統(tǒng)籌外包管理暫行辦法辦法的背景與目的在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，越來越多的企業(yè)選擇將部分業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的供應(yīng)商，以降低成本、提高效率和專注核心業(yè)務(wù)。我們公司也不例外，隨著外包業(yè)務(wù)的不斷增加，為了確保外包活動的順利開展，保障公司的利益和聲譽，同時維護供應(yīng)商的合法權(quán)益，我們制定了本《統(tǒng)籌外包管理暫行辦法》。希望大家通過遵循這個辦法，能夠?qū)崿F(xiàn)公司與供應(yīng)商的共贏，共同推動業(yè)務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外包業(yè)務(wù)的部門及與公司簽訂外包服務(wù)合同的供應(yīng)商。無論是生產(chǎn)制造外包、信息技術(shù)外包、人力資源外包，還是其他類型的外包業(yè)務(wù)，都需要依照本辦法進行管理。職責(zé)分工1.外包管理委員會：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成，負責(zé)審議和批準(zhǔn)重要外包項目、外包政策及相關(guān)重大決策。希望委員會成員能夠從公司整體戰(zhàn)略角度出發(fā)，審慎考量每一項外包決策，為公司把好方向。2.業(yè)務(wù)需求部門：負責(zé)提出外包業(yè)務(wù)需求，明確外包業(yè)務(wù)的目標(biāo)、范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等具體要求。在提出需求的過程中，要充分結(jié)合實際業(yè)務(wù)情況，盡量詳細準(zhǔn)確地描述需求，以便后續(xù)篩選合適的供應(yīng)商。我們鼓勵業(yè)務(wù)需求部門與其他相關(guān)部門充分溝通協(xié)作，共同完善外包需求。3.采購部門：負責(zé)尋找、評估、選擇供應(yīng)商，組織合同談判與簽訂，并跟進合同的執(zhí)行情況。采購部門要秉持公正、公平、公開的原則，廣泛篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保公司能夠獲得性價比高的外包服務(wù)。同時，在合同執(zhí)行過程中，要及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。4.質(zhì)量控制部門：負責(zé)對外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢驗，制定質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程。質(zhì)量是公司的生命線，希望質(zhì)量控制部門嚴格把關(guān)，確保外包業(yè)務(wù)交付成果符合公司的質(zhì)量要求，絕不讓不合格的產(chǎn)品或服務(wù)流入公司內(nèi)部或市場。5.財務(wù)部門：負責(zé)外包費用的預(yù)算編制、支付審核及成本控制。財務(wù)部門要合理規(guī)劃外包費用預(yù)算，嚴格審核費用支付，確保公司資金的合理使用，避免不必要的成本支出。供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商尋找：采購部門可以通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。鼓勵大家積極拓展供應(yīng)商資源，建立豐富的供應(yīng)商庫，為公司的外包業(yè)務(wù)提供更多選擇。2.初步篩選：采購部門根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，了解其基本情況，包括公司規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)案例、信譽等。篩選過程中要保持客觀公正，不偏袒任何一方。3.實地考察：對于重要的外包項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。希望考察人員認真細致，如實反饋考察情況，為后續(xù)的供應(yīng)商選擇提供可靠依據(jù)。4.評估打分：由采購部門牽頭，組織業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門，依據(jù)預(yù)先制定的評估標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進行綜合評估打分。評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的技術(shù)能力、服務(wù)水平、價格、交付能力、信譽等多個方面。我們鼓勵各部門從專業(yè)角度出發(fā)，客觀公正地對供應(yīng)商進行評估。5.確定供應(yīng)商：根據(jù)評估打分結(jié)果，選擇得分較高且符合公司要求的供應(yīng)商作為合作對象。對于評估過程中發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商存在的問題，要及時與供應(yīng)商溝通，要求其提出整改措施。在確定供應(yīng)商后，應(yīng)簽訂正式的外包服務(wù)合同。外包合同管理1.合同起草：由采購部門會同法務(wù)部門根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商協(xié)商結(jié)果起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、付款方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。起草過程中要確保合同條款清晰明確，避免產(chǎn)生歧義。2.合同審核：合同文本起草完成后，依次由業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。各部門應(yīng)從自身專業(yè)角度出發(fā)，對合同條款進行嚴格審核，提出修改意見。希望各部門認真負責(zé)，確保合同的完整性和合法性。3.合同簽訂：經(jīng)各部門審核通過后的合同，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商代表簽訂。簽訂合同前，要再次確認合同條款無誤，確保雙方的權(quán)益得到有效保障。4.合同執(zhí)行與變更：合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)需要確需變更合同條款，應(yīng)由提出變更方提出書面申請，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。希望雙方在合同執(zhí)行過程中保持良好溝通，及時解決出現(xiàn)的問題。5.合同存檔：合同簽訂及變更協(xié)議簽訂后，由采購部門負責(zé)將合同及相關(guān)文件進行整理存檔。合同存檔應(yīng)便于查閱和管理，以備后續(xù)審計、糾紛處理等情況使用。外包業(yè)務(wù)過程管理1.項目啟動：外包合同簽訂后，業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)組織供應(yīng)商召開項目啟動會，明確項目目標(biāo)、范圍、進度計劃、雙方聯(lián)系人及職責(zé)等內(nèi)容。啟動會要確保雙方對項目有清晰的認識，為項目的順利開展奠定基礎(chǔ)。