學校備品室管理制度一、總則（一）目的為加強學校備品室的管理，規(guī)范備品的采購、存儲、使用和報廢等流程，確保備品的合理配置與有效利用，保障學校教學、科研及日常工作的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內所有備品室，包括但不限于教學備品室、行政備品室、實驗備品室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：學校設立專門的管理部門或崗位，對備品室進行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調和監(jiān)督。2.按需采購原則：根據(jù)學校實際需求，合理安排備品采購，避免積壓和浪費。3.規(guī)范操作原則：明確備品管理各環(huán)節(jié)的操作流程和標準，確保管理工作的規(guī)范化、科學化。4.責任追究原則：對在備品管理工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關人員的責任。二、管理職責（一）管理部門職責1.負責制定和完善學校備品室管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃備品室的布局和設施建設，確保備品存儲環(huán)境安全、整潔、有序。3.審核各部門的備品采購計劃，匯總編制學校年度備品采購預算，報學校領導審批后組織采購。4.定期對備品室進行檢查和盤點，掌握備品的庫存數(shù)量、質量狀況和使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.協(xié)調處理備品管理工作中的各類問題，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）使用部門職責1.根據(jù)教學、科研及日常工作需要，提前向管理部門提交備品采購申請。2.負責本部門領用備品的登記、保管和使用，確保備品的合理使用和安全完整。3.定期對本部門使用的備品進行清查盤點，及時反饋備品的使用狀況和需求信息。4.配合管理部門做好備品的報廢鑒定和處置工作。（三）采購人員職責1.嚴格按照學校批準的采購計劃和預算進行備品采購，確保采購的備品符合質量要求和使用標準。2.選擇具有良好信譽的供應商，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。3.負責采購備品的到貨驗收、入庫手續(xù)辦理等工作，對采購過程中的質量問題和糾紛負責協(xié)調解決。（四）倉庫管理人員職責1.負責備品的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領用等日常管理工作。2.建立健全備品庫存臺賬，及時記錄備品的出入庫情況，做到賬物相符。3.定期對備品進行盤點，確保庫存數(shù)量準確，發(fā)現(xiàn)短缺或損壞及時報告并查明原因。4.保持備品倉庫的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保備品安全。三、備品采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度的教學、科研及日常工作任務，詳細編制備品采購計劃，明確備品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等信息，并提交給管理部門。2.管理部門對各使用部門提交的采購計劃進行審核匯總，結合學校實際情況和庫存狀況，編制學校年度備品采購預算，報學校領導審批。（二）采購申請審批1.經學校領導審批后的年度備品采購預算，作為當年備品采購的依據(jù)。各使用部門因特殊情況需要臨時采購備品的，應填寫《備品采購申請表》，詳細說明采購原因、備品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將《備品采購申請表》提交管理部門審批。管理部門根據(jù)學校預算和實際情況進行審批，對于超出預算或不必要的采購申請，予以駁回并說明理由。3.經管理部門審批同意的采購申請，由采購人員按照規(guī)定的采購流程進行采購。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的供應商進行詢價、比價和議價。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，確保選擇到優(yōu)質的供應商。2.采購人員與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購備品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同應報管理部門備案。3.供應商按照合同約定的時間和地點將備品送達學校，采購人員負責組織倉庫管理人員等相關人員進行到貨驗收。驗收內容包括備品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等是否與合同約定一致。4.驗收合格的備品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《備品入庫單》，并將入庫信息錄入庫存臺賬。驗收不合格的備品，采購人員應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決退換貨等問題。四、備品存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.管理部門應根據(jù)學校備品的種類、數(shù)量和存儲要求，合理規(guī)劃備品倉庫的布局。倉庫應劃分為不同的區(qū)域，如辦公用品區(qū)、教學用品區(qū)、實驗器材區(qū)、維修備件區(qū)等，每個區(qū)域應設置明顯的標識牌。2.備品倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材、貨架、貨柜等存儲設施，確保備品存儲安全。（二）入庫管理1.備品到貨后，倉庫管理人員應依據(jù)采購合同、發(fā)票及《備品入庫單》等憑證，對備品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行嚴格驗收。2.驗收合格的備品，應及時辦理入庫手續(xù)，按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并在貨架或貨柜上標明備品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.對于貴重備品、精密儀器等，應單獨存放，并采取必要的防護措施，如設置專門的存儲柜、配備防潮墊等。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應定期對備品進行檢查和盤點，確保備品的存儲狀態(tài)良好，無損壞、變質等情況。發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.對有保質期要求的備品，應建立保質期臺賬，定期檢查保質期情況，對臨近保質期的備品及時進行清理和處理，避免過期使用。