行政檔案安全保管責(zé)任制度?

行政檔案安全保管責(zé)任制度一、總則1.目的：為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案的安全保管，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和保密性，明確各相關(guān)人員在檔案保管過(guò)程中的責(zé)任，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于本賓館內(nèi)所有涉及行政檔案保管工作的部門和人員。3.基本原則：行政檔案的安全保管應(yīng)遵循“預(yù)防為主、防治結(jié)合、明確責(zé)任、嚴(yán)格管理”的原則，確保檔案不受損壞、丟失、泄密等威脅。二、檔案保管責(zé)任主體及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善行政檔案安全保管的具體措施和操作流程，并確保其有效執(zhí)行。-對(duì)全賓館行政檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案保管的各項(xiàng)規(guī)章制度和檔案管理系統(tǒng)。-定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管過(guò)程中存在的安全隱患。-組織開(kāi)展檔案保管人員的培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)水平和安全責(zé)任意識(shí)。-負(fù)責(zé)與其他部門協(xié)調(diào)溝通，確保檔案的收集、整理、歸檔等工作順利進(jìn)行，保障檔案的及時(shí)、完整入庫(kù)。-對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等導(dǎo)致的檔案安全事故進(jìn)行應(yīng)急處理，采取有效措施減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)-全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，確保檔案保管工作符合國(guó)家法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定。-制定檔案管理部門的工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行。-協(xié)調(diào)與其他部門之間的關(guān)系，爭(zhēng)取各方面對(duì)檔案保管工作的支持和配合。-對(duì)檔案保管工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策，及時(shí)處理檔案保管過(guò)程中的違規(guī)行為和安全事故。-定期向賓館管理層匯報(bào)檔案保管工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）檔案保管人員1.基本職責(zé)-嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和操作流程，對(duì)行政檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、裝訂、上架等保管工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。-負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括庫(kù)房的清潔衛(wèi)生、溫濕度控制、防蟲防霉防火等工作，定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。-對(duì)檔案的出入庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理，做好檔案的接收、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案的流向清晰、可追溯。-及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等情況，如遇重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。-協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份、存儲(chǔ)和安全管理，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。-保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.具體工作要求-在檔案接收環(huán)節(jié)，認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，確保與移交清單一致。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通并要求整改。-在檔案借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照借閱制度辦理借閱手續(xù)，審核借閱申請(qǐng)，明確借閱期限和歸還要求。對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無(wú)損。-在檔案日常保管過(guò)程中，每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，記錄庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等情況。發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施處理，并做好詳細(xì)記錄。-定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。-積極參加檔案管理部門組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和安全責(zé)任意識(shí)。（三）檔案形成部門1.部門職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。-在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。-配合檔案管理部門對(duì)涉及本部門的檔案進(jìn)行查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。-對(duì)本部門檔案保管情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題，確保檔案安全。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)-組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，提高檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。-對(duì)本部門檔案收集、整理和移交工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。-協(xié)調(diào)本部門與檔案管理部門之間的關(guān)系，解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。-對(duì)本部門檔案保管工作中的違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理，對(duì)造成檔案損失的人員追究責(zé)任。（四）賓館管理層1.職責(zé)-重視行政檔案安全保管工作，將其納入賓館整體管理工作體系，提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。-制定檔案管理工作的方針和政策，確保檔案保管工作符合賓館的發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求。-對(duì)檔案管理部門提交的檔案保管工作重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，如檔案庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、制度修訂等。-監(jiān)督各部門履行檔案保管責(zé)任，對(duì)檔案保管工作中成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案保管制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。三、檔案保管環(huán)境與設(shè)施設(shè)備管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選址在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、便于安全管理的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品存放地。2.庫(kù)房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等性能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)賓館檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理規(guī)劃，確保有足夠的空間存放檔案。3.庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)進(jìn)行合理布局，劃分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，便于管理和操作。（二）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保庫(kù)房溫度保持在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%-60%之間。2.檔案保管人員應(yīng)每天定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度情況，如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)控措施。在高溫、高濕季節(jié)或極端天氣條件下，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房溫濕度的監(jiān)測(cè)和調(diào)控頻率。（三）防火防盜措施1.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量且符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的防火標(biāo)志和疏散指示標(biāo)志，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練。2.安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，包括門禁系統(tǒng)、紅外探測(cè)器、視頻監(jiān)控等設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的身份識(shí)別技術(shù)，嚴(yán)格限制人員出入，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入庫(kù)房。3.檔案庫(kù)房的門窗應(yīng)采用堅(jiān)固的防盜門窗，窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄，防止外部人員非法進(jìn)入。（四）防蟲防霉措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、雜物等積累滋生害蟲和霉菌。2.在檔案架上放置適量的防蟲防霉藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，并定期更換，以防止檔案遭受蟲害和霉變。