存銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售合同的簽訂、履行質(zhì)量，保障公司銷售業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法簽訂原則：銷售合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合國(guó)家政策要求。2.平等互利原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上，充分協(xié)商達(dá)成一致，確保雙方的合法權(quán)益得到保障。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、銷售合同的簽訂（一）簽訂流程1.客戶洽談：銷售人員與客戶就銷售產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)事宜進(jìn)行洽談，明確客戶需求、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。2.合同起草：銷售人員根據(jù)洽談結(jié)果，起草銷售合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。3.合同審核：銷售人員將起草好的合同文本提交給銷售部門負(fù)責(zé)人審核。銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同的條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合理性、完整性以及與公司銷售政策的一致性。銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將合同文本提交給法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)的要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門審核通過(guò)后，將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，確保公司的財(cái)務(wù)利益得到保障。4.合同簽訂：經(jīng)各部門審核通過(guò)的合同文本，由銷售人員與客戶簽訂。簽訂合同時(shí)，雙方應(yīng)在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字確認(rèn)。（二）簽訂要求1.合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或歧義性的表述。對(duì)于合同中的重要條款，如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等，應(yīng)詳細(xì)約定，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。2.合同中應(yīng)明確雙方的違約責(zé)任，以便在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)違約情況時(shí)，能夠及時(shí)追究違約方的責(zé)任。違約責(zé)任應(yīng)具體、明確，具有可操作性。3.合同中應(yīng)約定爭(zhēng)議解決方式，如協(xié)商解決、仲裁或訴訟等。爭(zhēng)議解決方式應(yīng)明確、具體，避免在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)出現(xiàn)爭(zhēng)議。三、銷售合同的履行（一）履行職責(zé)分工1.銷售部門：負(fù)責(zé)合同的簽訂、跟蹤、協(xié)調(diào)和執(zhí)行，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。具體職責(zé)包括：與客戶保持溝通，及時(shí)了解客戶需求；組織生產(chǎn)或采購(gòu)，確保產(chǎn)品按時(shí)交付；協(xié)調(diào)物流配送，確保產(chǎn)品安全送達(dá)客戶手中；處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛，及時(shí)向相關(guān)部門反饋。2.生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)銷售合同的要求，組織生產(chǎn)產(chǎn)品，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定。具體職責(zé)包括：制定生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度；組織原材料采購(gòu)，確保原材料供應(yīng)及時(shí)、質(zhì)量合格；控制生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)；及時(shí)向銷售部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量情況。3.物流部門：負(fù)責(zé)根據(jù)銷售合同的要求，組織產(chǎn)品的物流配送，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。具體職責(zé)包括：選擇合適的物流供應(yīng)商，簽訂物流合同；安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)，確保產(chǎn)品安全；跟蹤物流信息，及時(shí)向銷售部門反饋物流進(jìn)度；處理物流過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛，確保物流服務(wù)質(zhì)量。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)銷售合同的要求，收取客戶款項(xiàng)，開具發(fā)票，并進(jìn)行賬務(wù)處理。具體職責(zé)包括：審核銷售合同的付款方式和結(jié)算周期，確保符合公司財(cái)務(wù)政策；及時(shí)與客戶溝通，催收到期款項(xiàng)；開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范；進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.銷售部門應(yīng)建立銷售合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、實(shí)際履行情況等信息。2.銷售部門應(yīng)定期對(duì)銷售合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。對(duì)于逾期未履行的合同，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施或調(diào)整交貨時(shí)間。3.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的要求，合理安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)交付。在生產(chǎn)過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定。如因生產(chǎn)原因?qū)е庐a(chǎn)品無(wú)法按時(shí)交付，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋，并采取相應(yīng)的解決措施。4.物流部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的要求，合理安排物流配送，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。在物流過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)了解物流信息，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施解決。