ICS03.080.30ICS03.080.30CCSA12DB43/T2885—2023黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范SpecificationforconferenceserviceofPartyandgovernmentorganizationsI Ⅲ 1 1 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 5 5 5 6 7 7 8 9 請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。1黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)conferenceserviceofPartyandgovernmentorganiz24.1.2應(yīng)具備良好的個(gè)人素質(zhì)、服務(wù)技能和良好的儀態(tài)儀表，儀態(tài)儀表4.1.4應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不應(yīng)泄露會(huì)議內(nèi)容，不應(yīng)翻錄和私留會(huì)議材料。涉密會(huì)議服務(wù)人員還應(yīng)4.2.1會(huì)前應(yīng)做好參會(huì)人員車輛通行、停放4.2.3協(xié)助有需要的參會(huì)人員預(yù)訂車票或機(jī)票時(shí)，應(yīng)了解人數(shù)、時(shí)間、車次或航班號(hào)等相關(guān)信息。4.2.4為有需要的參會(huì)人員提供接送站協(xié)助服務(wù)時(shí)，應(yīng)確認(rèn)接送時(shí)間、地點(diǎn)、接送人員名單、接送車輛等信息，為接送車輛預(yù)留停車位，并做好停車引導(dǎo)工4.3.1主辦方有通信保障服務(wù)需求時(shí)應(yīng)按要求提供服務(wù)，包括但不a）協(xié)助主辦方與通信運(yùn)營商及相關(guān)部門做好通信保障的協(xié)4.3.2主辦方有醫(yī)療保障服務(wù)需求時(shí)應(yīng)按要求提供服務(wù)，包括但不a）協(xié)助主辦方與醫(yī)療保障機(jī)構(gòu)做好醫(yī)療保障的協(xié)4.4.2設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)能3 4.5.1應(yīng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，按應(yīng)急預(yù)案制定相關(guān)處置措施，必要時(shí)配合相關(guān)部門處理。突4.5.2應(yīng)按消防要求配備消防設(shè)施設(shè)備和器材，定期4.5.4會(huì)前應(yīng)做好會(huì)場設(shè)施設(shè)備安全隱患排4.5.5應(yīng)做好信息安全工作。提供涉密會(huì)議服務(wù)5.1.2電話預(yù)訂時(shí)，應(yīng)及時(shí)接聽電話，主動(dòng)熱情問候并使用規(guī)范用語；如未及時(shí)接聽電話時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ?.1.3現(xiàn)場預(yù)訂時(shí)，應(yīng)熱情接待，主動(dòng)介紹情況，陪同主辦方聯(lián)系人到現(xiàn)場進(jìn)行考察，協(xié)助主辦方策5.3.1.2應(yīng)按主辦方要求進(jìn)行會(huì)議室布局，對(duì)于桌、椅擺放有特殊要求的，在確認(rèn)需求后，應(yīng)制定專5.3.1.4布置涉密會(huì)議會(huì)場時(shí)，應(yīng)根據(jù)主辦方的自助茶水服務(wù)要求擺放水壺或包裝飲用水5.3.1.7如遇下雨，宜配備雨具，宜提供存放5.3.2.2主辦方有驗(yàn)收要求時(shí)，服務(wù)方應(yīng)在完成會(huì)場布置后，及時(shí)通知主辦45.4.1.3服務(wù)人員應(yīng)指引參會(huì)人員簽到，并協(xié)助參會(huì)人員找到相應(yīng)座位；有候會(huì)室時(shí)可引導(dǎo)參會(huì)人員5.4.2.4續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)整齊有序退出會(huì)場，并關(guān)好5.4.4.2會(huì)議開始后，服務(wù)人員應(yīng)婉拒任何與會(huì)議無關(guān)的來訪行為，特殊情況與主辦方聯(lián)系；應(yīng)根據(jù)5.4.4.3應(yīng)按主辦方要求安排服務(wù)人員在會(huì)場內(nèi)外值守、關(guān)注會(huì)場動(dòng)態(tài)，參會(huì)人員提出合理需求時(shí)應(yīng)b）為臨時(shí)參會(huì)人員提供座椅、飲水及其他與會(huì)議有關(guān)的服務(wù)；5.4.4.4應(yīng)保持通道、洗手間等5.4.4.5應(yīng)有設(shè)備調(diào)試員現(xiàn)場值5.5.1.1會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)到達(dá)會(huì)議室門口，為參會(huì)人員開門，并立于門口兩側(cè)，保持標(biāo)準(zhǔn)站5 5.5.2.2會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場，整理內(nèi)容包5.5.3.1應(yīng)登記遺留物品的具體時(shí)間、地點(diǎn)、單位、拾獲人等信息。