五金公司行政管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范五金公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務的順利開展，為公司的穩(wěn)定運營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于五金公司全體員工。3.基本原則合法性原則：行政管理制度的制定應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。合理性原則：各項規(guī)定應合理、公平、公正，充分考慮公司實際情況和員工利益。規(guī)范性原則：明確行政工作的流程、標準和職責，確保工作的規(guī)范化和標準化。效率原則：以提高工作效率為出發(fā)點，簡化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)。二、行政管理架構及職責1.行政管理架構公司設行政部，行政部下設行政主管、行政專員等崗位。行政部在總經(jīng)理的領導下開展工作，負責公司行政管理的各項事務。2.行政部職責負責公司行政文件、制度的起草、修訂和發(fā)布。組織公司會議、活動的策劃與實施。負責公司辦公用品、設備的采購、管理和維護。做好公司的接待工作，安排訪客接待、食宿等事宜。負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關系，保障公司日常運營的順暢。負責公司車輛的調(diào)度、管理和維護。做好公司檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。協(xié)助公司開展各類行政事務相關的調(diào)查和研究工作。三、行政文件管理1.文件分類公司行政文件分為管理制度類、通知公告類、報告請示類、會議紀要類等。2.文件起草管理制度類文件由行政部負責起草，相關部門配合提供資料和意見。通知公告類文件根據(jù)實際工作需要由相關部門起草，行政部審核把關。報告請示類文件由具體承辦部門起草，經(jīng)部門負責人審核后報行政部統(tǒng)一編號發(fā)文。會議紀要類文件由行政部根據(jù)會議記錄整理起草，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。3.文件審核與批準文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核，確保文件內(nèi)容準確、合理、可行。重要文件或涉及公司重大決策的文件，需報總經(jīng)理批準。4.文件編號與發(fā)布行政部對審核批準后的文件進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：[公司簡稱][年份][序號]，如：WJGS2023001。文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布，確保全體員工知曉。5.文件修訂與廢止隨著公司發(fā)展和實際工作需要，行政部應及時對現(xiàn)有文件進行修訂。修訂后的文件按新文件發(fā)布流程進行。對于已不適用的文件，行政部應及時予以廢止，并發(fā)布廢止通知。四、會議管理1.會議分類公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。2.會議組織總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持，行政部負責會議通知、議程安排、會議記錄等工作。參會人員為公司高層管理人員及相關部門負責人。部門例會由各部門負責人主持，行政部協(xié)助做好會議通知等工作。參會人員為本部門全體員工。專題會議根據(jù)實際工作需要由相關部門組織召開，行政部提供必要的支持。臨時會議由相關領導或部門根據(jù)緊急事項決定召開，行政部迅速安排會議相關事宜。3.會議通知會議組織部門提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、主題、議程等。重要會議需提前提醒參會人員，確保按時出席。4.會議記錄與紀要行政部負責會議記錄，詳細記錄會議討論內(nèi)容、決議事項等。會后[X]個工作日內(nèi)，行政部整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門和完成時間。5.會議決議執(zhí)行與跟蹤各責任部門應按照會議決議及時開展工作，確保決議事項得到有效執(zhí)行。行政部負責對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤，定期向相關領導匯報進展。對于未按時完成的事項，及時督促責任部門說明原因并制定改進措施。五、辦公用品與設備管理1.辦公用品管理行政部負責辦公用品的采購計劃制定，根據(jù)各部門需求和庫存情況，定期采購辦公用品。建立辦公用品領用登記制度，員工領用辦公用品時需填寫領用申請表，經(jīng)部門負責人批準后到行政部領取。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。合理控制辦公用品庫存，避免浪費和積壓。2.辦公設備管理行政部負責辦公設備的采購、驗收、登記入賬等工作。采購前需進行市場調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性價比高的設備。建立辦公設備臺賬，記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。定期對辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。對于設備故障，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。辦公設備如需報廢，由使用部門提出申請，行政部審核后報總經(jīng)理批準。報廢設備統(tǒng)一處理。六、公司車輛管理1.車輛配置與調(diào)度根據(jù)公司實際工作需要，配置適量的公務車輛。行政部負責車輛的調(diào)度安排，根據(jù)各部門用車申請，合理調(diào)配車輛資源，確保公務出行需求。建立車輛使用登記制度，詳細記錄車輛使用時間、事由、駕駛員等信息。2.駕駛員管理駕駛員應遵守交通法規(guī)，安全駕駛。定期參加交通安全培訓，提高安全意識和駕駛技能。駕駛員負責車輛的日常維護保養(yǎng)，保持車輛清潔衛(wèi)生，定期檢查車輛性能，確保車輛處于良好狀態(tài)。駕駛員應嚴格按照車輛調(diào)度安排出車，不得擅自改變行車路線或公車私用。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時，駕駛員應及時向行政部報告。行政部安排到指定的維修廠進行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)前，駕駛員需填寫維修申請表，經(jīng)行政部審核后送修。維修費用經(jīng)行政部審核、總經(jīng)理批準后報銷。4.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養(yǎng)費等。行政部負責車輛費用的報銷審核，嚴格按照公司財務制度執(zhí)行。定期統(tǒng)計車輛費用，進行成本分析和控制。七、環(huán)境衛(wèi)生管理1.區(qū)域劃分將公司辦公區(qū)域劃分為公共區(qū)域和部門辦公區(qū)域，明確各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生責任部門。公共區(qū)域包括走廊、樓梯、會議室、衛(wèi)生間等，由行政部負責定期清掃和保潔。部門辦公區(qū)域由各部門自行負責日常清潔衛(wèi)生，保持環(huán)境整潔。2.清掃標準公共區(qū)域地面每天清掃，保持無雜物、無污漬。會議室每次使用后及時清理，桌椅擺放整齊，桌面無灰塵。衛(wèi)生間每天定時清潔，無異味，洗手臺、便器等設施清潔干凈。部門辦公區(qū)域保持桌面整潔，文件資料擺放有序，地面無垃圾。3.檢查與考核行政部定期對公司環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知責任部門整改。將環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門績效考核內(nèi)容，對環(huán)境衛(wèi)生不達標的部門進行相應扣分處理。八、接待管理1.接待原則熱情周到、禮貌得體、節(jié)儉務實。根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應規(guī)格的接待。2.接待流程收到來訪通知后，行政部了解來訪人員的基本信息、來訪目的和行程安排等，制定接待方案。根據(jù)接待方案，安排接待人員，準備接待資料、會議室、茶水等。來訪人員到達時，接待人員熱情迎接，引導至會議室或洽談區(qū)域。按照接待規(guī)格安排食宿等事宜。接待過程中，安排專人負責記錄來訪人員的交流內(nèi)容和需求，及時反饋給相關部門。來訪結束后，對接待情況進行總結，整理相關資料歸檔。3.接待費用管理接待費用嚴格按照公司財務制度執(zhí)行，控制在合理范圍內(nèi)。接待結束后，接待人員應及時辦理費用報銷手續(xù)，附上接待清單等相關憑證。九、檔案管理1.檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.檔案收集與整理各部門負責本部門相關檔案資料的收集和整理工作，定期移交行政部。行政部對接收的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與查閱行政部設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，對檔案進行妥善保管。建立檔案查閱登記制度，員工查閱檔案需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人和行政部負責人批準后方可查閱。查閱后及時歸還檔案，確保檔案安全