宣傳品支出管理辦法文件一、總則（一）目的為加強公司宣傳品支出管理，規(guī)范宣傳品采購、制作、使用及費用報銷等流程，確保宣傳品支出合理、合規(guī)、有效，提升公司宣傳效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門因業(yè)務宣傳、推廣等活動所涉及的宣傳品支出管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：宣傳品支出必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保每一筆費用支出合法合規(guī)。2.預算控制原則：嚴格執(zhí)行宣傳品支出預算，確保各項支出在預算范圍內(nèi)進行，避免超支。3.效益性原則：注重宣傳品的宣傳效果，以最小的投入獲取最大的宣傳效益，提高公司品牌知名度和影響力。4.審批流程規(guī)范原則：明確宣傳品支出各環(huán)節(jié)的審批流程，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、規(guī)范，防止不合理支出。二、宣傳品的定義及分類（一）定義本辦法所稱宣傳品，是指公司為宣傳業(yè)務、推廣品牌、提升形象等目的而制作或采購的各類物品，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、禮品、紀念品、促銷道具等。（二）分類1.按用途分類業(yè)務宣傳類：用于向客戶、合作伙伴等宣傳公司業(yè)務、產(chǎn)品或服務的宣傳品，如宣傳冊、產(chǎn)品手冊、業(yè)務介紹PPT等。品牌推廣類：旨在提升公司品牌知名度和美譽度的宣傳品，如公司宣傳海報、品牌形象廣告、品牌紀念品等?；顒哟黉N類：為配合公司舉辦的各類促銷活動而制作的宣傳品，如促銷宣傳單頁、優(yōu)惠券、抽獎券、活動禮品等。2.按制作方式分類自行制作類：由公司內(nèi)部設計、制作團隊自行設計、印刷或制作的宣傳品。委托制作類：委托外部專業(yè)廣告公司、印刷企業(yè)等制作的宣傳品。三、職責分工（一）市場部門1.負責根據(jù)公司業(yè)務需求和宣傳計劃，提出宣傳品制作或采購申請，并填寫《宣傳品制作/采購申請表》（以下簡稱“申請表”）。2.負責宣傳品的設計創(chuàng)意、內(nèi)容審核，確保宣傳品符合公司品牌形象和宣傳要求。3.負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，跟進宣傳品的制作進度和質(zhì)量，對制作完成的宣傳品進行驗收。4.負責宣傳品的發(fā)放、使用管理及效果評估，及時反饋宣傳品使用過程中的問題和改進建議。（二）財務部門1.負責審核宣傳品支出預算，確保預算合理、準確。2.負責對宣傳品采購合同、費用報銷等進行財務審核，確保支出合規(guī)、票據(jù)合法。3.負責宣傳品支出的賬務處理和成本核算，定期對宣傳品支出情況進行統(tǒng)計分析。（三）行政部門1.負責宣傳品的庫存管理，建立宣傳品出入庫臺賬，定期盤點庫存。2.負責協(xié)助市場部門進行宣傳品的采購工作，按照公司采購管理規(guī)定選擇合格供應商。3.負責宣傳品的印刷、制作等相關(guān)設備的維護和管理。（四）其他部門1.根據(jù)本部門業(yè)務需要，配合市場部門提出宣傳品制作或采購需求，并提供相關(guān)資料和信息。2.負責本部門領用宣傳品的使用管理，確保宣傳品合理使用，避免浪費。四、宣傳品預算管理（一）預算編制1.市場部門應于每年年底前，根據(jù)公司下一年度業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和宣傳計劃，編制宣傳品支出預算草案，并提交財務部門審核。2.預算草案應詳細列出各類宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計單價、預計金額等信息，同時說明預算編制的依據(jù)和理由。3.財務部門應根據(jù)公司整體預算安排和財務狀況，對宣傳品支出預算草案進行審核，提出修改意見，經(jīng)雙方溝通協(xié)商后，形成最終的宣傳品支出預算方案，報公司管理層審批。（二）預算執(zhí)行1.宣傳品支出必須嚴格執(zhí)行預算方案，未經(jīng)批準不得超預算支出。2.因業(yè)務發(fā)展需要確需調(diào)整預算的，市場部門應提出預算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預算安排，經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層審批。（三）預算監(jiān)控1.財務部門應定期對宣傳品支出預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時掌握預算執(zhí)行進度和支出情況。2.對于預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，財務部門應及時與市場部門溝通，分析原因，提出改進措施，確保預算執(zhí)行的準確性和嚴肅性。五、宣傳品采購管理（一）供應商選擇1.行政部門應按照公司采購管理規(guī)定，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇合格的宣傳品供應商。2.選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等因素，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。3.對于長期合作的供應商，應簽訂年度框架采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。（二）采購申請1.市場部門根據(jù)業(yè)務需求和宣傳計劃，填寫申請表，詳細說明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計單價、預計金額等信息，并附上宣傳品設計稿或樣品。2.申請表經(jīng)市場部門負責人審核簽字后，提交行政部門。（三）采購審批1.行政部門收到申請表后，應進行初步審核，核實申請內(nèi)容是否完整、合理，采購需求是否符合公司預算安排。2.