應(yīng)給遺留物品貼上標(biāo)簽，并標(biāo)明5.5.3.2應(yīng)將遺留物品的相關(guān)信息告知主辦方，認(rèn)領(lǐng)人接收遺留物品時(shí)應(yīng)簽5.6.1設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家能效限定值、能效等級(jí)要求；宜使用節(jié)能節(jié)水技5.6.2參會(huì)人員使用的杯具、毛巾等宜選擇可循環(huán)使用的物品，可循環(huán)使用物品應(yīng)做好消5.6.3會(huì)議消耗用品宜選擇可回收材5.6.6對(duì)于空調(diào)設(shè)備的開啟和溫度設(shè)置，夏季應(yīng)不低于26℃,冬季應(yīng)不高于20℃。e）設(shè)備調(diào)試員宜提前半天以上做好會(huì)議系統(tǒng)f）服務(wù)方應(yīng)準(zhǔn)備好話筒、雙流接口、雙流接口轉(zhuǎn)換器6b）設(shè)備調(diào)試員應(yīng)根據(jù)會(huì)場音視頻情況，實(shí)時(shí)做好相應(yīng)的微調(diào)工作；c）會(huì)議中發(fā)生故障時(shí)，設(shè)備調(diào)試員應(yīng)優(yōu)先保障a）憲法宣誓儀式現(xiàn)場布置應(yīng)莊重、嚴(yán)肅，準(zhǔn)備中華人民共和國國歌官方錄音版c）應(yīng)在簽約臺(tái)鋪放臺(tái)布，臺(tái)布平整、干凈，四角自然下垂，前邊下垂長度應(yīng)離地面約兩把主簽人座椅擺放于簽約臺(tái)中央兩側(cè)，兩椅相距1m左右；簽約臺(tái)與大屏幕之間應(yīng)留有余f）應(yīng)提前與簽約儀式主辦方溝通，根據(jù)需求進(jìn)行簽約至主簽人后方互換文本，并再次打開文本遞給主簽人，引導(dǎo)主簽人完7 b）應(yīng)按頒獎(jiǎng)順序擺放獎(jiǎng)狀和（或）獎(jiǎng)杯；d）領(lǐng)獎(jiǎng)人員上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)站在主席臺(tái)的退場一側(cè)，等待引導(dǎo)領(lǐng)f）每次頒獎(jiǎng)結(jié)束后，應(yīng)提醒獲獎(jiǎng)人員向同一方向移動(dòng)半步，與頒獎(jiǎng)嘉賓b）應(yīng)根據(jù)主辦方的要求，配置會(huì)場話筒擴(kuò)音、錄音錄像設(shè)備及其他相關(guān)設(shè)施設(shè)備；新聞媒體桌簽、茶水、布置合理的攝像機(jī)位及配備數(shù)量足夠的移a）應(yīng)協(xié)助主辦方提前告知參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜b）應(yīng)放置桌簽及雙方參會(huì)人員名單，涉外會(huì)見應(yīng)印制雙方語言的桌簽；87.1應(yīng)通過投訴電話、投訴意見薄、互聯(lián)網(wǎng)等方式暢通投訴渠道?，F(xiàn)場投訴應(yīng)記錄并聯(lián)系相應(yīng)負(fù)責(zé)人7.2應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型設(shè)計(jì)滿意度調(diào)查表，在7.3應(yīng)定期對(duì)投訴和滿意度調(diào)查進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，根據(jù)分9A.1.1.2女士身著裙裝時(shí)，西裙不挽袖；按要求佩戴統(tǒng)一的領(lǐng)帶或領(lǐng)結(jié)，領(lǐng)帶下端處于皮帶扣中間，領(lǐng)結(jié)A.1.4襪子A.1.5飾品A.1.6妝容A.2.1.1女士站立時(shí)上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；右手握左手四指骨根部位，放于小握腕部，形成跨立式。腳跟并攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個(gè)拳頭的寬度；或雙腳平行分 A.2.4蹲姿A.2.5鞠躬行鞠躬招呼禮時(shí)，上身傾斜角度約為15°左右，點(diǎn)頭致意；行鞠躬迎客禮時(shí)，眼睛平視看對(duì)方，A.2.6.1為參會(huì)人員引導(dǎo)時(shí)，走在參會(huì)人員側(cè)前方，距離A.2.6.3上下樓梯靠右行走，上樓時(shí)請(qǐng)參會(huì)人員先行，下樓時(shí)在參會(huì)人員前方引導(dǎo)。A.2.6.4進(jìn)出電梯時(shí)會(huì)議服務(wù)人員先進(jìn)A.2.8.1使用服務(wù)用語“您好”“請(qǐng)”“謝謝”“對(duì)不起”“再見”等。A.2.8.2使用普通話服務(wù)，熟練掌握本地方言聽說能力，具備簡單的外語對(duì)話能力。A.2.8.3用語完整準(zhǔn)確，語音清晰，語氣平和，語調(diào)熱情，語速平穩(wěn)，語境專業(yè)，語言簡潔明了。A.2.8.4與參會(huì)人員見面時(shí)，主動(dòng)打招呼問好?