青島契約管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)青島地區(qū)契約管理，規(guī)范契約行為，保障公司/組織合法權(quán)益，維護(hù)市場(chǎng)秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在青島地區(qū)開(kāi)展的各類契約活動(dòng)，包括但不限于合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)。涉及公司/組織內(nèi)部各部門以及與外部合作伙伴、客戶等之間的契約關(guān)系。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則契約活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和地方相關(guān)政策，確保契約的合法性、有效性。2.公平公正原則在契約簽訂和履行過(guò)程中，遵循公平公正的理念，保障各方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則各方應(yīng)秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，如實(shí)履行契約約定，不得隱瞞重要信息或故意違約。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)對(duì)契約風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防控，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)，保障公司/組織的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)。二、契約簽訂管理（一）契約主體資格審查1.對(duì)于與外部合作伙伴簽訂契約的情況，應(yīng)嚴(yán)格審查對(duì)方的主體資格，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明等相關(guān)資質(zhì)文件。確保對(duì)方具備獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。2.核實(shí)對(duì)方的信用狀況，可通過(guò)查詢信用記錄、行業(yè)口碑等方式，評(píng)估對(duì)方的履約能力和信用風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于信用狀況不佳的主體，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂契約或采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。（二）契約條款擬定1.契約條款應(yīng)明確、具體、完整，涵蓋雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要內(nèi)容。2.對(duì)于關(guān)鍵條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。確保條款能夠準(zhǔn)確反映雙方的真實(shí)意愿，保障契約的順利履行。3.在擬定契約條款時(shí)，應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，并制定相應(yīng)的防范措施。例如，對(duì)于不可抗力、市場(chǎng)變化等因素導(dǎo)致的契約履行困難，應(yīng)約定合理的解決機(jī)制。（三）契約審核與審批1.契約初稿完成后，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核契約條款是否符合業(yè)務(wù)需求、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否有效等。2.提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，法務(wù)人員應(yīng)從法律角度對(duì)契約條款進(jìn)行審查，確保契約的合法性、有效性和完整性。對(duì)存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改意見(jiàn)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)整。3.根據(jù)公司/組織的內(nèi)部審批流程，契約需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)情況、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)狀況等因素，做出審慎決策。對(duì)于重大契約或涉及金額較大的契約，應(yīng)提交公司/組織高層會(huì)議審議。（四）契約簽訂程序1.經(jīng)審核和審批通過(guò)的契約，由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的印章管理制度執(zhí)行，確保印章使用的合法性和安全性。2.簽訂契約時(shí)，應(yīng)確保雙方代表具備合法的授權(quán)手續(xù)，授權(quán)文件應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。對(duì)于重要契約，可要求對(duì)方提供法定代表人身份證明書(shū)和授權(quán)委托書(shū)原件。3.契約簽訂后，應(yīng)及時(shí)對(duì)契約文本進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)了解契約內(nèi)容，做好履約準(zhǔn)備。三、契約履行管理（一）履約責(zé)任明確1.契約簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照契約約定，明確各崗位人員的履約責(zé)任，制定詳細(xì)的履約計(jì)劃，確保契約各項(xiàng)義務(wù)得到有效履行。2.明確履約過(guò)程中的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保內(nèi)部各部門之間、與外部合作伙伴之間能夠及時(shí)、有效地溝通信息，解決履約過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）履約跟蹤與監(jiān)督1.建立履約跟蹤制度，定期對(duì)契約履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)掌握契約履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并采取措施加以解決。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注契約款項(xiàng)的收付情況，按照契約約定及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資金安全。對(duì)于逾期未付款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門采取催款措施。3.法務(wù)部門應(yīng)對(duì)契約履行過(guò)程中的法律問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和指導(dǎo)，確保公司/組織的行為符合法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）變更管理1.在契約履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更契約條款的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：由業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)契約履行的影響。經(jīng)法務(wù)部門審核變更條款的合法性和可行性后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。變更申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面的契約變更協(xié)議，明確變更后的條款內(nèi)容，并按照原契約簽訂程序進(jìn)行簽字蓋章和歸檔。2.變更協(xié)議作為原契約的補(bǔ)充文件，與原契約具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，各方應(yīng)按照變更后的條款履行契約義務(wù)。（四）違約處理1.如一方違反契約約定，應(yīng)按照契約約定承擔(dān)違約責(zé)任。違約方應(yīng)及時(shí)采取措施減少損失，并向?qū)Ψ街Ц哆`約金或賠償對(duì)方因此遭受的損失。2.對(duì)于違約行為，公司/組織應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如書(shū)面通知、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、交付憑證等，以便在需要時(shí)維護(hù)自身合法權(quán)益。3.如雙方就違約事宜發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照契約約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理，如仲裁或訴訟。四、契約檔案管理（一）檔案收集與整理1.契約簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將契約文本、相關(guān)附件、審批文件、變更協(xié)議、往來(lái)函件等資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)契約檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管與查閱1.契約檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.建立契約檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和審批流程。因工作需要查閱契約檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。（三）檔案銷毀1.契約檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，如需銷毀檔案，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，列出擬銷毀檔案的清單，包括契約名稱、編號(hào)、保管期限等信息。經(jīng)法務(wù)部門審核檔案內(nèi)容是否涉及未了結(jié)的法律糾紛或其他重要事項(xiàng)后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案清單、銷毀人員簽字等信息，保存期限不少于規(guī)定年限。五、信息化管理（一）契約管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的契約管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)契約從簽訂、履行到終止全過(guò)程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備契約起草、審核、審批、簽訂、跟蹤、提醒、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，提高契約管理的效率和準(zhǔn)確性。2.在契約管理系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)置不同用戶角色的權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)功能模塊。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，以便追溯和審計(jì)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將契約相關(guān)信息錄入契約管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。錄入的信息應(yīng)包括契約基本信息、條款內(nèi)容、履行情況、變更記錄、違約處理等。2.檔案管理部門應(yīng)將契約紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用契約管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)契約簽訂、履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和分析報(bào)告。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，為公司/組織的決策提供依據(jù)，如業(yè)務(wù)趨勢(shì)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、合作伙伴評(píng)價(jià)等。2.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)契約管理中存在的問(wèn)題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)和防范。例如，針對(duì)頻繁出現(xiàn)的違約條款或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，調(diào)整契約條款模板或加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控措施。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立契約管理監(jiān)督小組，由法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)契約管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，重點(diǎn)檢查契約簽訂程序是否合規(guī)、條款是否完善、履行是否到位、檔案管理是否規(guī)范等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反契約管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)制度進(jìn)行問(wèn)責(zé)。（二）考核機(jī)制1.建立契約管理考核制度，將契約管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括契約簽訂數(shù)量、質(zhì)量、履約