西南大學(xué)材料管理辦法一、總則（一）目的與適用范圍1.目的：在西南大學(xué)的日常教學(xué)、科研以及行政工作開展過程中，各類材料的有效管理至關(guān)重要。為了確保材料的合理使用、妥善保管，提高資源利用效率，避免浪費(fèi)與損失，特制定本管理辦法。2.適用范圍：本辦法適用于西南大學(xué)內(nèi)各學(xué)院、部門、科研團(tuán)隊(duì)以及附屬單位等在開展各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)涉及的所有材料，包括但不限于教學(xué)材料、科研實(shí)驗(yàn)材料、行政辦公用品材料等。（二）遵循原則1.合法性原則：我們的材料管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)資源節(jié)約與循環(huán)利用相關(guān)法規(guī)》等，確保所有材料的采購(gòu)、使用、處置等環(huán)節(jié)都在法律允許的框架內(nèi)進(jìn)行。2.科學(xué)性原則：希望大家在材料管理過程中，運(yùn)用科學(xué)的方法和理念。根據(jù)不同材料的性質(zhì)、用途、存儲(chǔ)要求等，進(jìn)行分類管理，合理規(guī)劃庫存，提高管理效率。3.節(jié)約性原則：我們鼓勵(lì)全體師生及工作人員樹立節(jié)約意識(shí)，秉持節(jié)約理念。在滿足教學(xué)、科研和行政工作需求的前提下，盡可能減少材料的浪費(fèi)，提高材料的利用率，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。二、材料的采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求提報(bào)：各學(xué)院、部門、科研團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)自身教學(xué)、科研和行政工作的實(shí)際需求，提前規(guī)劃所需材料。每學(xué)期末，結(jié)合下學(xué)期工作計(jì)劃，詳細(xì)填寫《材料需求申請(qǐng)表》，注明所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至學(xué)校材料管理部門。2.審核匯總：材料管理部門收到各單位提交的《材料需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、是否存在重復(fù)采購(gòu)等情況。對(duì)于不合理的需求，及時(shí)與提交單位溝通，協(xié)商調(diào)整。審核通過后，將各單位的需求進(jìn)行匯總，形成學(xué)校整體的材料采購(gòu)計(jì)劃草案。3.計(jì)劃審批：材料采購(gòu)計(jì)劃草案需提交學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)將綜合考慮學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)算、發(fā)展戰(zhàn)略等因素。審批通過后的采購(gòu)計(jì)劃，作為學(xué)校材料采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）采購(gòu)流程規(guī)范1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)金額及材料性質(zhì)，選擇合適的采購(gòu)方式。對(duì)于金額較小、通用性強(qiáng)的材料，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式，向多家供應(yīng)商詢問價(jià)格，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的材料，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求，采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過程的公平、公正、公開。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估：我們鼓勵(lì)積極拓展優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源。在選擇供應(yīng)商時(shí)，要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行全面評(píng)估。建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可建立長(zhǎng)期合作關(guān)系；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)淘汰。3.采購(gòu)合同簽訂：確定供應(yīng)商后，材料管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同。合同中需明確材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保雙方的權(quán)益得到保障。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)使用單位和財(cái)務(wù)部門。三、材料的驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.人員組織：材料到貨前，材料管理部門應(yīng)及時(shí)通知使用單位和相關(guān)技術(shù)人員，共同組成驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組人員應(yīng)熟悉材料的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。2.資料準(zhǔn)備：驗(yàn)收小組應(yīng)提前收集與材料相關(guān)的采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品說明書等資料，作為驗(yàn)收的依據(jù)。同時(shí)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具等設(shè)備。（二）驗(yàn)收內(nèi)容與程序1.外觀檢查：材料到貨后，驗(yàn)收小組首先對(duì)材料的外包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。然后，打開包裝，對(duì)材料的外觀進(jìn)行檢查，查看材料的表面是否有劃傷、裂紋、銹蝕等缺陷，材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的材料，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求進(jìn)行檢驗(yàn)?？刹捎贸闃訖z驗(yàn)或全檢的方式，檢驗(yàn)內(nèi)容包括材料的物理性能、化學(xué)性能、機(jī)械性能等。對(duì)于一些特殊材料，可委托有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.資料核對(duì)：驗(yàn)收過程中，要對(duì)材料的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、真實(shí)有效。4.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收小組應(yīng)認(rèn)真填寫《材料驗(yàn)收記錄》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。驗(yàn)收合格的材料，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。四、材料的存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫規(guī)劃與布局1.功能分區(qū)：學(xué)校應(yīng)根據(jù)材料的種類、性質(zhì)、用途等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫的功能分區(qū)。一般可分為原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、危險(xiǎn)品區(qū)、待檢區(qū)、不合格品區(qū)等。各功能區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于材料的存放與管理。2.貨架設(shè)置：根據(jù)材料的尺寸、重量等特點(diǎn)，選擇合適的貨架。貨架應(yīng)排列整齊，通道暢通，便于材料的搬運(yùn)與存取。同時(shí)，要考慮貨架的承重能力，確保材料存放安全。（二）材料存放要求1.分類存放：希望大家將材料按照類別進(jìn)行存放，同一類材料應(yīng)集中存放在一起，便于查找與管理。對(duì)于有特殊存放要求的材料，如易燃、易爆、有毒、有害等材料，應(yīng)存放在專門的危險(xiǎn)品倉(cāng)庫，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。