監(jiān)獄文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)獄文件資料管理，確保文件資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障監(jiān)獄各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)獄內(nèi)各部門、各崗位在工作中形成或使用的各類文件資料，包括但不限于法規(guī)政策文件、獄政管理文件、教育改造文件、安全管理文件、人事管理文件、財務(wù)管理文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：監(jiān)獄設(shè)立專門的文件資料管理部門或崗位，對全獄文件資料進行集中統(tǒng)一管理，確保文件資料的歸口清晰、流向明確。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)人為本部門文件資料管理的第一責(zé)任人，負責(zé)本部門文件資料的收集、整理、保管和歸檔工作，并接受監(jiān)獄文件資料管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.規(guī)范標(biāo)準原則：文件資料的管理應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，建立健全文件資料管理制度和流程，確保文件資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化。4.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件資料的安全保密管理，防止文件資料的泄露、丟失和損壞，確保監(jiān)獄工作的安全與穩(wěn)定。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.法規(guī)政策類：包括國家法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)規(guī)范等。2.獄政管理類：涉及監(jiān)獄行政管理、罪犯管理、獄情分析等方面的文件資料。3.教育改造類：有關(guān)罪犯教育教學(xué)、心理矯治、職業(yè)技能培訓(xùn)等方面的文件。4.安全管理類：涵蓋監(jiān)獄安全防范、應(yīng)急處置、設(shè)施設(shè)備管理等內(nèi)容的資料。5.人事管理類：包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等文件。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、收支管理、審計等方面的文件。7.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）編號1.編號規(guī)則采用“年份+類別代碼+順序號”的編號方式。例如：2023YZ001，表示2023年獄政管理類第1號文件。2.類別代碼法規(guī)政策類FG獄政管理類YZ教育改造類JY安全管理類AQ人事管理類RS財務(wù)管理類CW其他類QT三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.監(jiān)獄各部門在工作中應(yīng)按照職責(zé)分工，及時、準確地形成各類文件資料。文件資料的內(nèi)容應(yīng)真實、完整、規(guī)范，符合法律法規(guī)和監(jiān)獄工作要求。2.文件資料的起草應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和字體，注明起草部門、起草人、日期等信息。重要文件資料應(yīng)經(jīng)過嚴格的審核和審批程序。（二）文件資料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件資料的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的文件資料及時、完整地收集齊全。2.對于上級機關(guān)下發(fā)的文件資料，由監(jiān)獄辦公室負責(zé)統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)給相關(guān)部門。3.在工作中形成的外來文件資料，如合作協(xié)議、信函等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集，并交至監(jiān)獄文件資料管理部門統(tǒng)一管理。四、文件資料的整理與歸檔（一）整理1.文件資料收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準進行整理。對于同一類別的文件資料，應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排序。2.對文件資料進行編號、編目，填寫文件資料目錄清單，注明文件資料的編號、名稱、日期、來源等信息，確保文件資料的標(biāo)識清晰、便于查找。3.對文件資料的紙張、格式進行檢查，對于不符合要求的文件資料，應(yīng)進行必要的整理和修復(fù)。如文件資料紙張破損、字跡模糊等，應(yīng)進行復(fù)印、掃描等處理，確保文件資料的可讀性。（二）歸檔1.整理后的文件資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過文件資料形成后的一個月。2.文件資料應(yīng)按照年度、類別進行分類歸檔，存放在專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案索引。3.電子文件資料應(yīng)按照電子檔案管理要求進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子文件資料的安全存儲和有效利用。電子文件資料應(yīng)與紙質(zhì)文件資料同步歸檔，并保證兩者內(nèi)容的一致性。五、文件資料的保管（一）保管場所1.監(jiān)獄應(yīng)設(shè)立專門的文件資料檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全保管條件。2.檔案室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、存儲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保文件資料的安全存放。（二）保管期限1.文件資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和監(jiān)獄工作實際需要確定。一般分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。2.對于具有重要歷史價值、法律依據(jù)或長期查考利用價值的文件資料，應(yīng)永久保存。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對文件資料進行檢查和清點，確保文件資料的數(shù)量準確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.對電子文件資料應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，要定期對電子文件資料進行維護和更新，確保電子文件資料的可讀性和可用性。3.文件資料的查閱和借閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行登記，不得擅自將文件資料帶出檔案室。對借閱的文件資料，借閱人應(yīng)妥善保管，按時歸還。如文件資料在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.監(jiān)獄內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料時，應(yīng)填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱的文件資料名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到監(jiān)獄文件資料管理部門查閱。2.文件資料管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的文件資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件資料名稱及編號等內(nèi)容。3.查閱文件資料時，查閱人應(yīng)在指定的地點進行，不得在文件資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印文件資料，應(yīng)經(jīng)文件資料管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。（二）借閱1.監(jiān)獄內(nèi)部人員因工作需要借閱文件資料時，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱的文件資料名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報監(jiān)獄分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件資料管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的借閱申請表，辦理文件資料借閱手續(xù)，并將借閱的文件資料交付借閱人。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱文件資料名稱及編號、預(yù)計歸還時間等內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如借閱人在借閱期間因工作變動等原因不再需要借閱文件資料時，應(yīng)及時歸還文件資料管理部門。4.非監(jiān)獄內(nèi)部人員查閱或借閱文件資料時，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)獄相關(guān)規(guī)定，履行嚴格的審批手續(xù)，并由監(jiān)獄相關(guān)部門人員陪同查閱或借閱。七、文件資料的保密與銷毀（一）保密1.監(jiān)獄工作人員應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和監(jiān)獄保密制度，對涉及監(jiān)獄工作秘密、罪犯個人隱私等文件資料進行保密。2.在文件資料的形成、處理、傳遞、存儲、使用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。如對涉密文件資料進行加密存儲、限制查閱范圍、使用專用存儲設(shè)備等。3.涉及國家機密或監(jiān)獄重要機密的文件資料，應(yīng)按照國家保密規(guī)定進行管理，嚴格控制知悉范圍和傳遞渠道。對接觸和處理涉密文件資料的人員，應(yīng)進行嚴格的保密審查，并簽訂保密責(zé)任書。（二）銷毀1.文件資料超過保管期限或已失去保存價值時，應(yīng)及時進行銷毀。銷毀文件資料應(yīng)填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報監(jiān)獄分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件資料管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的銷毀申請表，組織專人對文件資料進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件資料無法恢復(fù)。3.對銷毀的文件資料應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀文件資料名稱及編號、數(shù)量、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。八、文件資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.監(jiān)獄文件資料管理部門應(yīng)定期對各部門文件資料管理情況進行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反文件資料管理制度的行為，應(yīng)按照監(jiān)獄有關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）考核1.建立文件資料管理工作考核機制，將文件資料管理工作納入各部門年度工作考核內(nèi)容?？己酥笜?biāo)包括文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性、及時性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對在文件資料管理工作中表現(xiàn)突出的部門