律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理策略規(guī)定

一、總則1.目的：本規(guī)定旨在加強(qiáng)律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)管理，確保外包活動(dòng)在可控范圍內(nèi)進(jìn)行，保護(hù)律所利益、維護(hù)客戶權(quán)益，保障律所的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。2.適用范圍：本規(guī)定適用于律師事務(wù)所所有業(yè)務(wù)外包活動(dòng)及參與外包過程的全體員工，包括但不限于行政事務(wù)外包、法律研究輔助業(yè)務(wù)外包、信息技術(shù)支持外包等。3.遵循原則-合法性原則：業(yè)務(wù)外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保外包合同的合法有效。-風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)業(yè)務(wù)外包可能產(chǎn)生的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估與分析，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。-成本效益原則：在選擇外包商和開展外包業(yè)務(wù)時(shí)，充分權(quán)衡外包成本與預(yù)期效益，確保外包活動(dòng)能夠提升律所的運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)濟(jì)效益。-保密原則：對(duì)于外包過程中涉及的律所機(jī)密信息、客戶信息等，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.外包管理委員會(huì)-組成：由律所合伙人、主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，是業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理的決策機(jī)構(gòu)。-職責(zé)：制定業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略規(guī)劃與政策；審批重大業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目；協(xié)調(diào)解決外包過程中的重大風(fēng)險(xiǎn)問題；監(jiān)督外包風(fēng)險(xiǎn)管理工作的執(zhí)行情況。2.外包業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)提出業(yè)務(wù)外包需求；篩選、評(píng)估和推薦外包商；起草和簽訂外包合同；跟蹤外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況；及時(shí)反饋外包過程中出現(xiàn)的問題并提出解決方案。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門-職責(zé)：建立和完善業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理制度與流程；對(duì)業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)控；制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)體系；協(xié)助外包業(yè)務(wù)部門處理風(fēng)險(xiǎn)事件；定期向管理層匯報(bào)業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)狀況。4.合規(guī)部門-職責(zé)：審查外包合同的合法性與合規(guī)性；監(jiān)督外包活動(dòng)是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范；對(duì)外包過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理；提供法律合規(guī)方面的咨詢和支持。三、管理流程1.外包需求提出-各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，結(jié)合自身資源狀況，提出業(yè)務(wù)外包需求，并填寫《業(yè)務(wù)外包需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、范圍、目標(biāo)、預(yù)期效果等。-將《業(yè)務(wù)外包需求申請(qǐng)表》提交至外包管理委員會(huì)進(jìn)行初步審核，審核通過后進(jìn)入外包商選擇階段。2.外包商選擇-外包業(yè)務(wù)部門通過多種渠道收集潛在外包商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等，建立外包商候選名單。-對(duì)候選外包商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察其資質(zhì)信譽(yù)、專業(yè)能力、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、價(jià)格水平、技術(shù)實(shí)力等方面，排除不符合基本要求的外包商。-對(duì)篩選后的外包商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供詳細(xì)的項(xiàng)目方案，進(jìn)一步評(píng)估其實(shí)際能力和與律所需求的匹配度。-組織相關(guān)部門和人員對(duì)外包商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，形成《外包商評(píng)估報(bào)告》，推薦合適的外包商供外包管理委員會(huì)決策。3.合同簽訂-外包業(yè)務(wù)部門與選定的外包商就外包業(yè)務(wù)的具體條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格結(jié)算、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。-談判達(dá)成一致后，由合規(guī)部門對(duì)擬定的外包合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性、完整性和有效性。-經(jīng)合規(guī)部門審查通過的合同，報(bào)外包管理委員會(huì)審批，審批通過后由律所授權(quán)代表與外包商簽訂正式合同。4.外包業(yè)務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控-外包合同簽訂后，外包業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織外包商開展外包業(yè)務(wù)，并提供必要的支持與配合。-風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期對(duì)外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注外包商是否按照合同約定履行義務(wù)、服務(wù)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。-外包業(yè)務(wù)部門建立與外包商的定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解外包業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決過程中出現(xiàn)的問題。5.外包業(yè)務(wù)驗(yàn)收-外包業(yè)務(wù)完成后，外包業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)成果不符合要求，外包業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知外包商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。-驗(yàn)收合格后，外包業(yè)務(wù)部門出具《外包業(yè)務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，作為支付外包費(fèi)用的依據(jù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.律所權(quán)利-有權(quán)要求外包商按照合同約定提供高質(zhì)量的服務(wù)，達(dá)到預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)。-對(duì)外包商的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，獲取必要的工作信息和數(shù)據(jù)。-在發(fā)現(xiàn)外包商存在違約行為或可能影響業(yè)務(wù)質(zhì)量和律所利益的情況時(shí)，有權(quán)要求其立即整改或采取其他補(bǔ)救措施。-有權(quán)根據(jù)外包業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，在合同約定的范圍內(nèi)調(diào)整外包業(yè)務(wù)內(nèi)容或終止外包合同。2.律所義務(wù)-按照合同約定及時(shí)向外包商支付服務(wù)費(fèi)用。-為外包商開展工作提供必要的協(xié)助和支持，包括提供相關(guān)資料、信息等。-對(duì)涉及外包商的商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)予以保護(hù)。3.外包商權(quán)利-按照合同約定獲取相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用。-要求律所提供開展外包業(yè)務(wù)所需的必要條件和信息支持。4.外包商義務(wù)-按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，按時(shí)、高質(zhì)量地完成外包業(yè)務(wù)。-對(duì)在業(yè)務(wù)過程中知悉的律所機(jī)密信息、客戶信息等嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。-接受律所的監(jiān)督和檢查，按照律所要求及時(shí)提供相關(guān)工作匯報(bào)和數(shù)據(jù)。-在出現(xiàn)可能影響外包業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的情況時(shí)，及時(shí)通知律所并采取積極措施解決問題。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-建立外包業(yè)務(wù)定期審計(jì)制度，由律所內(nèi)部審計(jì)部門或聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)，對(duì)外包業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)收支、業(yè)務(wù)執(zhí)行情況等進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。-風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期收集外包業(yè)務(wù)相關(guān)信息，分析評(píng)估外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)狀況，及時(shí)發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)。-設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)律所員工、客戶等對(duì)發(fā)現(xiàn)的外包業(yè)務(wù)違規(guī)行為或風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在業(yè)務(wù)外包過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，如服務(wù)質(zhì)量高、工作效率快、為律所節(jié)約成本等，給予口頭表揚(yáng)、增加業(yè)務(wù)合作機(jī)會(huì)、頒發(fā)優(yōu)秀合作伙伴證書等獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)在業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的律所員工，如成功識(shí)別重大風(fēng)險(xiǎn)、提出有效風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等，給予績(jī)效加分、獎(jiǎng)金、晉升等獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反外包合同約定的外包商，視情節(jié)輕重采取警告、扣除服務(wù)費(fèi)用、暫停合作、終止合同等措施，并依法追究其違約責(zé)任。-對(duì)在業(yè)務(wù)外包過程中存在違規(guī)行為或失職行為的律所員工，根據(jù)律所內(nèi)部規(guī)定給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等處罰，構(gòu)成犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、附則1.制度修訂：本規(guī)定將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)