不動(dòng)產(chǎn)檔案?jìng)鬟f管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的傳遞管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及不動(dòng)產(chǎn)檔案?jìng)鬟f的所有部門(mén)和人員，包括但不限于行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：檔案?jìng)鬟f過(guò)程中要確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)傳遞，避免延誤和錯(cuò)誤。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全和機(jī)密性，防止檔案泄露、丟失或損壞。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保檔案?jìng)鬟f流程順暢，責(zé)任落實(shí)到人。二、不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類(lèi)及內(nèi)容（一）分類(lèi)1.產(chǎn)權(quán)檔案：包括不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、購(gòu)房合同、土地出讓合同等產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。2.建設(shè)檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的文件。3.使用檔案：不動(dòng)產(chǎn)使用情況記錄、租賃協(xié)議、維修記錄等與不動(dòng)產(chǎn)使用相關(guān)的文件。（二）內(nèi)容1.每份檔案應(yīng)包含文件的原件或復(fù)印件，確保內(nèi)容完整。2.相關(guān)的審批文件、會(huì)議紀(jì)要等作為附件一同歸檔。3.對(duì)于重要文件，需保留電子備份，確保文件的可追溯性。三、檔案?jìng)鬟f流程（一）檔案生成與整理1.各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.整理內(nèi)容包括核對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，并編制檔案目錄。（二）檔案移交1.整理完成后，檔案生成部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。2.將檔案及《移交清單》一并移交至檔案管理部門(mén)。移交過(guò)程需雙方簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。（三）檔案審核1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、分類(lèi)合理性等。對(duì)于不符合要求的檔案，及時(shí)退回原部門(mén)補(bǔ)充或修正。（四）檔案存儲(chǔ)1.審核通過(guò)的檔案，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行妥善保管。2.建立電子檔案庫(kù)和紙質(zhì)檔案庫(kù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人需在《檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)。4.借閱期限到期后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期，需重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。（六）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案是否完好無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記薄》上注明歸還日期。（七）檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即查閱檔案，但無(wú)法按照正常借閱流程辦理時(shí)，可由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人電話溝通檔案管理部門(mén)，說(shuō)明情況。之后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。2.檔案?jìng)鬟f過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及重大問(wèn)題或存在爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)暫停傳遞，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，待問(wèn)題解決后再繼續(xù)進(jìn)行。四、檔案?jìng)鬟f的責(zé)任分工（一）檔案生成部門(mén)責(zé)任1.負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)檔案的及時(shí)生成和初步整理。2.確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.按照規(guī)定的時(shí)間和流程將檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）檔案管理部門(mén)責(zé)任1.接收、審核和存儲(chǔ)不動(dòng)產(chǎn)檔案。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有序管理。3.為檔案借閱人員提供必要的服務(wù)和支持，監(jiān)督借閱情況。（三）檔案借閱部門(mén)及人員責(zé)任1.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程申請(qǐng)借閱檔案。2.妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。3.在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。五、檔案?jìng)鬟f的信息化管理（一）電子檔案系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司不動(dòng)產(chǎn)電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)職責(zé)權(quán)限訪問(wèn)相應(yīng)的檔案。（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)1.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。2.在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，同步更新電子檔案和紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。2.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。六、檔案?jìng)鬟f的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案?jìng)鬟f監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案?jìng)鬟f流程進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括檔案的移交及時(shí)性、完整性，借閱手續(xù)的合規(guī)性等。（二）考核辦法1.將檔案?jìng)鬟f管理工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系。2.對(duì)于檔案?jìng)鬟f工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)于違反檔案?jìng)鬟f管理制度的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加不動(dòng)產(chǎn)檔案?jìng)鬟f管理制度的培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、檔案整理方法、借閱流程等。3.通過(guò)培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案?jìng)鬟f管理工作的重視程度和操作技能。（二）宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、郵件