廣州公章備案管理辦法一、引言公章作為公司/組織對(duì)外行使權(quán)力的重要象征，其管理的規(guī)范性直接關(guān)系到公司/組織的合法權(quán)益以及正常運(yùn)營(yíng)秩序。在廣州地區(qū)，為了確保公章使用的安全、準(zhǔn)確與合規(guī)，特制定本公章備案管理辦法。本辦法旨在為公司/組織提供全面、細(xì)致且易于操作的公章管理指導(dǎo)，希望大家認(rèn)真遵守，共同維護(hù)公司/組織的良好形象與合法利益。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及公章使用的部門和人員，包括但不限于行政部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門以及各業(yè)務(wù)部門等。三、公章種類及用途1.公司公章用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司的正式意思表示。如公司對(duì)外發(fā)布的公告、通知，與合作伙伴簽訂的合作合同等。2.財(cái)務(wù)專用章專門用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。在辦理銀行賬戶業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。3.合同專用章主要用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。確保合同的法律效力和公司利益得到有效保障。4.法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)、法律文件或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。作為法定代表人身份的一種體現(xiàn)方式。四、公章備案要求1.首次刻制備案公司/組織在新成立或需要刻制新公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位申請(qǐng)刻制?？陶聠挝煌瓿煽陶潞?，公司/組織需攜帶相關(guān)證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等）到公安機(jī)關(guān)辦理公章備案手續(xù)。備案時(shí)需提供公章的樣式、尺寸、材質(zhì)等詳細(xì)信息，確保備案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.變更備案若公章出現(xiàn)損壞、遺失或因其他原因需要變更公章樣式、內(nèi)容等情況，公司/組織應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)告，并申請(qǐng)辦理變更備案手續(xù)。辦理變更備案時(shí)，需提交原公章的繳銷證明、變更后的公章樣式及相關(guān)說(shuō)明材料。公安機(jī)關(guān)審核通過(guò)后，方可啟用新公章，并將變更后的備案信息記錄存檔。3.注銷備案當(dāng)公司/組織因各種原因不再使用某枚公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)注銷備案。提交注銷申請(qǐng)時(shí)，需說(shuō)明注銷原因，并提供該公章的繳銷證明。公安機(jī)關(guān)核實(shí)后，將該公章的備案信息予以注銷。五、公章使用流程1.申請(qǐng)各部門或人員如需使用公章，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)必要。2.審批部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批層級(jí)。審批人應(yīng)綜合考慮用章事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等因素，進(jìn)行嚴(yán)格審批。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、金額較大或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的用章申請(qǐng)，可能需要經(jīng)過(guò)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)專業(yè)部門的聯(lián)合審核。3.用章經(jīng)審批同意后，申請(qǐng)人攜帶審批通過(guò)的《公章使用申請(qǐng)表》到公章保管部門領(lǐng)取公章。公章保管人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表上的審批信息與用章文件內(nèi)容，確保一致無(wú)誤。在用章過(guò)程中，公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督用章情況，確保公章僅用于申請(qǐng)表上注明的用途，不得擅自更改用章內(nèi)容或擴(kuò)大用章范圍。用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將公章收回并妥善保管，在申請(qǐng)表上記錄用章時(shí)間、歸還情況等信息。4.登記公章保管部門應(yīng)建立《公章使用登記簿》，對(duì)每一次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括用章日期、用章部門、申請(qǐng)人、用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、審批情況、用章時(shí)間、歸還時(shí)間等。定期對(duì)登記簿進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和審計(jì)。六、公章保管與安全措施1.保管人員職責(zé)公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。嚴(yán)格按照公章使用流程進(jìn)行用章操作，不得擅自將公章交予他人使用或允許他人在空白文件上加蓋公章。定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。2.保管場(chǎng)所要求公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或安全箱應(yīng)具備一定的防盜、防火、防潮等功能。保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，確保公章保管環(huán)境安全可靠。3.安全防范措施加強(qiáng)對(duì)公章保管人員的安全教育，提高其安全防范意識(shí)和應(yīng)急處理能力。制定公章丟失、被盜等突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。如發(fā)生公章丟失或被盜事件，應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并及時(shí)采取措施防止可能造成的損失和不良影響。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全公章使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)。審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)不定期抽查《公章使用登記簿》及相關(guān)用章文件，核實(shí)用章事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)用章行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督積極配合公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，按時(shí)報(bào)送公章備案及使用情況等相關(guān)資料。接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)公司/組織存在公章使用不規(guī)范等問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并向社會(huì)公眾公開整改情況。八、違規(guī)處理1.對(duì)于未經(jīng)審批擅自使用公章的行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即責(zé)令停止違規(guī)行為，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)教育。視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過(guò)、降職、撤職等。造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞的行為保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，根據(jù)損失情況進(jìn)行賠償。對(duì)保管人員進(jìn)行批評(píng)教育或紀(jì)律處分，如情節(jié)嚴(yán)重，可解除勞動(dòng)合同。及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如重新刻制公章、辦理備案變更等手續(xù)，以減少可能造成的損失和影響。3.對(duì)于違規(guī)使用公章造成嚴(yán)重后果，構(gòu)成違法犯罪的行為依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事