如因物流原因?qū)е庐a(chǎn)品無(wú)法按時(shí)交付，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋，并采取相應(yīng)的解決措施。5.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的要求，及時(shí)收取客戶款項(xiàng)，開具發(fā)票，并進(jìn)行賬務(wù)處理。在收款過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)與客戶溝通，催收到期款項(xiàng)，確保公司資金及時(shí)回籠。如發(fā)現(xiàn)客戶存在逾期付款等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋，并采取相應(yīng)的催款措施。四、銷售合同的變更、解除及終止（一）變更1.合同變更的情形：客戶提出變更合同條款的要求，如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。因不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行或需要變更履行方式。因法律法規(guī)或政策調(diào)整導(dǎo)致合同需要變更。其他經(jīng)雙方協(xié)商一致需要變更合同的情形。2.變更流程：合同變更的申請(qǐng)：由提出變更要求的一方填寫《銷售合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。變更審核：《銷售合同變更申請(qǐng)表》提交給原合同簽訂部門審核，審核通過(guò)后提交給法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)變更條款的合法性進(jìn)行審查，確保變更后的合同符合法律法規(guī)的要求。變更簽訂：經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)的合同變更申請(qǐng)，由雙方簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的條款內(nèi)容、生效時(shí)間等，并加蓋雙方公章或合同專用章。（二）解除1.合同解除的情形：雙方協(xié)商一致同意解除合同。因不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致同意解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法行使解除權(quán)。因法律法規(guī)或政策調(diào)整導(dǎo)致合同無(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致同意解除合同。其他符合法律法規(guī)規(guī)定的解除合同的情形。2.解除流程：合同解除的申請(qǐng)：由提出解除合同要求的一方填寫《銷售合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除合同的原因及依據(jù)。解除審核：《銷售合同解除申請(qǐng)表》提交給原合同簽訂部門審核，審核通過(guò)后提交給法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)解除合同的合法性進(jìn)行審查，確保解除合同符合法律法規(guī)的要求。解除通知：經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)的合同解除申請(qǐng)，由提出解除合同的一方以書面形式通知對(duì)方。解除通知應(yīng)明確解除合同的原因、時(shí)間及雙方的權(quán)利和義務(wù)。解除協(xié)議簽訂：雙方收到解除通知后，應(yīng)協(xié)商簽訂解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的條款內(nèi)容、生效時(shí)間等，并加蓋雙方公章或合同專用章。（三）終止1.合同終止的情形：合同履行完畢。合同解除。因不可抗力因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致同意終止合同。因法律法規(guī)或政策調(diào)整導(dǎo)致合同無(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致同意終止合同。其他符合法律法規(guī)規(guī)定的終止合同的情形。2.終止流程：合同終止的確認(rèn)：由銷售部門對(duì)合同的履行情況進(jìn)行確認(rèn)，確保合同已經(jīng)履行完畢或符合終止條件。終止通知：銷售部門確認(rèn)合同終止后，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門等。后續(xù)處理：各相關(guān)部門在收到終止通知后，應(yīng)按照職責(zé)分工完成后續(xù)處理工作，如清理庫(kù)存、結(jié)算款項(xiàng)、注銷合同等。五、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.銷售合同簽訂后，銷售人員應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料（如合同附件、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等）收集整理，并提交給公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的銷售合同檔案柜，對(duì)收集到的銷售合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全和完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集到的銷售合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理，按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、客戶名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)于合同附件、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等資料，應(yīng)與合同原件一并整理歸檔，并注明與合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（三）檔案保管1.銷售合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)銷售合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.銷售合同檔案不得隨意借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)按照公司檔案借閱管理制度辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案查閱與銷毀1.檔案查閱：因工作需要查閱銷售合同檔案的，應(yīng)填寫《銷售合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。2.檔案銷毀：銷售合同檔案保管期滿后，如需銷毀的，應(yīng)按照公司檔案銷毀管理制度辦理相關(guān)手續(xù)。檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立健全銷售合同監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：合同簽訂是否符合流程和要求；合同履行是否按時(shí)、按質(zhì)、按量；合同變更、解除及終止是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定；合同檔案管理是否規(guī)范等。（二）考核辦法1.公司應(yīng)制定銷售合同考核辦法，對(duì)銷售部門及相關(guān)人員在銷售合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括：合同簽訂準(zhǔn)確率、合同履行率、逾期應(yīng)收賬款回收率、合同檔案管理