2.標(biāo)識(shí)管理：每一種材料都應(yīng)設(shè)置清晰的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息。標(biāo)識(shí)牌應(yīng)固定在材料存放位置的明顯處，便于識(shí)別與管理。3.庫存管理：建立材料庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄材料的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。定期對(duì)庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫存積壓或短缺的材料，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）倉(cāng)庫環(huán)境管理1.溫濕度控制：根據(jù)材料的存儲(chǔ)要求，對(duì)倉(cāng)庫的溫濕度進(jìn)行控制。對(duì)于一些對(duì)溫濕度敏感的材料，如電子元器件、紙張等，應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保倉(cāng)庫內(nèi)的溫濕度符合要求。2.通風(fēng)與照明：倉(cāng)庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)，防止材料受潮、發(fā)霉。同時(shí)，要保證倉(cāng)庫內(nèi)有足夠的照明，便于材料的搬運(yùn)與管理。照明設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，避免引發(fā)火災(zāi)等安全事故。3.清潔與衛(wèi)生：我們鼓勵(lì)倉(cāng)庫管理人員定期對(duì)倉(cāng)庫進(jìn)行清潔，保持倉(cāng)庫內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生。及時(shí)清理倉(cāng)庫內(nèi)的雜物、灰塵等，防止對(duì)材料造成污染。五、材料的使用管理（一）領(lǐng)用制度1.申請(qǐng)流程：各單位因工作需要領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫《材料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至材料管理部門。2.審批發(fā)放：材料管理部門收到《材料領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，按照申請(qǐng)表上的信息發(fā)放材料，并在庫存臺(tái)賬上做好記錄；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，及時(shí)與領(lǐng)用單位溝通，說明原因。（二）使用監(jiān)督1.使用指導(dǎo)：對(duì)于一些特殊材料或新引進(jìn)的材料，材料管理部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)使用單位進(jìn)行使用指導(dǎo)，確保材料的正確使用，避免因使用不當(dāng)造成浪費(fèi)或損失。2.定期檢查：學(xué)校應(yīng)定期對(duì)各單位材料的使用情況進(jìn)行檢查，查看材料是否按照規(guī)定用途使用，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）節(jié)約使用措施1.宣傳教育：通過學(xué)校內(nèi)部的宣傳欄、網(wǎng)站、培訓(xùn)等多種形式，宣傳材料節(jié)約使用的重要性，提高全體師生及工作人員的節(jié)約意識(shí)。希望大家從自身做起，養(yǎng)成節(jié)約使用材料的好習(xí)慣。2.定額管理：對(duì)于一些常用材料，制定合理的消耗定額。各單位在領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)按照定額進(jìn)行領(lǐng)用，超定額領(lǐng)用的，需說明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。通過定額管理，有效控制材料的消耗。六、材料的報(bào)廢與處置管理（一）報(bào)廢鑒定1.提出申請(qǐng)：各單位在發(fā)現(xiàn)材料達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，如材料損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰、超過使用期限等，應(yīng)填寫《材料報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至材料管理部門。2.鑒定審核：材料管理部門收到《材料報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成鑒定小組，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的材料進(jìn)行鑒定。鑒定小組根據(jù)材料的實(shí)際情況，判斷材料是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于符合報(bào)廢條件的材料，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；對(duì)于不符合報(bào)廢條件的材料，提出處理意見，反饋給申請(qǐng)單位。（二）報(bào)廢處置方式1.回收利用：對(duì)于一些尚有部分使用價(jià)值的報(bào)廢材料，我們鼓勵(lì)進(jìn)行回收利用。可由學(xué)校內(nèi)部的維修部門或相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行拆解、修復(fù)，將可用的零部件重新利用，降低材料采購(gòu)成本。2.出售處理：對(duì)于沒有回收利用價(jià)值的報(bào)廢材料，可按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，通過公開拍賣、招標(biāo)等方式，出售給有資質(zhì)的廢品回收企業(yè)。出售所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳學(xué)校財(cái)務(wù)部門。3.環(huán)保處理：對(duì)于一些有毒、有害、易燃易爆等特殊報(bào)廢材料，應(yīng)按照環(huán)保要求，委托有資質(zhì)的專業(yè)處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。（三）賬務(wù)處理材料報(bào)廢處置后，材料管理部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息通知財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)材料的報(bào)廢情況，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，調(diào)整材料的賬面價(jià)值，確保學(xué)校資產(chǎn)賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校建立健全材料管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等對(duì)材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.外部監(jiān)督：積極接受上級(jí)主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等的外部監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問題，認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，不斷完善材料管理工作。（二）檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容：監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括材料管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)程序的合規(guī)性、驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性、庫存管理的規(guī)范性、使用過程的合理性、報(bào)廢處置的合法性等。2.檢查頻率：學(xué)校審計(jì)部門每學(xué)期對(duì)材料管理工作進(jìn)行一次全面檢查；紀(jì)檢部門不定期對(duì)材料管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。同時(shí)，根據(jù)上級(jí)主管部門的要求，隨時(shí)配合開展專項(xiàng)檢查。（三）違規(guī)處理對(duì)于在材料管理過