cma文件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司CMA文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司管理效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及CMA文件的生成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等全過程管理。（三）定義1.CMA文件：指公司在開展與CMA（中國(guó)計(jì)量認(rèn)證）相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、資質(zhì)認(rèn)定申請(qǐng)書及相關(guān)評(píng)審資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的CMA文件，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行整理、編目，移交檔案部門或指定的保管部門集中保存的過程。（四）管理職責(zé)1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和修訂CMA文件管理的相關(guān)制度和流程。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門對(duì)CMA文件的日常管理工作。組織對(duì)CMA文件的定期評(píng)審和更新，確保文件的有效性和適應(yīng)性。2.文件生成部門負(fù)責(zé)本部門CMA文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門產(chǎn)生的CMA文件整理后移交檔案管理部門歸檔。負(fù)責(zé)對(duì)本部門保管的CMA文件進(jìn)行定期清查和維護(hù)，確保文件的完整和安全。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)CMA文件的集中統(tǒng)一歸檔管理，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便文件的查閱和利用。制定檔案保管期限和銷毀制度，對(duì)超過保管期限的文件進(jìn)行鑒定和銷毀處理。做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保CMA文件的實(shí)體安全。4.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合做好CMA文件的管理工作，嚴(yán)格遵守文件管理的各項(xiàng)規(guī)定。二、文件的生成與控制（一）文件起草1.文件起草應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、有效。2.起草人員應(yīng)明確文件的目的、范圍、職責(zé)、工作流程和要求等要素，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，避免歧義。3.文件內(nèi)容應(yīng)具有可操作性，能夠指導(dǎo)實(shí)際工作的開展。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)從文件的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性和可操作性等方面進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，確保文件內(nèi)容在各部門之間的協(xié)調(diào)性和一致性。（三）文件批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的文件，由公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)簽署明確的批準(zhǔn)意見，如“同意發(fā)布”等。2.文件一經(jīng)批準(zhǔn)，即成為公司的正式文件，具有法律效力，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。（四）文件發(fā)放1.文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將批準(zhǔn)后的文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、發(fā)放部門、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人簽字等信息。2.文件發(fā)放應(yīng)確保接收人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取文件，并了解文件的使用要求和注意事項(xiàng)。對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行簽收確認(rèn)。（五）文件修訂1.當(dāng)公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化，如法律法規(guī)更新、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)修訂、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等，導(dǎo)致已發(fā)布的CMA文件需要修訂時(shí)，由文件生成部門提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，按照文件生成與控制的流程進(jìn)行修訂和發(fā)放。3.修訂后的文件應(yīng)注明修訂版本號(hào)和修訂日期，同時(shí)對(duì)原文件進(jìn)行廢止或標(biāo)識(shí)，確保文件的有效性和可追溯性。三、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.公司獲得CMA資質(zhì)認(rèn)定過程中產(chǎn)生的各類文件，包括申請(qǐng)材料、評(píng)審報(bào)告、整改記錄等。2.質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中形成的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等CMA文件。3.檢測(cè)/校準(zhǔn)活動(dòng)中產(chǎn)生的檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、樣品管理記錄等文件。4.與CMA相關(guān)的培訓(xùn)記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等文件。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的CMA文件整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如檢測(cè)報(bào)告等，應(yīng)在報(bào)告出具后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水、紙質(zhì)檔案、電子檔案等。電子檔案應(yīng)采用符合長(zhǎng)期保存要求的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。4.每份歸檔文件應(yīng)編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年度、保管期限等信息，便于管理和查找。（四）歸檔程序1.各部門將整理好的CMA文件移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫《CMA文件歸檔移交清單》，詳細(xì)列出文件的名稱、數(shù)量、類別、檔號(hào)等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到移交的文件后，應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.驗(yàn)收合格的文件，檔案管理部門應(yīng)將其歸入相應(yīng)的檔案類別，并按照檔號(hào)順序進(jìn)行排列上架，同時(shí)更新檔案目錄。四、文件的保管（一）保管期限1.CMA文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和法律法規(guī)要求確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文件：如公司的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、資質(zhì)認(rèn)定證書等，是公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行和資質(zhì)維持的重要依據(jù)，應(yīng)長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保管的文件：如檢測(cè)報(bào)告、原始記錄等，保存期限一般為[X]年，這些文件是公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證，對(duì)于追溯和查詢業(yè)務(wù)歷史具有重要意義。短期保管的文件：如一般性的通知、臨時(shí)性的文件等，保存期限一般為[X]年，期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.檔案管理部門應(yīng)建立CMA文件保管期限表，明確各類文件的保管期限，并定期進(jìn)行檢查和清理，確保文件的保管期限符合規(guī)定要求。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，確保文件的安全保管。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲(chǔ)等，確保電子檔案的保密性和完整性。（三）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)CMA文件的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況、保管環(huán)境等。2.檢查發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)受損文件進(jìn)行修復(fù)、對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行調(diào)整等。同時(shí)，應(yīng)做好檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。五、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱CMA文件時(shí)，應(yīng)填寫《CMA文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、檔號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)的文件。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件內(nèi)容。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱CMA文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《CMA文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、檔號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非借閱目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立CMA文件查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱文件的名稱、檔號(hào)、查閱/借閱人姓名、部門、查閱/借閱時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為文件管理工作的重要記錄，以備查詢和追溯。六、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的CMA文件。2.經(jīng)鑒定確屬無(wú)效或錯(cuò)誤的文件。3.因其他原因需要銷毀的文件。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的CMA文件進(jìn)行清理和鑒定，編制《CMA文件銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀文件的名稱、檔號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《C