某美容院采購申請審批制度

一、總則1.目的：為加強本美容院采購管理，規(guī)范采購申請審批流程，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障美容院運營所需物資及服務的及時供應，同時有效控制成本，提高運營效益，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于美容院全體員工涉及的所有采購申請及審批活動，包括但不限于美容產(chǎn)品、設備、辦公用品、營銷物資等各類物資采購以及外包服務采購等。3.基本原則：-符合企業(yè)文化與經(jīng)營理念：采購活動應遵循美容院“以顧客為中心，提供高品質(zhì)美容服務”的經(jīng)營理念，注重所采購物資和服務的質(zhì)量，確保能夠提升顧客滿意度。同時，秉持誠信、創(chuàng)新、合作的企業(yè)文化價值觀，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。-必要性原則：采購申請必須基于美容院實際運營需求，確保所采購的物資或服務是真正必要的，避免不必要的開支。-性價比原則：在保證物資質(zhì)量和服務水平的前提下，充分比較不同供應商的價格和服務，選擇性價比最高的采購方案，以提高運營效益。-流程規(guī)范原則：嚴格按照既定的采購申請審批流程進行操作，確保采購活動的規(guī)范化、標準化，提高工作效率和透明度。-數(shù)據(jù)安全原則：在采購過程中，涉及的供應商信息、采購合同、價格數(shù)據(jù)等敏感信息應嚴格保密，保障數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露給美容院帶來損失。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.采購申請部門：-職責：各部門根據(jù)自身工作需求，負責提出采購申請。詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計使用時間等信息，并對采購需求的必要性和合理性負責。同時，配合采購部門進行供應商的選擇、價格談判以及驗收等工作。-示例：美容服務部門根據(jù)顧客需求和項目開展情況，申請采購新的美容護理產(chǎn)品；前臺接待部門因業(yè)務需要，申請采購辦公用品等。2.采購部門：-職責：負責受理采購申請，對申請進行初步審核。根據(jù)采購需求，進行市場調(diào)研，篩選合適的供應商，組織供應商進行報價、談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等采購條款。負責簽訂采購合同，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，并組織相關(guān)部門進行驗收工作。同時，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，對供應商進行評估和管理。-示例：采購部門收到美容服務部門的采購申請后，對市場上相關(guān)美容護理產(chǎn)品的供應商進行調(diào)研，聯(lián)系多家供應商獲取報價，并組織談判，最終確定性價比最高的供應商并簽訂采購合同。3.審批部門：-職責：負責對采購申請進行審批。根據(jù)采購金額、重要性等因素，按照既定的審批權(quán)限進行審批。審批過程中，綜合考慮采購需求的合理性、預算安排、供應商選擇等因素，確保采購活動符合美容院整體利益。對于重大采購項目，組織相關(guān)部門進行論證和評審。-示例：對于金額較小的常規(guī)采購申請，由部門主管審批；對于金額較大或涉及重要業(yè)務的采購申請，需經(jīng)過店長或更高管理層審批。4.財務部門：-職責：負責審核采購申請的預算安排和資金使用情況。確保采購資金在預算范圍內(nèi)，并對采購合同的付款條款進行審核，監(jiān)督采購款項的支付，防止出現(xiàn)財務風險。同時，配合采購部門進行成本核算和分析，為采購決策提供財務支持。-示例：財務部門在審核采購申請時，核對該采購項目是否有相應的預算額度，對采購合同中的付款方式、付款期限等條款進行審核，確保資金安全和合理使用。5.質(zhì)量檢驗部門（如有）：-職責：負責對采購的物資進行質(zhì)量檢驗，確保所采購的物資符合美容院的質(zhì)量要求和標準。制定檢驗計劃和標準，對到貨物資進行檢驗、測試，出具檢驗報告。對于不合格物資，及時與采購部門溝通，協(xié)助處理退貨、換貨等事宜。-示例：質(zhì)量檢驗部門在美容產(chǎn)品到貨時，按照既定的質(zhì)量標準對產(chǎn)品的外觀、成分、功效等進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。三、管理流程1.采購申請?zhí)岢觯?各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細列出采購物資或服務的相關(guān)信息，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計使用時間、申請部門、申請人等內(nèi)容。-在填寫《采購申請表》時，應提供充分的依據(jù)說明采購需求的必要性，如業(yè)務拓展需要、現(xiàn)有物資損耗無法滿足工作等。對于需要更新或替換的物資，應注明原物資的使用情況和更換原因。-申請人將填寫完整的《采購申請表》提交給本部門主管進行初步審核。部門主管審核申請的合理性和必要性，確認無誤后簽字同意，再將申請表提交給采購部門。2.采購申請受理與初步審核：-采購部門收到各部門提交的《采購申請表》后，對申請表的內(nèi)容進行完整性和準確性審核。檢查申請表中各項信息是否填寫齊全，采購需求是否明確，質(zhì)量要求是否清晰等。-采購部門對采購申請進行初步的市場調(diào)研，了解所需采購物資或服務的市場供應情況、價格范圍等信息，評估采購的可行性。