XXX有限公司修訂記錄序號版本修訂人修訂日期修訂內容審核人批準人1V1.0文件名稱采購申付流程文件編號IFS-4-4-001版本V1.0制訂部門財務部文件類型流程文件生效日期2024/01/09歸屬流程一級流程IFS-集成財務管理二級流程應付管理三級流程批準支付四級流程采購申付流程目的為了加強公司采購應付款申付及支付管理，明確申付和支付權責以及審批程序，規(guī)范審批、支付行為，提高公司資金管理水平，特制定本流程文件。適用范圍公司經營所涉及的采購應付賬款的申付和支付活動，包括企業(yè)因購買物資（材料/產品/商品等）產生的費用、物流費用、清關費用或接受勞務供應等經營活動應支付的款項。不包括公司員工薪酬和福利的支付。角色定義角色名稱角色定義及職責承擔部門及崗位采購人員對接物資采購或運輸服務的人員。本流程中職責主要是核對付款條件，付款合同，根據(jù)合同條款及相關票據(jù)，提交付款申請。采購部人員、供應鏈物流人員業(yè)務審核人管理部門團隊及業(yè)務的人員，一般為部門主管。本流程中職責主要是審核付款申請，確保付款申請信息與合同、采購申請內容一致。采購部經理、供應鏈經理財務審核人審核資金支付的人員，一般為財務部主管。本流程中職責主要是審核付款申請內容：包括收款方、賬戶及金額等信息，以及后附單據(jù)、發(fā)票是否符合規(guī)范。財務部經理批準人付款申請最終批準人，一般為公司總經理或授權人員。本流程中職責主要是對付款申請的合理性和正確性做最終的審核批準。公司總經理出納員負責公司款項支付的人員。本流程中職責主要是根據(jù)審批結果執(zhí)行支付。財務部出納員四、流程圖五、流程步驟說明序號活動名稱流程活動描述角色內控點輸入輸出IT01申請付款核實采購申請資料、采購合同、驗收入庫材料、發(fā)票資料，根據(jù)款項類別提交相應的資料：預付款需要的資料：到貨款需要的資料：月結款需要的資料：特殊款項，說明理由并提供相應的資料。填寫付款申請單，填寫內容有：申請人、部門、付款明細（收款方名稱、賬戶信息、款項說明）；提交付款申請。采購人員--付款申請資料（如付款申請單、采購合同/采購PO、采購申請單、驗收單/入庫單、發(fā)票）-02審核對業(yè)務的真實、合理、合規(guī)性進行審核。確認合同是否經過相應部門和相應職權人簽訂，檢查其它票據(jù)和資料的真實性。業(yè)務審核人-付款申請資料付款申請資料-03審核對付款信息及單據(jù)的真實、合規(guī)性進行審核：1）查賬確認業(yè)務是否真實；是否欠對方款項，是否存在重復申請；根據(jù)款項類型核對資料是否齊全：預付款需要的資料：到貨款需要的資料：月結款需要的資料：特殊款項，說明理由并提供相應的資料。發(fā)票是否合規(guī)；金額及收款方信息需填寫無誤；各部門領導會簽需完整、準確。財務審核人-付款申請資料付款申請資料-04審批對付款申請的合理性和正確性做最終的審核批準總經理-付款申請資料付款申請資料05付款確認各部門領導會簽完整，確認付款信息無誤，通過支付賬戶付款。出納員-付款申請資料付款記錄（水單）-06更新付款數(shù)據(jù)更新付款臺賬，并通知相關付款申請人員，必要時給申請人提供水單。出納員-付款記錄付款臺賬-07更新供應商付款數(shù)據(jù)根據(jù)付款記錄更新供應商付款臺賬。采購人員-付款記錄供應商臺賬-六、表單/模板表單/模板名稱說明付款申請單用于明細的表明付款的各項內容，確認支付外部客戶、供應商的款項，確認付款及收款人的合法、合規(guī)性的文件模板，規(guī)范付款申請記錄動作和付款申請狀態(tài)傳遞的接口。供應商付款臺賬根據(jù)合同付款里程碑記錄每一家供應商每一次付款數(shù)