3.備品倉庫應保持整潔衛(wèi)生，通道暢通，嚴禁在倉庫內堆放雜物或進行與備品存儲無關的活動。（四）庫存盤點1.學校應定期組織對備品倉庫進行全面盤點，盤點周期一般為[具體時間]。盤點工作由管理部門牽頭，倉庫管理人員、使用部門相關人員共同參與。2.盤點過程中，應認真核對備品的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查備品的質量狀況和存儲環(huán)境。對盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損壞等情況，應詳細記錄并查明原因。3.盤點結束后，倉庫管理人員應根據(jù)盤點結果編制《備品盤點報告》，詳細說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。管理部門對盤點報告進行審核后，報學校領導審批。4.根據(jù)學校領導的審批意見，對盤盈、盤虧的備品進行相應的賬務調整和處理。對因管理不善等原因造成的備品損失，追究相關人員的責任。五、備品使用管理（一）領用登記1.各使用部門需要領用備品時，應填寫《備品領用單》，注明備品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用用途、領用人等信息，并提交部門負責人簽字審批。2.部門負責人審批通過后，領用人員持《備品領用單》到倉庫辦理領用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《備品領用單》發(fā)放備品，并在庫存臺賬上記錄領用情況，同時要求領用人員在《備品領用單》上簽字確認。（二）使用規(guī)范1.領用人員應按照規(guī)定的用途和操作方法使用備品，不得擅自改變其用途或挪作他用。對于貴重備品、精密儀器等，應安排專人負責使用，并嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)備品存在質量問題或損壞情況，應及時停止使用，并報告管理部門。管理部門根據(jù)實際情況進行維修、更換或報廢處理。3.使用部門應妥善保管領用的備品，定期進行檢查和維護，確保備品的正常使用和使用壽命。對因使用不當造成備品損壞或丟失的，領用人員應照價賠償。（三）歸還管理1.備品使用完畢后，領用人員應及時將備品歸還倉庫。歸還的備品應保持完好無損，如有損壞或丟失，應說明原因并按照規(guī)定進行賠償。2.倉庫管理人員對歸還的備品進行驗收，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄歸還情況。六、備品報廢管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞無法修復、超過使用年限或因其他原因不再使用的備品，使用部門應及時填寫《備品報廢申請表》，詳細說明備品名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將《備品報廢申請表》連同需要報廢的備品一并提交管理部門。管理部門組織相關專業(yè)人員對報廢備品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.對于價值較高或涉及重要設備的備品報廢鑒定，應邀請學校內部的技術專家或相關部門進行評估，必要時可委托外部專業(yè)機構進行鑒定。（二）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的備品，管理部門填寫《備品報廢審批表》，詳細說明報廢備品的基本情況、鑒定意見、報廢原因等，并提交學校領導審批。2.學校領導根據(jù)管理部門的報告進行審批，批準后的《備品報廢審批表》作為備品報廢處理的依據(jù)。（三）報廢處置1.經學校領導批準報廢的備品，由管理部門負責組織處置。處置方式可包括報廢變賣、捐贈、回收拆解等，具體處置方式應根據(jù)備品的實際情況和學校相關規(guī)定進行選擇。2.對于報廢變賣的備品，應按照學校的相關規(guī)定進行公開競價或招標，確保處置價格合理、公正。處置收入應及時上繳學校財務部門，納入學校預算管理。3.報廢處置過程中，應做好相關記錄，包括報廢備品的名稱、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置收入等信息，并將相關資料存檔備案。七、信息化管理（一）建立備品管理信息系統(tǒng)學校應建立完善的備品管理信息系統(tǒng)，對備品的采購、存儲、使用、報廢等全過程進行信息化管理。信息系統(tǒng)應具備庫存管理、采購管理、領用管理、報廢管理、查詢統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)備品信息的實時更新和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.倉庫管理人員應及時將備品的入庫、出庫、庫存等信息錄入備品管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.采購人員應將采購合同、供應商信息等相關資料錄入信息系統(tǒng)，便于查詢和管理。3.使用部門應將備品的領用申請、使用情況等信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。4.管理部門應定期對備品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期維護和清理，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。（三）信息查詢與統(tǒng)計分析1.學校各部門相關人員可根據(jù)授權，通過備品管理信息系統(tǒng)查詢備品的庫存情況、采購進度、領用記錄、報廢情況等信息，為工作決策提供依據(jù)。2.管理部門應利用備品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如備品采購趨勢分析、庫存周轉率分析、使用情況分析等，及時發(fā)現(xiàn)備品管理工作中存在的問題，采取相應的措施進行改進。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理部門應定期對備品室的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括備品采購、存儲、使用、報廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，庫存臺賬的記錄情況，倉庫的安全管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門或人員限期整改。3.對于違反本制度的行為，管理部門應及時進行糾正，并按照學校相關規(guī)定進行處理。情節(jié)嚴重的，追究相關人員的責任。（二）考核評價1.學校應建立備品室管理工作考核評價機制，對各使用部門和相關管理人員的備品管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標可包括備品采購計劃執(zhí)行情況