同時(shí)，應(yīng)注意藥品的使用安全，避免對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)新入庫(kù)的檔案，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和消毒處理，防止帶入害蟲和霉菌。對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)蟲害或霉變的檔案，應(yīng)及時(shí)采取隔離、處理措施，防止病害蔓延。（五）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與更新1.建立檔案保管設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理制度，明確設(shè)施設(shè)備的維護(hù)責(zé)任人和維護(hù)周期。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。如設(shè)施設(shè)備損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或已達(dá)到使用年限，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更新，確保檔案保管工作不受影響。3.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和更新情況進(jìn)行記錄和歸檔，作為設(shè)施設(shè)備管理的重要依據(jù)。四、檔案保管流程與操作規(guī)范（一）檔案收集1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類行政文件、資料、圖表等檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的紙張、雜物等，對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源等信息。3.檔案形成部門應(yīng)定期將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和可追溯性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，并按照時(shí)間順序或其他合理方式進(jìn)行排列。2.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。對(duì)于重要的檔案或易損壞的檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案?jìng)浞?，并與紙質(zhì)檔案一同歸檔保存。3.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息，便于查找和管理。檔案上架時(shí)，應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序。（三）檔案借閱與歸還1.賓館內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人，并在檔案借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。4.外部單位或人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)賓館管理層批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)與借閱單位或人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息安全。（四）檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，或因其他原因需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行鑒定和審核，編制檔案銷毀清單，報(bào)經(jīng)賓館管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方法，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等操作。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)作為檔案保管工作的重要資料進(jìn)行歸檔保存。五、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.檔案保管人員應(yīng)在日常工作中對(duì)檔案保管情況進(jìn)行自我監(jiān)督，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正自身工作中的問(wèn)題。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案保管人員的工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，檢查檔案保管的各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每季度一次。檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案整理與存放情況、檔案借閱與歸還記錄等方面。2.在檢查過(guò)程中，應(yīng)填寫詳細(xì)的檢查記錄表，記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和整改建議。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。3.檢查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)撰寫檢查報(bào)告，向賓館管理層匯報(bào)檔案保管情況和檢查結(jié)果，提出改進(jìn)工作的建議和措施。（三）專項(xiàng)檢查1.在遇到重大節(jié)日、重要活動(dòng)或發(fā)生自然災(zāi)害、突發(fā)事件等特殊情況時(shí)，檔案管理部門應(yīng)組織專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查檔案的安全防范措施落實(shí)情況、應(yīng)急處理預(yù)案執(zhí)行情況等。2.針對(duì)檔案保管工作中出現(xiàn)的突出問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，如檔案數(shù)字化安全、檔案保密管理等，也應(yīng)適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入分析問(wèn)題原因，采取針對(duì)性的措施加以解決。3.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，對(duì)檢查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)和完善的具體措施，并跟蹤落實(shí)情況。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門或責(zé)任人下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門。2.對(duì)于違反檔案保管制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案安全事故，造成嚴(yán)重?fù)p失的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.對(duì)檔案保管工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，賓館應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)全體員工積極做好檔案保管工作。六、檔案安全應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由賓館管理層擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作。2.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)搶險(xiǎn)救援組、技術(shù)支持組、后勤保障組等應(yīng)急工作小組，明確各小組的職責(zé)和分工。搶險(xiǎn)救援組負(fù)責(zé)在緊急情況下對(duì)檔案進(jìn)行搶救和轉(zhuǎn)移；技術(shù)支持組負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和恢復(fù)；后勤保障組負(fù)責(zé)提供應(yīng)急物資和設(shè)備，保障應(yīng)急工作的順利進(jìn)行。（二）應(yīng)急響應(yīng)程序1.當(dāng)發(fā)生檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等情況時(shí)，發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，檔案管理部門接到報(bào)告后應(yīng)迅速核實(shí)情況，并立即向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。2.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，下達(dá)應(yīng)急處置指令，各應(yīng)急工作小組按照職責(zé)分工迅速開(kāi)展應(yīng)急處置工作。3.在應(yīng)急處置過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)政府部門報(bào)告事故情況，尋求支持和援助。同時(shí)，應(yīng)做好現(xiàn)場(chǎng)的保護(hù)和秩序維護(hù)工作，防止事故擴(kuò)大。（三）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)應(yīng)急處置：發(fā)生火災(zāi)時(shí)，搶險(xiǎn)救援組應(yīng)立即組織人員使用消防器材進(jìn)行滅火，并及時(shí)疏散周圍人員。同時(shí)，迅速轉(zhuǎn)移重要檔案至安全區(qū)域，避免檔案遭受火災(zāi)損失。技術(shù)支持組應(yīng)盡快切斷電源，防止電氣火災(zāi)蔓延，并協(xié)助搶救電子檔案數(shù)據(jù)。后勤保障組應(yīng)及時(shí)提供滅火器材和其他應(yīng)急物資，保障滅火工作的順利進(jìn)行。2.水災(zāi)應(yīng)急處置：如遇水災(zāi)，搶險(xiǎn)救援組應(yīng)立即組織人員對(duì)檔案進(jìn)行緊急轉(zhuǎn)移，將檔案搬運(yùn)至地勢(shì)較高、干燥的地方。對(duì)被水浸泡的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和干燥處理，防止檔案損壞和霉變。技術(shù)支持組應(yīng)檢查電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否受損，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。后勤保障組應(yīng)提供排水設(shè)備和防護(hù)用品，協(xié)助搶險(xiǎn)救援工作。3.失竊應(yīng)急處置：發(fā)現(xiàn)檔案失竊后，應(yīng)立即保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)報(bào)警。搶險(xiǎn)救援組應(yīng)配合警方進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索和信息。同時(shí)，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確定失竊檔案的范圍和數(shù)量。技術(shù)支持組應(yīng)檢查檔案管理系統(tǒng)和電子檔案的安全性，防止失竊檔案信息泄露。后勤保障組應(yīng)提供必要的協(xié)助和支持，配合警方開(kāi)展工作。（四）后期處置1.應(yīng)急處置工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行評(píng)估和修復(fù)工作。對(duì)于能夠修復(fù)的檔案，應(yīng)盡快安排專業(yè)人員進(jìn)