對于一些特殊規(guī)格或定制化的采購需求，采購部門應與申請部門進一步溝通，明確具體要求。-采購部門根據(jù)初步審核和調(diào)研情況，在《采購申請表》上填寫審核意見，如同意受理、需補充信息、建議調(diào)整采購方案等。對于同意受理的申請，將申請表提交給審批部門進行審批；對于需要補充信息的申請，及時反饋給申請部門，要求其在規(guī)定時間內(nèi)補充完善。3.采購申請審批：-審批部門收到采購部門提交的《采購申請表》后，根據(jù)既定的審批權(quán)限進行審批。審批權(quán)限根據(jù)采購金額、采購項目的重要性等因素劃分，具體如下：-采購金額在[X]元以下的常規(guī)采購項目，由部門主管審批。部門主管應綜合考慮本部門工作需求、預算安排等因素，做出審批決定。-采購金額在[X]元至[X]元之間的采購項目，由店長審批。店長在審批時，需從美容院整體運營角度出發(fā)，審核采購需求是否符合業(yè)務發(fā)展方向，預算是否合理等。-采購金額超過[X]元或涉及重大業(yè)務的采購項目，需經(jīng)過管理層會議討論通過后，由總經(jīng)理審批。對于此類重大采購項目，審批前應組織相關(guān)部門進行充分的論證和評審，確保采購決策的科學性和合理性。-審批部門在審批過程中，如對采購申請有疑問或需要進一步了解情況，可以要求采購部門或申請部門提供相關(guān)資料或進行說明。審批通過的申請，審批部門在《采購申請表》上簽字蓋章；審批不通過的申請，應注明原因并退回采購部門。4.供應商選擇與采購談判：-采購申請獲得審批通過后，采購部門根據(jù)采購需求和市場調(diào)研情況，篩選出至少[X]家符合要求的供應商。供應商的選擇應綜合考慮其信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素。-采購部門向選定的供應商發(fā)出采購詢價函，明確采購物資或服務的詳細要求、數(shù)量、交貨期等信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)提供報價。收到供應商的報價后，采購部門對各供應商的報價進行比較和分析，同時考慮其他商務條款，如付款方式、運輸方式等。-采購部門組織相關(guān)人員（如申請部門代表、財務人員等）與供應商進行采購談判。談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務等條款。通過談判，爭取最有利的采購條件，確保所采購的物資或服務能夠滿足美容院的需求，同時實現(xiàn)成本控制目標。-談判結(jié)束后，采購部門整理談判結(jié)果，形成《采購談判報告》，記錄談判過程、達成的采購條款等信息，并將報告提交給相關(guān)領導審批。審批通過后，確定最終的供應商。5.采購合同簽訂：-采購部門根據(jù)《采購談判報告》和審批意見，與最終確定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。-在簽訂合同前，采購部門應將合同草案提交給財務部門和法務部門（如有）進行審核。財務部門審核合同的付款條款、資金預算等內(nèi)容，確保合同符合財務規(guī)定和預算安排；法務部門審核合同的合法性、合規(guī)性，避免合同存在法律風險。-采購合同經(jīng)審核無誤后，由采購部門負責人與供應商代表簽字蓋章生效。采購部門將合同副本分發(fā)給申請部門、財務部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應的準備工作。6.采購訂單執(zhí)行與跟蹤：-采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同約定向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并及時發(fā)送給供應商確認。-采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應商溝通，了解物資的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨或存在其他問題，采購部門應及時采取措施，如要求供應商說明原因、協(xié)商調(diào)整交貨期等，并將相關(guān)情況及時反饋給申請部門和其他相關(guān)部門。-對于一些緊急采購需求，采購部門應與供應商協(xié)商加快訂單執(zhí)行速度，確保物資或服務能夠及時供應，滿足美容院的運營需求。7.驗收與入庫：-物資到貨前，采購部門應及時通知申請部門和質(zhì)量檢驗部門（如有）做好驗收準備工作。驗收人員根據(jù)采購合同、采購訂單和質(zhì)量標準等要求，對到貨物資進行驗收。-驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等方面。對于需要進行性能測試或檢驗的物資，質(zhì)量檢驗部門應按照相關(guān)標準進行測試和檢驗。驗收人員應如實填寫《驗收報告》，記錄驗收情況。-如驗收合格，驗收人員在《驗收報告》上簽字確認，物資辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《驗收報告》和采購訂單，核對物資的數(shù)量和規(guī)格，將物資妥善存放，并登記庫存臺賬。-如驗收發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗收人員應在《驗收報告》上詳細注明問題情況，并及時通知采購部門。采購部門負責與供應商溝通，協(xié)商解決退貨、換貨、補貨等事宜，并跟蹤處理結(jié)果。8.付款與結(jié)算：-財務部門根據(jù)采購合同和《驗收報告》，審核采購款項的支付申請。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和付款期限進行付款。付款時，應確保資金支付的安全和準確。