對于金額較小的宣傳品采購（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），經(jīng)行政部門負責人審批后即可采購；對于金額較大的宣傳品采購，需報公司分管領導審批后才能采購。（四）采購實施1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，與選定的供應商簽訂采購合同或訂單，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同或訂單簽訂后，行政部門應跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保宣傳品按時、按質(zhì)、按量交付。3.宣傳品到貨后，行政部門應組織市場部門等相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合合同要求。驗收合格后，填寫《宣傳品驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商限期整改或退換貨。六、宣傳品制作管理（一）自行制作1.公司內(nèi)部具備設計、制作能力的部門，如需自行制作宣傳品，應填寫申請表，詳細說明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計成本等信息，并附上設計稿或制作方案。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交行政部門。行政部門按照采購審批流程進行審批。3.獲得批準后，制作部門應按照設計稿或制作方案進行制作，確保宣傳品質(zhì)量符合要求。制作過程中，應嚴格控制成本，合理使用原材料和設備，避免浪費。4.宣傳品制作完成后，制作部門應組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后，填寫《宣傳品驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時返工整改，直至驗收合格。（二）委托制作1.市場部門如需委托外部專業(yè)廣告公司、印刷企業(yè)等制作宣傳品，應填寫申請表，詳細說明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計單價、預計金額等信息，并附上設計稿或樣品。2.申請表經(jīng)市場部門負責人審核簽字后，提交行政部門。行政部門按照采購審批流程進行審批。3.獲得批準后，行政部門應與選定的委托制作單位簽訂委托制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括制作內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。4.委托制作過程中，市場部門應與委托制作單位保持密切溝通，及時了解制作進度和質(zhì)量情況，對制作過程進行監(jiān)督和指導。5.宣傳品制作完成后，市場部門應組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后，填寫《宣傳品驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時與委托制作單位溝通協(xié)商，要求委托制作單位限期整改或重新制作。七、宣傳品發(fā)放與使用管理（一）發(fā)放管理1.各部門因業(yè)務需要領用宣傳品時，應填寫《宣傳品領用申請表》，注明領用宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，到行政部門領取。2.行政部門應根據(jù)審批后的申請表發(fā)放宣傳品，并在《宣傳品出入庫臺賬》上登記，注明領用部門、領用時間、領用人等信息。3.對于貴重或限量發(fā)放的宣傳品，行政部門應建立專門的發(fā)放記錄，嚴格控制發(fā)放數(shù)量和范圍，確保宣傳品發(fā)放合理、規(guī)范。（二）使用管理1.各部門應加強對領用宣傳品的使用管理，確保宣傳品用于公司業(yè)務宣傳、推廣等活動，不得挪作他用。2.在宣傳活動中使用宣傳品時，應按照公司品牌形象和宣傳要求正確使用，不得擅自更改宣傳品的內(nèi)容、形式或用途。3.對于使用過程中發(fā)現(xiàn)的宣傳品質(zhì)量問題或其他問題，應及時反饋給市場部門或行政部門，以便及時處理。（三）回收管理1.對于已使用過的宣傳品，如宣傳冊、海報、宣傳單頁等，各部門應按照公司規(guī)定進行回收處理，避免造成浪費和環(huán)境污染。2.回收的宣傳品應統(tǒng)一交至行政部門，由行政部門進行集中處理。對于可重復利用的宣傳品，行政部門應進行妥善保管，以備后續(xù)使用。八、宣傳品費用報銷管理（一）報銷憑證1.宣傳品采購或制作費用報銷時，應提供合法有效的發(fā)票、采購合同或訂單、驗收單、入庫單等相關(guān)憑證。2.發(fā)票應注明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息，且與采購合同或訂單、驗收單等內(nèi)容一致。（二）報銷流程1.經(jīng)辦人填寫費用報銷單，將相關(guān)報銷憑證粘貼在報銷單后，并在報銷單上注明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、報銷金額等信息。2.部門負責人對報銷內(nèi)容進行審核，確認費用支出合理、合規(guī)后簽字。3.財務部門對報銷憑證進行財務審核，審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合預算和合同約定等。審核通過后簽字。4.報銷單經(jīng)部門負責人、財務部門審核簽字后，報公司分管領導審批。5.審批通過后，報銷單交至財務部門進行報銷付款。（三）報銷時間宣傳品費用應在報銷憑證齊全、審批流程完成后的規(guī)定時間內(nèi)報銷，具體報銷時間要求按照公司財務制度執(zhí)行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對宣傳品支出管理情況進行審計，檢查宣傳品采購、制作、使用、費用報銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀行為。（二）日常監(jiān)督1.財務部門應加強對宣傳品支出的日常監(jiān)督，定期對宣傳品支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.行政部門