；卮饏?huì)人員詢問時(shí)，A.2.8.5接聽電話時(shí)，主動(dòng)報(bào)出崗位，致以問候，再征詢參會(huì)人員要求。參會(huì)人員未聽清時(shí)，重復(fù)講A.2.9.1接遞物品宜用雙手，特A.2.9.2主動(dòng)走近參會(huì)人員，直接接過物品或?qū)⑽锲愤f到對(duì)方手中。A.2.9.3遞物品時(shí)文字物品正面面對(duì)參會(huì)人員，物品尖銳部位面向自己或他處，留有對(duì)方方便接取的會(huì)議現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)宜第一時(shí)間聯(lián)系會(huì)議主辦方負(fù)責(zé)人，說明原因并表達(dá)歉意。c）保持消防通道暢通，協(xié)助做好消防車進(jìn)入火災(zāi)現(xiàn)b）改用座式無線話筒（帶支架的手持話筒B.2.3.4投影儀等視頻設(shè)備無法使用時(shí)，宜采取b）關(guān)閉視頻設(shè)備（含周邊設(shè)備）電源后重啟；a）服務(wù)人員現(xiàn)場攔截，攔截過程中，注意禮節(jié)禮貌，文明用語，避免影響會(huì)議進(jìn)行或激怒來b）維護(hù)好現(xiàn)場秩序，保持周圍空氣流通；b）通知電梯維護(hù)保養(yǎng)單位或撥打電梯應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)服務(wù)熱線；b）不能當(dāng)場處置的，通知主辦方負(fù)責(zé)人□上午~:□下午~:□晚上~:1□是：安保要求()2是否預(yù)留貴賓車位；貴賓專車路線34是否有保密要求，是否需要屏蔽□手機(jī)屏蔽柜：數(shù)量()56擺放位置()7擺放位置()89表C.1會(huì)議預(yù)訂表續(xù)）□是：數(shù)量()□是：數(shù)量()□階梯型□其他()是否需要協(xié)助制作與懸掛橫幅/□是：橫幅/字幕內(nèi)容()□是：會(huì)標(biāo)內(nèi)容()□是：擺放數(shù)量()擺放位置()擺放物品()□是：擺放數(shù)量()擺放位置()合影座椅數(shù)量()□是座椅數(shù)量()□是：擺放數(shù)量()擺放位置()□是：□白板擺放數(shù)量()□白板擺放位置()□是：數(shù)量()□是：數(shù)量()□是：數(shù)量（）品種()□是：數(shù)量()□是：數(shù)量()表C.1會(huì)議預(yù)訂表續(xù)）□是：續(xù)水間隔時(shí)間()會(huì)議期間是否需要服務(wù)人員在場會(huì)議是否分階段，參會(huì)人員是否□是：座位變動(dòng)情況()□是：外賓使用語言()是否需要提供其他物品（殘疾人1（2）墻面、天花板、頂角、轉(zhuǎn)角及墻踢腳等23456（3）應(yīng)定期用專業(yè)清洗劑清洗水池及周圍，E.1.1排在第一位的參會(huì)人員居中而E.1.2座位數(shù)為奇數(shù)時(shí)，排在第一位的參會(huì)人員居中而坐；以此為基點(diǎn)，其余參會(huì)人員以居中者的左E.1.4有多排座位時(shí)，每排座位以居中者為基點(diǎn)，其余參會(huì)人員以居中者的左手方為第一順序，一左31243124531246312465 b）上方視人數(shù)情況可向兩側(cè)延伸；還可以在兩側(cè)后面再增加排座，兩側(cè)宜只增加一排座位；A12A14A16A10A12A14A16A10A13A15A17A11會(huì)場布置1（1）會(huì)場主要通道和各功能區(qū)設(shè)置會(huì)議指示標(biāo)識(shí)。指示標(biāo)識(shí)便于識(shí)別和理解，圖形符23主席臺(tái)4（1）使用黨徽、黨旗、國旗、國徽、中國人民政治協(xié)商會(huì)議會(huì)徽等徽章和旗幟時(shí)，相567桌椅8（2）桌椅擺放后采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)：桌子一條線；椅子一條線，椅子距離桌沿9用品（4）對(duì)于中空型（含回字型）、U型、課桌式（教學(xué)式）等會(huì)議室布局，桌簽宜距話筒用品（3）會(huì)議資料與記錄紙擺放在一起；宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)（1）擺放茶杯前仔細(xì)檢查每個(gè)茶杯是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損的茶杯及時(shí)更換；茶（2）斟倒第1次茶水后采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)：茶杯擺放一條線，杯把朝右斜下方（2）毛巾溫?zé)崞秸鍧崯o損，用毛巾夾夾起毛巾12（1）話筒數(shù)量滿足會(huì)議需要；多人使用話34G.2.1.2對(duì)主席臺(tái)燈光，單獨(dú)檢查開放投影時(shí)的燈光效果，G.2.2.1檢查時(shí)序電源、調(diào)音臺(tái)、混音器、音頻處理器、功放、揚(yáng)聲器、會(huì)議電腦、高清混合矩陣運(yùn) G.2.2.3用音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音G.2.2.4測試話筒的聲音是否正常；逐個(gè)調(diào)試話筒音量，以不同位置、最遠(yuǎn)的距