大學合同協(xié)議管理辦法一、引言在大學的日常運營與發(fā)展過程中，合同協(xié)議管理是一項至關(guān)重要的工作。它涉及到學校與外部機構(gòu)、企業(yè)以及內(nèi)部各部門之間的各類合作與事務處理，直接關(guān)系到學校的合法權(quán)益、經(jīng)濟利益以及各項工作的順利開展。一份完善、規(guī)范且有效的合同協(xié)議管理辦法，能夠確保學校在各類合作與交易中遵循法律法規(guī)，維護自身權(quán)益，提高工作效率，促進學校的穩(wěn)定發(fā)展。我們鼓勵全體教職工充分認識合同協(xié)議管理的重要性，積極參與并配合相關(guān)工作，共同維護學校合同協(xié)議管理的規(guī)范與有序。二、適用范圍本辦法適用于學校各部門、各學院（系）以及附屬單位在對外簽訂的各類合同協(xié)議，包括但不限于教學科研合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、服務采購合同、租賃合同、捐贈協(xié)議等。三、基本原則1.依法合規(guī)原則合同協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的相關(guān)規(guī)定，確保合同協(xié)議的合法性和有效性。2.公平公正原則在合同協(xié)議的起草、談判、簽訂過程中，要充分考慮各方利益，遵循公平公正的原則，維護學校的合法權(quán)益。3.風險防控原則注重對合同協(xié)議風險的識別、評估和防控，提前采取措施防范可能出現(xiàn)的法律風險、經(jīng)濟風險等，確保學校利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則學校對合同協(xié)議實行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責，規(guī)范工作流程，提高管理效率。四、管理職責1.合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負責學校合同協(xié)議管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。主要職責包括：制定和完善學校合同協(xié)議管理辦法及相關(guān)制度；對合同協(xié)議進行合法性審查，提出審查意見；參與重大合同協(xié)議的談判、起草工作；統(tǒng)一編號、登記、歸檔學校各類合同協(xié)議；監(jiān)督合同協(xié)議的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；定期對合同協(xié)議管理工作進行總結(jié)分析，提出改進建議。2.業(yè)務承辦部門各業(yè)務承辦部門負責本部門合同協(xié)議的起草、談判、申請簽訂等具體工作，并對合同協(xié)議的真實性、合法性、完整性負責。主要職責包括：根據(jù)工作需要，提出簽訂合同協(xié)議的申請；負責合同協(xié)議的起草工作，確保條款清晰、準確、完整；組織與對方進行談判，協(xié)商合同協(xié)議的具體內(nèi)容；將合同協(xié)議草案提交合同管理部門進行合法性審查；負責合同協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等工作，并及時向合同管理部門反饋相關(guān)情況；配合合同管理部門處理合同糾紛。3.財務部門財務部門負責對合同協(xié)議涉及的資金收付進行審核和監(jiān)督，確保資金的安全和合規(guī)使用。主要職責包括：審核合同協(xié)議中的資金條款，確保資金來源合法、用途明確、支付方式合理；根據(jù)合同協(xié)議約定，及時辦理資金收付手續(xù)；對合同協(xié)議執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋并協(xié)助處理。4.審計部門審計部門負責對合同協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，確保合同協(xié)議的執(zhí)行符合學校規(guī)定和法律法規(guī)要求。主要職責包括：制定合同協(xié)議審計計劃，對重點合同協(xié)議進行審計；審查合同協(xié)議的簽訂程序是否合規(guī)，內(nèi)容是否真實、合法、有效；監(jiān)督合同協(xié)議的履行情況，檢查資金使用是否合理；對合同協(xié)議執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。五、合同協(xié)議簽訂流程1.申請業(yè)務承辦部門根據(jù)工作需要，填寫《合同協(xié)議簽訂申請表》，詳細說明合同協(xié)議的名稱、對方單位、簽訂目的、主要內(nèi)容、經(jīng)費預算等情況，并提交相關(guān)背景資料。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報合同管理部門。2.起草與審核業(yè)務承辦部門負責合同協(xié)議的起草工作。起草過程中應充分考慮學校利益和實際需求，確保條款明確、具體、合法。合同協(xié)議草案完成后，提交合同管理部門進行合法性審查。合同管理部門應在規(guī)定時間內(nèi)對合同協(xié)議草案進行審查，并出具審查意見。業(yè)務承辦部門根據(jù)審查意見對合同協(xié)議草案進行修改完善。3.談判對于重大合同協(xié)議，業(yè)務承辦部門應組織相關(guān)人員與對方進行談判。談判過程中要明確雙方的權(quán)利義務，爭取有利的合同條款。談判結(jié)果應形成書面記錄，并作為合同協(xié)議的附件。