上海保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密柜的管理，確保公司機密文件、資料和物品的安全存儲，防止信息泄露，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用保密柜的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：保密柜的設(shè)置和使用應(yīng)確保存儲物品的安全與保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、篡改和泄露。2.專人專用原則：每個保密柜應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和使用，責(zé)任人對保密柜內(nèi)物品的安全和完整性負(fù)責(zé)。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序和方法使用保密柜，確保操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。二、保密柜的配置與管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)各部門的工作需要，由行政部門統(tǒng)一配置適當(dāng)數(shù)量和規(guī)格的保密柜。保密柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮、防蟲等功能。（二）編號與標(biāo)識1.行政部門對每臺保密柜進(jìn)行統(tǒng)一編號，并在保密柜顯著位置粘貼編號標(biāo)識。2.編號應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，便于管理和查詢。（三）放置位置保密柜應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)良好且便于管理的區(qū)域，避免放置在易受損壞或干擾的地方。（四）鑰匙與密碼管理1.保密柜配備兩把鑰匙，一把由責(zé)任人保管，另一把由行政部門統(tǒng)一封存保管，以備緊急情況使用。2.對于采用密碼鎖的保密柜，責(zé)任人應(yīng)妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。密碼應(yīng)定期更換，以確保安全性。三、使用人員管理（一）責(zé)任人確定各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，指定專人作為保密柜的責(zé)任人，并將責(zé)任人名單報行政部門備案。（二）責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)保密柜的日常管理和使用，確保保密柜的正常運行。2.嚴(yán)格遵守保密制度，對保密柜內(nèi)的文件、資料和物品進(jìn)行妥善保管，防止泄露。3.定期檢查保密柜的安全狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.配合行政部門和其他相關(guān)部門的檢查和審計工作，提供必要的信息和資料。（三）人員變動管理1.當(dāng)保密柜責(zé)任人因工作調(diào)動、離職等原因發(fā)生變動時，原責(zé)任人應(yīng)及時將保密柜的鑰匙、密碼等相關(guān)信息交接給新責(zé)任人，并報行政部門備案。2.交接過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，雙方簽字確認(rèn)，以確保交接的完整性和準(zhǔn)確性。四、文件資料存儲管理（一）存儲范圍保密柜主要用于存儲公司的機密文件、合同、協(xié)議、技術(shù)資料、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等需要保密的物品。（二）分類存放1.責(zé)任人應(yīng)將保密柜內(nèi)的文件、資料和物品按照類別、重要程度等進(jìn)行分類存放，并建立清晰的目錄索引，便于查找和管理。2.不同類別的文件應(yīng)分開存放，避免混淆。對于重要且緊急的文件，應(yīng)放置在易于取用的位置。（三）標(biāo)識與登記1.每份文件、資料和物品應(yīng)在顯著位置粘貼標(biāo)識，注明名稱、日期、密級等信息。2.同時，責(zé)任人應(yīng)建立保密柜使用登記臺賬，詳細(xì)記錄文件、資料和物品的存入、取出時間、名稱、數(shù)量、經(jīng)手人等信息。五、保密柜的開啟與關(guān)閉（一）開啟程序1.責(zé)任人使用自己保管的鑰匙或輸入密碼開啟保密柜。2.開啟保密柜前，應(yīng)檢查周圍環(huán)境是否安全，確保無人窺視。（二）關(guān)閉程序1.使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)及時將保密柜內(nèi)的物品整理歸位。2.關(guān)閉保密柜時，應(yīng)確保柜門關(guān)閉嚴(yán)密，并檢查鑰匙、密碼等是否妥善保管。六、訪問權(quán)限管理（一）授權(quán)訪問1.只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問保密柜。未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自開啟保密柜。2.如需訪問保密柜內(nèi)的文件、資料和物品，應(yīng)提前向責(zé)任人提出申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由責(zé)任人陪同方可進(jìn)行訪問。（二）審批流程1.訪問申請應(yīng)填寫《保密柜訪問申請表》，注明訪問目的、訪問時間、訪問內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的申請表交保密柜責(zé)任人留存。（三）陪同訪問1.在授權(quán)人員訪問保密柜時，責(zé)任人應(yīng)全程陪同，并確保訪問過程的安全和合規(guī)。2.陪同人員應(yīng)監(jiān)督訪問人員的操作，防止其擅自復(fù)制、篡改或泄露保密柜內(nèi)的信息。七、保密柜的維護(hù)與保養(yǎng)（一）定期檢查1.責(zé)任人應(yīng)每周對保密柜進(jìn)行一次外觀檢查，查看柜門、鎖具、密封膠條等是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。2.行政部門應(yīng)每月對保密柜進(jìn)行一次全面檢查，包括安全性能、存儲環(huán)境等方面的檢查，確保保密柜的正常運行。（二）清潔與保養(yǎng)1.定期對保密柜進(jìn)行清潔，保持柜體表面的干凈整潔。2.根據(jù)保密柜的使用情況，適時對鎖具、鉸鏈等部件進(jìn)行潤滑和保養(yǎng)，確保其靈活好用。（三）故障維修1.當(dāng)保密柜出現(xiàn)故障時，責(zé)任人應(yīng)及時報告行政部門。行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。2.維修期間，應(yīng)對保密柜內(nèi)的文件、資料和物品進(jìn)行妥善轉(zhuǎn)移和保管，確保其安全。八、保密監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立保密監(jiān)督小組，定期對保密柜的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督小組有權(quán)查閱保密柜使用登記臺賬、文件資料存儲情況等相關(guān)記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）定期檢查1.行政部門應(yīng)每季度組織一次對保密柜管理制度執(zhí)行情況的全面檢查，檢查內(nèi)容包括保密柜的配置、使用、維護(hù)、人員管理等方面。2.檢查結(jié)束后，行政部門應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用保密柜的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反保密制度導(dǎo)致公司機密信息泄露，給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定公司應(yīng)制定保密柜應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等緊急情況下的應(yīng)對措施和流程。（二）應(yīng)急演練定期組織保密柜應(yīng)急演練，提高相關(guān)人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）緊急情況處理1.當(dāng)發(fā)生緊急情況時，保密柜責(zé)任人應(yīng)立即采取措施保護(hù)保密柜內(nèi)的文件、資料和物品，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的要求，組織人員進(jìn)行搶險救援、信息保護(hù)等工作，最大限度地減少損失。十、培訓(xùn)與教育（一）新員工培訓(xùn)1.新員工入職時，應(yīng)接受保密柜管理制度的培訓(xùn)，了解保密柜的重要性、使用方法和管理要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密制度、保密柜操作流程、信息安全意識等方面。（二）定期培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織保密柜使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，不