企業(yè)采購代理管理制度總則目的為規(guī)范公司采購代理行為，加強對采購代理活動的管理與監(jiān)督，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購代理活動的部門、人員以及與公司有采購代理業(yè)務(wù)往來的外部供應(yīng)商、代理機構(gòu)等。基本原則1.合法性原則：采購代理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不偏袒、不歧視，確保采購過程公平競爭，結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。4.誠實守信原則：各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或提供虛假信息。采購代理機構(gòu)選擇資質(zhì)要求1.具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。2.具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度。3.具有履行采購代理合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。4.有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。5.參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。6.法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。選擇程序1.需求評估：根據(jù)公司采購項目的特點、規(guī)模、復(fù)雜程度等，確定所需采購代理機構(gòu)的專業(yè)資質(zhì)、服務(wù)能力等要求。2.信息收集：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商介紹等多種渠道，收集符合資質(zhì)要求的采購代理機構(gòu)信息。3.初步篩選：對收集到的采購代理機構(gòu)進行初步篩選，剔除不符合基本條件或信譽不佳的機構(gòu)。4.發(fā)出邀請：向篩選后的采購代理機構(gòu)發(fā)出邀請，要求其提供公司簡介、業(yè)績案例、服務(wù)方案、收費標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料。5.綜合評估：成立評估小組，對各采購代理機構(gòu)提交的資料進行綜合評估，評估內(nèi)容包括專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量、信譽口碑、收費合理性等。6.實地考察：必要時，對部分候選采購代理機構(gòu)進行實地考察，了解其實際運營情況和服務(wù)能力。7.選定機構(gòu)：根據(jù)綜合評估和實地考察結(jié)果，選定一家或多家采購代理機構(gòu)，并簽訂采購代理合同。采購代理人員管理人員資質(zhì)1.采購代理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.從事采購代理工作的人員應(yīng)取得相關(guān)職業(yè)資格證書，如采購師證書等。人員培訓(xùn)1.定期組織采購代理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，包括采購業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，不斷提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵采購代理人員自主學(xué)習(xí)，參加行業(yè)研討會、學(xué)術(shù)交流活動等，及時了解行業(yè)動態(tài)和最新技術(shù)。人員考核1.建立采購代理人員考核制度，定期對其工作表現(xiàn)進行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)操守等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購代理人員給予獎勵，對不稱職的人員進行批評教育、調(diào)整崗位或辭退處理。人員監(jiān)督1.加強對采購代理人員的監(jiān)督管理，防止其利用職務(wù)之便謀取私利，損害公司利益。2.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受公司內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商的監(jiān)督舉報，對違規(guī)行為及時進行調(diào)查處理。采購代理業(yè)務(wù)流程采購計劃制定1.各部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排，編制采購計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購代理委托1.采購計劃獲批后，采購部門與選定的采購代理機構(gòu)簽訂采購代理委托合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購代理機構(gòu)根據(jù)采購委托合同，組建項目采購團隊，制定采購工作方案。采購文件編制1.采購代理機構(gòu)根據(jù)采購項目特點和需求，編制采購文件，包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的合法性、完整性和公正性。采購信息發(fā)布1.采購代理機構(gòu)通過指定的媒體和渠道發(fā)布采購信息，包括采購公告、招標(biāo)文件等，廣泛邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動。2.采購信息應(yīng)明確采購項目的基本情況、報名時間、開標(biāo)時間、地點等關(guān)鍵信息，確保潛在供應(yīng)商能夠及時獲取。供應(yīng)商報名與資格審查1.潛在供應(yīng)商按照采購信息要求，向采購代理機構(gòu)報名，提交相關(guān)證明材料。2.采購代理機構(gòu)對報名供應(yīng)商進行資格審查，核實其是否符合采購文件規(guī)定的資格條件。3.對通過資格審查的供應(yīng)商，采購代理機構(gòu)發(fā)放招標(biāo)文件或談判文件等采購文件。采購評審1.采購代理機構(gòu)組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等采購評審活動，按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件進行評審。2.評審過程應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和采購文件規(guī)定，確保評審結(jié)果公平、公正、公開。3.采購代理機構(gòu)記錄評審過程和結(jié)果，形成評審報告。采購合同簽訂1.根據(jù)評審結(jié)果，采購代理機構(gòu)向中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書或成交通知書。2.中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)與采購方簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購合同簽訂后，采購代理機構(gòu)將合同副本提交公司備案。采購項目驗收1.采購項目完成后，采購方組織相關(guān)部門和人員對采購項目進行驗收。2.采購代理機構(gòu)協(xié)助采購方進行驗收工作，提供必要的支持和服務(wù)。3.驗收合格后，采購方簽署驗收報告。采購款項支付1.采購方按照采購合同約定，及時支付采購款項。2.采購代理機構(gòu)協(xié)助采購方辦理采購款項支付手續(xù)，確保支付過程合法、合規(guī)。采購代理監(jiān)督與管理內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購代理活動進行審計監(jiān)督，檢查采購代理機構(gòu)的工作是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，采購程序是否合規(guī)，采購結(jié)果是否公正合理等。2.公司采購管理部門對采購代理機構(gòu)的日常工作進行監(jiān)督管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中出現(xiàn)的問題。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，如實提供采購代理活動的相關(guān)資料和信息。2.主動接受社會公眾的監(jiān)督，對供應(yīng)商和社會公眾提出的質(zhì)疑和投訴，及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會公開。違規(guī)處理1.對采購代理機構(gòu)在采購代理活動中存在的違規(guī)行為，如違反法律法規(guī)、采購文件規(guī)定、職業(yè)道德等，公司有權(quán)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。2.對違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的采購代理機構(gòu)，公司有權(quán)解除采購代理合同，并將其列入公司黑名單，禁止其今后參與公司的采購代理業(yè)務(wù)。3.對采購代理機構(gòu)及其工作人員的違規(guī)行為，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。采購代理費用管理費用標(biāo)準(zhǔn)1.采購代理費用應(yīng)根據(jù)采購項目的性質(zhì)、規(guī)模、復(fù)雜程度等因素，按照市場行情合理確定。2.采購代理合同應(yīng)明確費用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、支付時間等內(nèi)容。費用支付1.采購方按照采購代理合同約定，及時支付采購代理費用。2.采購代理機構(gòu)應(yīng)向采購方提供合法有效的發(fā)票，作為費用支付的憑證。費用監(jiān)督1.公司財務(wù)部門對采購代理費用的支付情況進行監(jiān)督管理，確保費用支付合規(guī)、合理。2.定期對采購代理費用進行統(tǒng)計分析，評估采購代理機構(gòu)的收費合理性，為后續(xù)采購代理費用談判提供參考依據(jù)。采購代理檔案管理檔案內(nèi)容1.采購代理項目檔案應(yīng)包括采購代理委托合同、采購文件、供應(yīng)商報名資料、資格審查文件、評審報告、采購合同、驗收報告、費用支付憑證等相關(guān)資料。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，能夠反映采購代理活動的全過程。檔案整理1.采購代理機構(gòu)應(yīng)及時對采購代理項目檔案進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂。2.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范、整齊、便于查閱。檔案保管1.采購代理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司制度要求執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定的年限。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購代理項目檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管場所進行，不