2.進度監(jiān)控：采購部門會同業(yè)務(wù)需求部門定期對外包項目的進度進行監(jiān)控，要求供應(yīng)商按照合同約定的進度計劃提交項目進展報告。如發(fā)現(xiàn)項目進度滯后，要及時與供應(yīng)商溝通，分析原因并采取相應(yīng)的解決措施，確保項目按時完成。希望供應(yīng)商能夠積極配合我們的進度監(jiān)控工作，共同保證項目的順利推進。3.質(zhì)量監(jiān)督：質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程對外包業(yè)務(wù)進行質(zhì)量監(jiān)督，定期或不定期對供應(yīng)商的工作成果進行抽檢。對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，要及時向供應(yīng)商提出整改要求，并跟蹤整改情況，直至問題解決。質(zhì)量是外包業(yè)務(wù)的關(guān)鍵，希望供應(yīng)商高度重視質(zhì)量問題，嚴格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)開展工作。4.溝通協(xié)調(diào)：在整個外包業(yè)務(wù)過程中，公司各相關(guān)部門要與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決出現(xiàn)的各種問題。鼓勵雙方建立多種溝通渠道，如定期會議、電話、郵件等，確保信息的及時傳遞和有效溝通。同時，對于一些重大問題，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，共同研究解決方案。外包業(yè)務(wù)驗收1.驗收申請：外包項目完成后，供應(yīng)商應(yīng)向公司業(yè)務(wù)需求部門提交驗收申請，并附上項目成果及相關(guān)證明材料。申請材料應(yīng)齊全、完整，以便公司進行驗收。2.驗收組織：由業(yè)務(wù)需求部門牽頭，組織質(zhì)量控制部門、采購部門等相關(guān)部門組成驗收小組，按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程對外包項目進行驗收。驗收小組要認真負責(zé)，嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保驗收結(jié)果真實可靠。3.驗收報告：驗收完成后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，明確驗收結(jié)果。如驗收合格，應(yīng)在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，應(yīng)詳細說明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改后重新申請驗收。希望供應(yīng)商能夠積極配合驗收工作，對于驗收提出的問題及時整改，確保項目最終能夠順利通過驗收。外包費用管理1.預(yù)算編制：財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求部門提交的外包業(yè)務(wù)需求，結(jié)合市場行情和歷史數(shù)據(jù)，編制外包費用預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)合理、準(zhǔn)確，充分考慮各種可能的費用支出。2.費用支付：供應(yīng)商按照合同約定提交費用支付申請及相關(guān)發(fā)票后，由采購部門、業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門對申請進行審核，確認服務(wù)完成情況、質(zhì)量合格等無誤后，提交財務(wù)部門進行支付審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度進行費用支付。希望供應(yīng)商能夠按照規(guī)定及時提交支付申請及發(fā)票，確保費用支付的順利進行。3.成本分析：財務(wù)部門定期對外包費用進行成本分析，對比預(yù)算與實際支出情況，找出費用波動的原因，并提出改進建議。通過成本分析，不斷優(yōu)化外包業(yè)務(wù)成本，提高公司的經(jīng)濟效益。風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別：公司各相關(guān)部門應(yīng)定期對外包業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別，分析可能面臨的各種風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、信息安全風(fēng)險、法律風(fēng)險等。鼓勵大家加強風(fēng)險意識，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。2.風(fēng)險評估：由外包管理委員會組織相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的嚴重程度和發(fā)生概率。通過風(fēng)險評估，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。3.風(fēng)險應(yīng)對：針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可以在合同中明確違約責(zé)任和賠償方式；對于質(zhì)量風(fēng)險，加強質(zhì)量監(jiān)督和檢驗；對于信息安全風(fēng)險，簽訂保密協(xié)議并加強信息安全管理等。希望大家在日常工作中積極落實風(fēng)險應(yīng)對措施，有效降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。4.風(fēng)險監(jiān)控：持續(xù)對外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險的變化情況，并根據(jù)實際情況調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。通過有效的風(fēng)險監(jiān)控，確保外包業(yè)務(wù)始終處于可控狀態(tài)。供應(yīng)商關(guān)系管理1.日常溝通：公司各相關(guān)部門要與供應(yīng)商保持良好的日常溝通，及時了解供應(yīng)商的需求和意見，反饋公司對外包業(yè)務(wù)的要求和評價。通過良好的溝通，建立互信合作的關(guān)系。2.績效評估：采購部門會同業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門定期對供應(yīng)商的績效進行評估，評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、交付及時性、價格合理性、合作態(tài)度等方面。根據(jù)績效評估結(jié)果，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予表彰和獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求或終止合作。希望供應(yīng)商能夠不斷提升自身績效，與公司共同成長。3.培訓(xùn)與支持：我們鼓勵公司相關(guān)部門根據(jù)供應(yīng)商的需求，為供應(yīng)商提供必要的培訓(xùn)和支持，幫助供應(yīng)商提升服