外貿(mào)企業(yè)跟單員文檔整理歸檔制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外貿(mào)企業(yè)跟單員文檔的整理與歸檔工作，確保各類業(yè)務(wù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文檔的查詢、使用和管理，為企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營、決策支持以及合規(guī)性要求提供有力保障。2.適用范圍本制度適用于外貿(mào)企業(yè)全體跟單員以及與跟單業(yè)務(wù)文檔整理歸檔相關(guān)的所有人員。3.企業(yè)文化融入外貿(mào)企業(yè)一直秉持著“誠信、創(chuàng)新、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化。在文檔整理歸檔工作中，要求跟單員以誠信的態(tài)度確保文檔內(nèi)容真實可靠；鼓勵創(chuàng)新的整理方法，提高工作效率；通過協(xié)作完成文檔的收集與整理；最終實現(xiàn)企業(yè)與客戶的共贏，保障業(yè)務(wù)的順利開展。4.教育理念體現(xiàn)企業(yè)倡導(dǎo)“持續(xù)學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步”的教育理念。在文檔整理歸檔工作中，定期組織跟單員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其文檔管理知識和技能水平，鼓勵員工不斷學(xué)習(xí)新的文檔管理方法和工具，適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)變化的需求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.管理部門企業(yè)設(shè)立專門的行政部門負(fù)責(zé)文檔管理工作的統(tǒng)籌與監(jiān)督。行政部門制定文檔管理的整體策略和規(guī)范，協(xié)調(diào)各部門之間的文檔管理工作，確保文檔管理制度的有效執(zhí)行。2.跟單員職責(zé)-負(fù)責(zé)收集、整理在跟單業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類原始文檔，包括但不限于訂單合同、往來郵件、客戶資料、出貨文件等。-按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則對文檔進(jìn)行初步分類和編號，確保文檔的系統(tǒng)性和可識別性。-對整理好的文檔進(jìn)行初步審核，保證文檔內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.檔案管理員職責(zé)-接收跟單員整理好的文檔，進(jìn)行再次審核和分類上架。-負(fù)責(zé)檔案庫的日常管理，包括文檔的存儲、保管環(huán)境維護(hù)、防火防盜防蟲等安全措施的落實。-根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定和外部法規(guī)要求，對文檔進(jìn)行定期備份和銷毀處理。三、管理流程1.文檔收集-跟單員在業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)及時收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文檔。對于重要文檔，如訂單合同，應(yīng)在簽署后立即進(jìn)行備份，并注明來源、日期等關(guān)鍵信息。-定期（每周）對收集到的文檔進(jìn)行初步篩選，去除無關(guān)或重復(fù)的文檔，確保收集的文檔具有有效性和相關(guān)性。2.文檔分類與編號-按照業(yè)務(wù)類型、時間順序、客戶類別等維度對文檔進(jìn)行分類。例如，業(yè)務(wù)類型可分為出口業(yè)務(wù)、進(jìn)口業(yè)務(wù)；時間順序可按年份、月份劃分；客戶類別可根據(jù)地區(qū)、合作規(guī)模等進(jìn)行區(qū)分。-為每類文檔制定統(tǒng)一的編號規(guī)則。編號應(yīng)簡潔明了，包含文檔類別、年份、流水號等關(guān)鍵信息，便于查詢和識別。3.文檔整理-對分類編號后的文檔進(jìn)行整理，按照一定順序排列，如合同在前，相關(guān)往來郵件、出貨文件等在后。對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝入文件袋，并在封面注明文檔內(nèi)容、編號等信息。-對于電子文檔，應(yīng)按照分類建立文件夾，文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映文檔內(nèi)容，并與紙質(zhì)文檔編號相對應(yīng)。4.文檔歸檔-整理好的紙質(zhì)文檔應(yīng)及時移交至檔案庫，按照分類上架存放。檔案管理員應(yīng)建立檔案索引，記錄文檔的存放位置、編號等信息。-電子文檔應(yīng)備份至企業(yè)指定的存儲服務(wù)器或云端存儲平臺，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。同時，在本地電腦上保留必要的副本，以便日常查閱。四、權(quán)利與義務(wù)1.跟單員權(quán)利-有權(quán)查閱與自己跟單業(yè)務(wù)相關(guān)的已歸檔文檔，以便更好地處理業(yè)務(wù)問題和提供客戶服務(wù)。-對于文檔整理歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的不合理規(guī)定或流程，有權(quán)向上級提出改進(jìn)建議。2.跟單員義務(wù)-嚴(yán)格按照本制度的要求，及時、準(zhǔn)確地完成文檔的收集、整理和初步歸檔工作，確保文檔的質(zhì)量。-保護(hù)文檔的機(jī)密性，不得隨意泄露客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容。-在離職時，應(yīng)將手中的所有業(yè)務(wù)文檔完整移交至指定人員，不得私自留存。3.檔案管理員權(quán)利-有權(quán)對不符合歸檔要求的文檔退回給跟單員進(jìn)行重新整理。-根據(jù)工作需要，有權(quán)調(diào)用各部門的相關(guān)文檔進(jìn)行統(tǒng)計、分析等工作。4.檔案管理員義務(wù)-妥善保管檔案庫中的所有文檔，確保文檔的安全和完整。-按照規(guī)定的流程為其他部門或人員提供文檔查閱、借閱等服務(wù)，做好記錄工作。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期（每月）對跟單員的文檔整理歸檔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的完整性、分類準(zhǔn)確性、編號規(guī)范性等。-建立內(nèi)部審計制度，定期對檔案庫進(jìn)行審計，確保文檔的存儲、保管符合規(guī)定，防止文檔丟失、損壞等情況發(fā)生。2.獎勵機(jī)制-對于文檔整理歸檔工作表現(xiàn)優(yōu)秀的跟單員，如文檔收集及時、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范，且為企業(yè)業(yè)務(wù)提供了有效支持的，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書等。-對提出創(chuàng)新性文檔管理方法并被企業(yè)采納，有效提高工作效率和管理水平的員工，給予特別獎勵，如晉升機(jī)會、培訓(xùn)機(jī)會等。3.懲罰機(jī)制-對于未按照本制度要求完成文檔整理歸檔工作的跟單員，第一次給予警告處分，并要求限期整改；若多次違反規(guī)定，影響企業(yè)業(yè)務(wù)正常開展的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職等處罰。-對于故意泄露文檔機(jī)密信息的員工，企業(yè)將依法追究其法律責(zé)任，并解除勞動合同。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)行政部門所有。如有疑問或需要進(jìn)一步說明的事項，可向行政部門咨詢。2.制度更新與修訂隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，行政部門將定期對本制度進(jìn)行評估和修訂。修訂后的制度將及時發(fā)布并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。3.與其他制度的銜接本