會計實操文庫1/7公司會計檔案保管工作流程SOP-做賬實操一、總則（一）目的規(guī)范公司會計檔案保管工作，確保會計檔案的完整、安全和有效利用，為企業(yè)財務(wù)管理、審計監(jiān)督及經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)，同時滿足國家法律法規(guī)對會計檔案管理的要求。（二）適用范圍本SOP適用于公司所有會計檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、移交和銷毀等工作，涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料（如銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊等）。（三）職責(zé)劃分會計人員：負(fù)責(zé)會計檔案的日常收集、初步整理，確保會計資料真實、完整、準(zhǔn)確；按規(guī)定編制會計檔案目錄，協(xié)助檔案管理人員進行檔案歸檔工作。檔案管理人員：統(tǒng)籌會計檔案的保管工作，包括檔案的分類存放、日常維護、借閱登記、到期鑒定和銷毀等；定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人：審核會計檔案整理、歸檔的規(guī)范性；審批會計檔案的借閱申請和銷毀申請；對會計檔案保管工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。審計部門：定期對會計檔案保管工作進行審計檢查，監(jiān)督檔案管理流程的合規(guī)性，提出改進建議。二、檔案收集與整理（一）資料收集會計人員在日常工作中，及時收集各類會計資料，確保資料齊全。會計憑證應(yīng)包含原始憑證和記賬憑證，原始憑證需合法有效，記賬憑證填寫規(guī)范；會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，確保賬頁完整，書寫清晰；財務(wù)會計報告涵蓋月度、季度、年度報告，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽章齊全；其他會計資料如銀行對賬單、稅務(wù)申報資料、合同協(xié)議等，按業(yè)務(wù)發(fā)生時間及時歸集。對于電子會計檔案，定期從財務(wù)系統(tǒng)、電子發(fā)票平臺等渠道下載、備份相關(guān)數(shù)據(jù)，確保電子檔案的完整性和可用性；采用可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并建立電子檔案備份制度，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試。（二）初步整理會計憑證整理：按記賬憑證編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后，確保憑證附件齊全；剔除憑證上的金屬物（如回形針、大頭針），整理平整后用夾子固定，每本憑證厚度一般不超過5厘米。會計賬簿整理：檢查賬簿扉頁填寫是否完整，賬頁是否連續(xù)編號；對于活頁賬簿，去除空白賬頁，按賬戶順序排列后裝訂成冊，加上封面和封底，注明賬簿名稱、所屬年度等信息。財務(wù)會計報告整理：將不同期間的報告按時間順序排列，檢查報告內(nèi)容是否完整，簽章是否齊全；如有審計報告等相關(guān)資料，一并整理裝訂。其他資料整理：對銀行對賬單、納稅申報表等資料，按時間順序或業(yè)務(wù)類別分類整理，確保資料有序可查。三、檔案分類與歸檔（一）分類規(guī)則按照《會計檔案管理辦法》，將會計檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類和其他會計資料類四大類；在大類下進一步細(xì)分，如會計憑證類可細(xì)分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。對于電子會計檔案，同樣按照上述分類規(guī)則進行存儲和管理，并建立清晰的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索。（二）裝訂成冊會計憑證裝訂：使用專用的裝訂機或裝訂線，將整理好的會計憑證裝訂牢固；在憑證封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息，加蓋裝訂人印章和財務(wù)專用章。會計賬簿裝訂：在賬簿封面填寫單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息；在賬簿啟用表上登記啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人等信息，并加蓋名章和單位公章。財務(wù)會計報告裝訂：將報告按順序排列后，加上封面和封底，裝訂成冊；在封面上注明單位名稱、報告所屬期間、編制日期等信息，加蓋單位公章。（三）編號與入檔對裝訂好的會計檔案進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則可采用“大類代碼-年度-順序號”，如“KJPZ-2024-001”表示2024年第1本會計憑證；將編號標(biāo)注在檔案封面和側(cè)面，便于識別和查找。檔案管理人員接收裝訂好的會計檔案，核對檔案數(shù)量、編號等信息無誤后，將檔案放入專用的檔案柜或檔案架中；按照分類規(guī)則和編號順序存放，確保檔案排列整齊、便于存取。四、檔案日常保管（一）存儲環(huán)境管理會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室需保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥劑、防盜門、防鼠板等。定期對檔案室環(huán)境進行檢查和維護，記錄溫濕度、設(shè)備運行等情況；如發(fā)現(xiàn)環(huán)境異常，及時采取措施進行調(diào)整。（二）檔案維護檔案管理人員定期對會計檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況；如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取修復(fù)、更換存儲介質(zhì)等措施進行處理。對于電子會計檔案，定期進行數(shù)據(jù)備份和遷移，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；檢查存儲設(shè)備的運行狀態(tài)，確保設(shè)備正常工作。五、檔案借閱與復(fù)制（一）借閱申請內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案，需填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱時間等信息；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。外部單位借閱會計檔案，需持有單位正式介紹信，注明借閱目的、借閱檔案范圍等；經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱登記與歸還檔案管理人員對批準(zhǔn)的借閱申請進行登記，填寫《會計檔案借閱登記簿》，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱檔案名稱、歸還時間等信息；將檔案交予借閱人時，雙方當(dāng)面核對檔案數(shù)量和完整性。借閱人應(yīng)按時歸還會計檔案，歸還時檔案管理人員需認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞、丟失等情況，及時報告并按規(guī)定處理；在借閱登記簿上記錄歸還時間，注銷借閱信息。（三）檔案復(fù)制如因工作需要復(fù)制會計檔案，需在借閱申請中注明復(fù)制需求；經(jīng)審批同意后，檔案管理人員在確保檔案安全的前提下進行復(fù)制操作，復(fù)制件應(yīng)加蓋“會計檔案復(fù)制件”戳記，并注明復(fù)制時間。復(fù)制的會計檔案同樣需進行登記管理，借閱人使用完畢后，及時歸還復(fù)制件；檔案管理人員對復(fù)制件的使用情況進行監(jiān)督，防止復(fù)制件被違規(guī)使用。六、檔案移交與銷毀（一）檔案移交會計人員因工作調(diào)動或離職，需辦理會計檔案移交手續(xù)；移交人、接收人、監(jiān)交人共同對移交的會計檔案進行清點核對，確保賬實相符。編制《會計檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄移交的檔案名稱、數(shù)量、所屬年度等信息；移交雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章，各執(zhí)一份留存。（二）檔案鑒定與銷毀會計檔案保管期滿后，由檔案管理人員會同財務(wù)部門、審計部門等組成鑒定小組，對檔案進行鑒定；鑒定小組根據(jù)檔案內(nèi)容和保存價值，提出銷毀意見或繼續(xù)保管意見。對確無保存價值的會計檔案，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息；銷毀清冊需經(jīng)公司法定代表人或主要負(fù)責(zé)人簽署意見，并報上級主管部門和同級財政部門、檔案管理部門備案。銷毀會計檔案時，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同派員監(jiān)銷；監(jiān)銷人員在銷毀前，應(yīng)再次核對檔案，確保無誤；銷毀后，在銷毀