的會議，如項目推進會、問題協(xié)調(diào)會等，相關(guān)部門和人員參加。2.會議組織會議主辦部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關(guān)人員。會議組織部門應(yīng)負責(zé)會議場地的預(yù)訂、會議資料的準(zhǔn)備、會議設(shè)備的調(diào)試等工作，確保會議順利進行。3.會議記錄每次會議應(yīng)安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、會議討論內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會后及時整理形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員，并按照公司規(guī)定進行存檔。4.會議決議執(zhí)行與跟蹤會議決議事項由相關(guān)部門和人員負責(zé)執(zhí)行，執(zhí)行過程中應(yīng)及時向會議組織部門反饋進展情況。會議組織部門應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決議事項得到有效落實。對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并督促相關(guān)部門和人員采取措施加以改進。（三）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。印章存放應(yīng)安全可靠，配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章使用審批使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。一般事項的印章使用，由部門負責(zé)人審批；重要事項的印章使用，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。4.印章使用登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺賬，對每次印章使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用事由、使用部門、使用人、審批人等信息。登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。5.印章停用與銷毀印章因損壞、遺失或其他原因需要停用的，由印章保管部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。停用的印章應(yīng)及時進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法使用。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后進行采購。采購辦公用品應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進行，簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.辦公用品發(fā)放行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺賬，對辦公用品的發(fā)放情況進行詳細記錄。員工領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量進行發(fā)放，不得超發(fā)或濫發(fā)。3.辦公用品使用與保管員工應(yīng)妥善使用和保管辦公用品，不得隨意浪費或損壞。對于貴重辦公用品，應(yīng)實行專人專用，嚴(yán)格管理。行政部門應(yīng)定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進。（五）車輛管理1.車輛配置與調(diào)度公司根據(jù)工作需要配置公務(wù)車輛，車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理。各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明使用時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和行政部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部門安排車輛。2.車輛使用登記行政部門應(yīng)建立車輛使用登記臺賬，對每次車輛使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、地點、事由、乘車人數(shù)、駕駛員等信息。登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.車輛維護與保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好、安全可靠。車輛發(fā)生故障或事故時，駕駛員應(yīng)及時報告行政部門，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。維修費用應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行報銷。4.駕駛員管理駕駛員應(yīng)遵守交通法規(guī)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程駕駛車輛，確保行車安全。駕駛員應(yīng)定期參加安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識和駕駛技能。行政部門應(yīng)建立駕駛員考核制度，對駕駛員的工作表現(xiàn)、安全行車等情況進行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。三、行政合規(guī)性監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司設(shè)立行政合規(guī)性監(jiān)督檢查小組，由行政部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員。監(jiān)督檢查小組負責(zé)對公司行政工作的合規(guī)性進行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件管理：檢查文件的起草、審核、印發(fā)、存檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.會議管理：檢查會議的組織、記錄、決議執(zhí)行與跟蹤等情況是否規(guī)范。3.印章管理：檢查印章的保管、使用審批、登記、停用與銷毀等是否合規(guī)。4.辦公用品管理：檢查辦公用品的采購、發(fā)放、使用與保管等是否符合要求。5.車輛管理：檢查車輛的配置與調(diào)度、使用登記、維護與保養(yǎng)、駕駛員管理等是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對公司行政工作的合規(guī)性進行一次全面檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對特定行政事項或部門進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對公司行政工作中的重點領(lǐng)域或突出問題，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。（四）問題整改與跟蹤1.監(jiān)督檢查小組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達《行政合規(guī)性問題整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督檢查小組。3.監(jiān)督檢查小組應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。對于整改不力的部門和個人，應(yīng)按照公司規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。四、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內(nèi)部制度的行政行為。2.在文件管理、會議管理、印章管理、辦公用品管理、車輛管理等行政工作中，未按照規(guī)定程序和要求操作，導(dǎo)致工作失誤或造成不良影響的行為。3.對行政合規(guī)性監(jiān)督檢查工作不配合，隱瞞問題或提供虛假信息的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對于一般違規(guī)行為，由行政部門對責(zé)任人進行批評教育，并責(zé)令其限期整改。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如違反法律法規(guī)、給公司造成重大損失的，公司將依法解除勞動合同，并追究其法律責(zé)任。（三）申訴與復(fù)查1.員工對違規(guī)處理決定