印章證照使用管理辦法一、引言在企業(yè)的日常運營中，印章和證照是代表公司身份、行使權(quán)力、簽署文件以及證明各類事項的重要工具。為了確保公司印章和證照的安全、規(guī)范使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本印章證照使用管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同保障公司運營的順暢與合法合規(guī)。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及公司印章、各類證照（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等）的制作、保管、使用、交接、廢止等全過程的管理活動。三、印章證照的種類及用途1.印章種類及用途公章：用于公司對外的正式文件簽署、合同簽訂、重要信函發(fā)送等具有法律效力的事項。財務(wù)專用章：專門用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。合同專用章：在簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議時使用，明確合同的法律效力。法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項或財務(wù)票據(jù)上的簽章。部門章：由各部門根據(jù)工作需要申請刻制，用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)，僅代表部門行使有限的職權(quán)。2.證照種類及用途營業(yè)執(zhí)照：是公司合法經(jīng)營的憑證，用于證明公司的主體資格，辦理各類業(yè)務(wù)登記、稅務(wù)申報、銀行開戶等事項。資質(zhì)證書：體現(xiàn)公司具備從事特定行業(yè)或業(yè)務(wù)的專業(yè)能力和資格，如建筑資質(zhì)證書用于參與工程項目投標(biāo)、承接相關(guān)工程業(yè)務(wù)等。生產(chǎn)許可證：對于涉及生產(chǎn)許可的行業(yè)，該證書是公司合法生產(chǎn)產(chǎn)品的必備憑證。其他專項證照：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和行業(yè)要求，可能擁有的如經(jīng)營許可證、商標(biāo)注冊證、專利證書等，分別用于相應(yīng)的特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。四、印章證照的制作與備案1.印章制作公司印章的制作必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位。我們鼓勵各部門在需要制作印章時，提前向行政管理部門提出申請，并提供詳細(xì)的印章用途說明。行政管理部門負(fù)責(zé)審核印章制作申請，確保符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。審核通過后，統(tǒng)一安排印章制作，并留存印章制作單位的資質(zhì)證明、印章樣式等相關(guān)資料備案。2.證照辦理對于各類證照的辦理，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備申請材料，并按照規(guī)定的流程向政府主管部門提交申請。在證照辦理過程中，要嚴(yán)格按照主管部門的要求和標(biāo)準(zhǔn)提供真實、準(zhǔn)確、完整的資料。辦理完成后，及時將證照原件及相關(guān)資料移交行政管理部門進(jìn)行登記備案。五、印章證照的保管1.保管原則實行專人專管制度，確保印章證照的安全存放。我們希望各保管人員高度重視保管工作，嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。印章證照應(yīng)存放在安全可靠的場所，如保險柜、專用文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章證照的日常保管，確保其存放有序、易于查找。定期對保管的印章證照進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。嚴(yán)格限制非授權(quán)人員接觸印章證照，不得擅自將印章證照帶出保管場所。如因工作需要必須帶出，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.不同印章證照的保管要求公章：由行政管理部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司審批后的用印申請進(jìn)行蓋章操作，不得擅自使用公章。財務(wù)專用章：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，與財務(wù)票據(jù)的管理相結(jié)合，確保財務(wù)印章使用的準(zhǔn)確性和安全性。合同專用章：由合同管理部門指定專人保管，在簽訂合同過程中，按照合同審批流程和授權(quán)進(jìn)行蓋章，確保合同的法律效力。法定代表人章：根據(jù)公司規(guī)定，由相關(guān)授權(quán)人員保管，使用時需嚴(yán)格遵循授權(quán)范圍和審批程序。部門章：各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)保管部門章，僅限于部門內(nèi)部使用，不得對外出具具有法律效力的文件。證照：行政管理部門負(fù)責(zé)集中保管各類證照原件，建立證照臺賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期等信息。同時，對重要證照應(yīng)進(jìn)行掃描備份，存儲在安全的電子存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。六、印章證照的使用1.使用申請任何部門或個人需要使用印章證照時，必須填寫《印章證照使用申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明使用事由、使用對象、使用時間、使用份數(shù)等信息。我們鼓勵申請人在填寫申請表前，仔細(xì)核對使用事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，確保申請內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。2.審批流程根據(jù)印章證照的種類和使用事項的重要程度，設(shè)定相應(yīng)的審批流程。一般情況下，使用部門負(fù)責(zé)人初審，涉及財務(wù)、合同等重要事項的需相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人審核，最終由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查申請內(nèi)容，確保使用印章證照的行為合法合規(guī)、符合公司利益。對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)及時退回并說明理由。3.用印操作印章保管人員在收到經(jīng)審批通過的《印章證照使用申請表》后，應(yīng)嚴(yán)格按照申請表上的內(nèi)容進(jìn)行用印操作。用印時，要確保印章清晰、端正，加蓋在文件規(guī)定的位置。使用證照時，應(yīng)按照規(guī)定的用途和方式進(jìn)行出示或提供復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明“與原件一致”字樣，由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。4.使用記錄每次印章證照使用后，保管人員應(yīng)及時在《印章證照使用登記簿》上記錄使用日期、使用部門、使用事項、批準(zhǔn)人等信息，做到使用記錄清晰、可追溯。行政管理部門定期對印章證照使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，以便及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。七、印章證照的交接1.交接情形因工作調(diào)動、崗位變動、離職等原因，印章證照保管人員發(fā)生變更時，必須進(jìn)行嚴(yán)格的交接手續(xù)。在公司內(nèi)部部門之間調(diào)整印章證照保管關(guān)系時，也應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保印章證照的安全過渡。2.交接流程交接雙方應(yīng)填寫《印章證照交接清單》，詳細(xì)列出交接的印章證照名稱、數(shù)量、編號、狀態(tài)等信息，并簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)由行政管理部門或相關(guān)監(jiān)督人員在場進(jìn)行監(jiān)交，確保交接工作的真實性和完整性。交接完成后，交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政管理部門留存一份備案。八、印章證照的廢止與銷毀1.廢止情形印章證照因磨損、遺失、公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，應(yīng)及時進(jìn)行廢止處理。對于超過有效期的證照，應(yīng)在有效期屆滿后及時辦理廢止手續(xù)。2.廢止程序使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章證照需要廢止時，應(yīng)填寫《印章證照廢止申請表》，說明廢止原因，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)行政管理部門審核確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織實施廢止工作。3.銷毀處理對于廢止的印章，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如切割、粉碎等，確保印章無法再被使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。對于廢止的證照，應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管一定期限后，再進(jìn)行銷毀處理。銷毀時，同樣要做好記錄工作。九、監(jiān)督與檢查1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)定期對印章證照的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章證照的保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位、交接手續(xù)是否齊全等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或個人限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.我們鼓勵全體員工積極參與印章證照使用管理的監(jiān)督工作，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可及時向行政管理部門或公司領(lǐng)導(dǎo)舉報。對于舉報屬實的，將給予相應(yīng)獎勵。十、責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章證照、保管不善導(dǎo)致印章證照遺失或損壞、未按審批流程用印等行為，將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因印章證照使用管理不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