培訓(xùn)公司印章保管管理規(guī)章

一、總則本公司秉持“專業(yè)、創(chuàng)新、服務(wù)、共贏”的企業(yè)文化，致力于為客戶提供優(yōu)質(zhì)高效的培訓(xùn)服務(wù)。印章作為公司運(yùn)營(yíng)的重要憑證，其保管與使用直接關(guān)系到公司的合法權(quán)益和業(yè)務(wù)的正常開展。為進(jìn)一步規(guī)范印章的保管管理，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司扁平化管理的設(shè)計(jì)理念，特制定本規(guī)章。本規(guī)章旨在確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)兼顧社會(huì)效益，保障公司與客戶的利益，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)章適用于培訓(xùn)公司全體員工。公司所有印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等，其保管、使用及管理均遵循本規(guī)章?？蛻粼谏婕芭c公司印章相關(guān)的業(yè)務(wù)往來時(shí)，應(yīng)遵守公司基于本規(guī)章制定的相應(yīng)流程與規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）公司設(shè)立印章管理小組，由行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員等為成員。小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃印章的保管管理工作，制定相關(guān)政策和流程，并對(duì)重大印章使用事項(xiàng)進(jìn)行審核決策。這體現(xiàn)了公司扁平化管理模式下，多部門協(xié)同合作，高效決策的理念。（二）行政部門作為印章保管的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)公司大部分常用印章的日常保管工作。行政人員需嚴(yán)格按照本規(guī)章履行職責(zé)，確保印章的安全存放與規(guī)范使用。（三）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等財(cái)務(wù)相關(guān)印章的保管與使用管理。財(cái)務(wù)人員要根據(jù)財(cái)務(wù)制度和本規(guī)章，對(duì)涉及財(cái)務(wù)收支等業(yè)務(wù)的印章使用進(jìn)行嚴(yán)格把控。（四）法務(wù)專員負(fù)責(zé)對(duì)印章使用的合法性進(jìn)行審核。在涉及重大合同、法律文件等蓋章事項(xiàng)時(shí)，法務(wù)專員需提前審查相關(guān)文件內(nèi)容，確保蓋章行為符合法律法規(guī)和公司利益。四、管理內(nèi)容與流程（一）印章的刻制與啟用1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時(shí)，由需求部門提出申請(qǐng)，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，經(jīng)行政主管審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.獲批后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系合法的印章刻制單位進(jìn)行刻制。新印章刻制完成后，需在公司內(nèi)部進(jìn)行備案登記，注明印章樣式、啟用日期等信息。同時(shí)，向全體員工發(fā)布新印章啟用通知，明確其使用范圍和相關(guān)要求。（二）印章的保管1.各類印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的存放設(shè)施內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全。行政部門保管的印章由行政主管指定專人負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)部門保管的印章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完整性和清晰度。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等異常情況，應(yīng)立即向行政主管和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.印章存放場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保印章的存放環(huán)境安全可靠。（三）印章的使用1.常規(guī)業(yè)務(wù)用章-對(duì)于日常辦公中頻繁使用的一般性文件、報(bào)表等蓋章需求，由文件起草人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、蓋章原因、蓋章份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給印章保管人員進(jìn)行蓋章。-印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與需蓋章文件的一致性，確認(rèn)無誤后方可蓋章。蓋章過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括蓋章日期、文件名稱、蓋章人等信息，以備追溯查詢。2.重大業(yè)務(wù)用章-涉及重大合同簽訂、重要法律文件出具等事項(xiàng)需要蓋章時(shí)，由業(yè)務(wù)部門牽頭，組織法務(wù)專員對(duì)合同或文件進(jìn)行審核，確保內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確。審核通過后，填寫《重大印章使用審批表》，詳細(xì)說明業(yè)務(wù)背景、合同金額、合作方信息等內(nèi)容，依次經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、行政主管審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-審批通過后，由印章保管人員在指定地點(diǎn)，在相關(guān)人員的見證下進(jìn)行蓋章操作。蓋章完成后，將審批表、合同或文件等資料進(jìn)行歸檔保存。（四）印章的外借1.原則上印章不得外借。如因特殊業(yè)務(wù)需要必須外借時(shí)，由借用人填寫《印章外借申請(qǐng)表》，說明外借原因、外借期限、預(yù)計(jì)使用次數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政主管、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理外借手續(xù)。2.外借印章時(shí)，保管人員應(yīng)與借用人辦理交接手續(xù)，明確借用人的責(zé)任。借用人需確保印章在外借期間的安全使用，并按時(shí)歸還。歸還時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查印章的完整性和使用記錄，確認(rèn)無誤后進(jìn)行銷賬登記。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)對(duì)公司印章保管管理工作提出合理的意見和建議。公司鼓勵(lì)員工積極參與印章管理工作的改進(jìn)，對(duì)于提出有效建議的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，體現(xiàn)公司對(duì)員工的人文關(guān)懷和重視員工的創(chuàng)新精神。2.員工在按照規(guī)定流程申請(qǐng)使用印章時(shí)，有權(quán)要求印章保管人員及時(shí)、準(zhǔn)確地提供蓋章服務(wù)。如遇保管人員故意拖延或拒絕等不合理情況，員工可向行政主管或公司領(lǐng)導(dǎo)投訴。（二）員工義務(wù)1.全體員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本規(guī)章的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自刻制、使用、偽造公司印章。對(duì)于違反規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。2.員工在申請(qǐng)使用印章時(shí)，應(yīng)如實(shí)填寫相關(guān)申請(qǐng)表格，提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。不得隱瞞或虛報(bào)業(yè)務(wù)情況，以騙取印章使用。3.涉及印章使用的員工有責(zé)任妥善保管相關(guān)文件和資料，不得隨意丟棄或泄露文件內(nèi)容。確保公司商業(yè)機(jī)密和信息安全。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章存放的安全性、使用記錄的完整性、審批流程的合規(guī)性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)印章的使用進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)檢查涉及財(cái)務(wù)收支的蓋章事項(xiàng)是否符合財(cái)務(wù)制度和本規(guī)章的要求。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.法務(wù)專員對(duì)印章使用的合法性進(jìn)行監(jiān)督，定期審查重大印章使用事項(xiàng)的相關(guān)文件和審批記錄，確保公司的蓋章行為在法律框架內(nèi)進(jìn)行。（二）績(jī)效考核1.將印章保管管理工作納入相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在印章保管、使用過程中表現(xiàn)出色，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，未出現(xiàn)任何違規(guī)行為的員工，給予相應(yīng)的績(jī)效加分和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本規(guī)章，導(dