特步公司會(huì)議室管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范特步公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保公司各項(xiàng)會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于特步公司內(nèi)所有會(huì)議室，包括但不限于總部會(huì)議室、各分支機(jī)構(gòu)會(huì)議室等。3.基本原則會(huì)議室使用遵循“先申請(qǐng)、后使用”的原則，確保資源合理分配。注重會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生和設(shè)備維護(hù)，保障使用體驗(yàn)。強(qiáng)調(diào)安全意識(shí)，嚴(yán)禁在會(huì)議室進(jìn)行違規(guī)操作。二、會(huì)議室分類及使用權(quán)限1.會(huì)議室分類大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，適用于公司級(jí)重要會(huì)議、大型培訓(xùn)、跨部門溝通會(huì)議等。中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，常用于部門會(huì)議、項(xiàng)目討論等。小型會(huì)議室：可容納[X]人以下，主要用于小組會(huì)議、一對(duì)一溝通等。2.使用權(quán)限大型會(huì)議室：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要安排使用，涉及公司戰(zhàn)略、重大決策等會(huì)議優(yōu)先安排在此類會(huì)議室。中型會(huì)議室：各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)部門會(huì)議、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)等需求申請(qǐng)使用。小型會(huì)議室：員工可根據(jù)工作溝通需要提前預(yù)約使用，但需遵循相關(guān)規(guī)定和流程。三、會(huì)議室預(yù)約1.預(yù)約方式員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的會(huì)議室預(yù)約模塊進(jìn)行在線預(yù)約。預(yù)約時(shí)需填寫會(huì)議主題、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等詳細(xì)信息。也可撥打公司行政部電話[電話號(hào)碼]進(jìn)行線下預(yù)約，行政部工作人員將協(xié)助完成預(yù)約登記。2.預(yù)約時(shí)間提前預(yù)約時(shí)間一般不得少于[X]小時(shí)，特殊情況除外。緊急會(huì)議需經(jīng)行政部同意后方可臨時(shí)安排。對(duì)于定期會(huì)議，如周會(huì)、月會(huì)等，應(yīng)提前一周以上進(jìn)行預(yù)約。3.預(yù)約沖突處理當(dāng)出現(xiàn)預(yù)約沖突時(shí)，行政部將根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)。原則上，重要會(huì)議優(yōu)先安排，緊急會(huì)議可調(diào)整其他會(huì)議室或協(xié)商更改預(yù)約時(shí)間。若無法協(xié)調(diào)解決，由行政部向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)裁定最終使用安排。四、會(huì)議室使用規(guī)定1.使用人員要求預(yù)約成功的會(huì)議組織者需提前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如調(diào)試投影儀、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，不得遲到、早退。如有特殊情況需要更改參會(huì)時(shí)間，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議組織者。在會(huì)議室使用期間，所有人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、大聲喧嘩，保持會(huì)議室安靜。禁止在會(huì)議室吸煙、飲食、亂扔垃圾，保持會(huì)議室環(huán)境整潔。2.設(shè)備使用會(huì)議室配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用人員如需使用設(shè)備，應(yīng)提前向行政部了解設(shè)備操作方法，按照正確流程進(jìn)行操作。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即通知行政部安排維修。使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備關(guān)閉并整理好相關(guān)連接線，恢復(fù)設(shè)備原狀。3.資料管理會(huì)議組織者如需在會(huì)議室使用白板、投影儀等展示資料，應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，并確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。會(huì)議結(jié)束后，如資料需要留存，會(huì)議組織者應(yīng)將資料整理好帶走，不得隨意丟棄在會(huì)議室。五、會(huì)議室衛(wèi)生管理1.日常清潔行政部負(fù)責(zé)安排專人每天對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，包括桌面擦拭、地面清掃、垃圾清理等，確保會(huì)議室整潔衛(wèi)生。清潔人員應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行清理，為下一次會(huì)議做好準(zhǔn)備。2.定期消毒行政部定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面消毒，尤其是在流感高發(fā)季節(jié)、疫情期間等特殊時(shí)期，增加消毒頻次，保障參會(huì)人員的健康安全。消毒工作應(yīng)使用符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的消毒用品，按照正確的消毒方法進(jìn)行操作，確保消毒效果。六、會(huì)議室安全管理1.消防安全會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保消防器材完好有效。嚴(yán)禁在會(huì)議室堆放易燃、易爆物品，禁止私拉亂接電線，防止火災(zāi)事故發(fā)生。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。2.用電安全會(huì)議室的電器設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定正確使用，不得超負(fù)荷運(yùn)行。使用人員離開會(huì)議室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，避免浪費(fèi)能源和發(fā)生安全隱患。行政部定期對(duì)會(huì)議室的用電設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。七、會(huì)議室費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議室使用過程中產(chǎn)生的水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)等由公司統(tǒng)一承擔(dān)，納入公司行政費(fèi)用預(yù)算。對(duì)于因特殊情況需要使用外部會(huì)議場地或設(shè)備租賃等額外費(fèi)用，需提前經(jīng)過相關(guān)審批流程，費(fèi)用報(bào)銷按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷會(huì)議組織者如需報(bào)銷會(huì)議室相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理好相關(guān)票據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行申請(qǐng)。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等詳細(xì)信息。八、違規(guī)處理1.對(duì)于違反會(huì)議室預(yù)約規(guī)定的行為如未提前預(yù)約擅自使用會(huì)議室，首次發(fā)現(xiàn)給予警告，第二次發(fā)現(xiàn)將限制其一個(gè)月內(nèi)使用會(huì)議室的權(quán)限。對(duì)于惡意搶占會(huì)議室資源、影響他人正常使用的行為，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于違反會(huì)議室使用規(guī)定的行為如在會(huì)議室吸煙、飲食、亂扔垃圾等，責(zé)令其立即改正，并給予批評(píng)教育。因使用不當(dāng)造成會(huì)議室設(shè)備損壞的，由責(zé)任人照價(jià)賠償，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。3.對(duì)于違反會(huì)議室安全管理規(guī)定的行為如發(fā)現(xiàn)消防安全隱患或違規(guī)用電行為，立