4.簽訂經(jīng)合法性審查通過且談判達成一致的合同協(xié)議，由業(yè)務承辦部門負責人、分管校領(lǐng)導簽字后，加蓋學校公章。涉及金額較大或重要事項的合同協(xié)議，需經(jīng)學校校長辦公會或黨委會審議通過后簽訂。5.編號與登記合同管理部門對簽訂后的合同協(xié)議進行統(tǒng)一編號，并登記造冊。編號應具有唯一性，便于查詢和管理。登記內(nèi)容包括合同協(xié)議的名稱、編號、簽訂日期、對方單位、主要內(nèi)容、金額、履行期限等。6.歸檔合同協(xié)議簽訂后，業(yè)務承辦部門應及時將合同協(xié)議原件及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交合同管理部門歸檔。合同管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對合同協(xié)議進行妥善保管，確保檔案的完整和安全。六、合同協(xié)議履行與監(jiān)督1.履行責任合同協(xié)議簽訂后，業(yè)務承辦部門作為履行主體，應嚴格按照合同協(xié)議約定履行義務，確保合同協(xié)議的順利執(zhí)行。在履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同協(xié)議內(nèi)容，應及時與對方協(xié)商，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.跟蹤與反饋業(yè)務承辦部門應定期對合同協(xié)議的履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同協(xié)議的執(zhí)行進度、質(zhì)量等情況。對于出現(xiàn)的問題，要及時分析原因，采取有效措施加以解決。同時，應將合同協(xié)議履行情況定期反饋給合同管理部門。3.監(jiān)督檢查合同管理部門負責對合同協(xié)議的履行情況進行監(jiān)督檢查。通過定期檢查、不定期抽查等方式，了解合同協(xié)議的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務承辦部門整改。對于重大合同協(xié)議，合同管理部門可會同財務部門、審計部門等進行聯(lián)合監(jiān)督檢查。4.變更與終止合同協(xié)議在履行過程中如需變更或終止，業(yè)務承辦部門應及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議或終止協(xié)議。變更或終止協(xié)議應按照合同協(xié)議簽訂流程進行審批和管理。涉及資金調(diào)整的，還應報財務部門審核。七、合同糾紛處理1.糾紛預防在合同協(xié)議簽訂和履行過程中，各部門應加強溝通協(xié)調(diào)，嚴格按照合同協(xié)議約定履行義務，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，應及時采取措施加以解決。2.糾紛處理程序當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務承辦部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門應會同法律事務部門等進行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，要注重收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護學校的合法權(quán)益。3.責任追究對于因故意或重大過失導致合同糾紛給學校造成損失的，學校將依法追究相關(guān)部門和人員的責任。八、合同協(xié)議檔案管理1.檔案收集合同管理部門負責收集合同協(xié)議簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同協(xié)議原件、附件、審批文件、談判記錄、往來信函、履行情況報告等。業(yè)務承辦部門應積極配合，及時將相關(guān)資料移交合同管理部門。2.檔案整理合同管理部門對收集到的合同協(xié)議檔案進行整理，按照合同協(xié)議的類別、年度、編號等進行分類歸檔。檔案應做到資料齊全、內(nèi)容完整、目錄清晰、裝訂規(guī)范。3.檔案保管合同協(xié)議檔案應妥善保管在專門的檔案庫房，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。同時，應建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。4.檔案利用學校各部門因工作需要查閱合同協(xié)議檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。九、信息化管理1.建立合同協(xié)議管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同協(xié)議的在線起草、審核、簽訂、履行跟蹤、查詢統(tǒng)計等功能。通過信息化手段，提高合同協(xié)議管理的效率和透明度。2.利用信息系統(tǒng)對合同協(xié)議的關(guān)鍵信息進行自動提醒和預警，如合同到期提醒、付款提醒等，確保合同協(xié)議的及時履行和資金的合理使用。3.加強信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保合同協(xié)議信息的安全保密。十、培訓與宣傳1.定期組織合同協(xié)議管理相關(guān)培訓，提高教職工的合