-對于貨到付款的采購項目，財務部門在收到供應商的發(fā)票和《驗收報告》后，進行核對和審批，然后安排付款。對于預付款項的采購項目，財務部門在支付預付款時，應嚴格按照合同約定的比例和條件進行操作，并跟蹤后續(xù)的到貨和驗收情況。-采購完成后，財務部門對采購項目進行結(jié)算，核算采購成本，并與采購部門核對相關(guān)賬目。同時，將采購相關(guān)的發(fā)票、合同、驗收報告等資料進行整理歸檔，以備審計和查詢。四、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利：-申請采購權(quán)：員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程提出采購申請，以確保工作的順利開展。對于合理的采購需求，有獲得批準和及時采購的權(quán)利。-知情權(quán)：員工有權(quán)了解采購申請的審批進度、采購結(jié)果以及所采購物資或服務的相關(guān)信息，如供應商情況、價格、質(zhì)量等。采購部門和相關(guān)審批部門應及時向員工反饋采購申請的處理情況。-建議權(quán)：員工有權(quán)對采購工作提出合理化建議，包括供應商選擇、采購流程優(yōu)化、成本控制等方面。對于員工提出的合理建議，美容院應給予充分考慮和采納，并對提出有效建議的員工給予適當獎勵。2.員工義務：-準確申請義務：員工在提出采購申請時，應確保申請內(nèi)容準確、完整，真實反映工作需求。不得虛報、瞞報采購需求，不得將個人需求混入采購申請中。-配合義務：員工應積極配合采購部門和其他相關(guān)部門的工作，如提供必要的技術(shù)資料、協(xié)助進行供應商考察、參與驗收工作等。在采購過程中，如需要員工提供相關(guān)信息或協(xié)助，員工應及時響應并提供支持。-保密義務：員工在采購工作中知悉的供應商信息、采購價格、合同條款等敏感信息，應嚴格保密，不得泄露給外部人員或與工作無關(guān)的內(nèi)部人員。如有違反保密義務的行為，將按照美容院相關(guān)規(guī)定進行處理。3.供應商權(quán)利：-公平參與權(quán)：供應商有權(quán)在公平、公正、公開的原則下參與美容院的采購活動，提交報價和參與談判。美容院應給予所有符合條件的供應商平等的機會，不得歧視任何供應商。-獲取信息權(quán)：供應商有權(quán)獲取與采購項目相關(guān)的準確信息，如采購需求、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準等。采購部門應及時、準確地向供應商提供相關(guān)信息，以便供應商做出合理的報價和方案。-按時收款權(quán)：供應商按照采購合同約定履行義務后，有權(quán)按時獲得相應的貨款。美容院應按照合同約定的付款方式和付款期限及時支付款項，保障供應商的合法權(quán)益。4.供應商義務：-提供合格產(chǎn)品和服務義務：供應商應按照采購合同約定的質(zhì)量標準、規(guī)格、數(shù)量等要求，按時提供合格的物資或服務。如提供的產(chǎn)品或服務不符合合同要求，供應商應承擔相應的違約責任，負責退貨、換貨、補貨等處理，并賠償美容院因此遭受的損失。-遵守合同條款義務：供應商應嚴格遵守采購合同的各項條款，包括交貨期、付款方式、售后服務等約定。不得擅自變更合同條款，如有特殊情況需要變更，應提前與美容院協(xié)商并獲得書面同意。-保密義務：供應商在與美容院合作過程中知悉的美容院商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，應嚴格保密，不得泄露給第三方。如有違反保密義務的行為，供應商應承擔相應的法律責任。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制：-內(nèi)部審計監(jiān)督：財務部門定期對采購活動進行內(nèi)部審計，審查采購申請、審批流程、合同簽訂、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。檢查是否存在違規(guī)操作、浪費資金、利益輸送等問題，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購工作中的不足之處。內(nèi)部審計結(jié)果應形成報告，向管理層匯報。-管理層監(jiān)督：管理層對采購工作進行不定期檢查和監(jiān)督，了解采購流程的執(zhí)行情況、采購項目的進展以及供應商的合作情況等。對于重大采購項目，管理層應全程參與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保采購活動符合美容院的戰(zhàn)略目標和利益。-員工監(jiān)督：鼓勵員工對采購工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。員工如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在不正當行為、違反制度規(guī)定等情況，有權(quán)向相關(guān)部門反映。美容院應保護舉報人權(quán)益，對舉報屬實的員工給予適當獎勵。2.獎勵機制：-成本節(jié)約獎勵：對于在采購工作中通過合理談判、優(yōu)化采購方案等方式，為美容院節(jié)約采購成本的采購人員或團隊，給予一定比例的成本節(jié)約金額作為獎勵。獎勵金額根據(jù)實際節(jié)約成本的大小和貢獻程度確定。-創(chuàng)新貢獻獎勵：對在采購管理方面提出創(chuàng)新性建議并被采納，有效提高采購效率、提升服務質(zhì)量或降低風險的員工或團隊，給予表彰和獎勵。獎勵形式可以包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-優(yōu)秀供應商推薦獎勵：員工推薦的供應商經(jīng)評估后被認定為優(yōu)秀供應商，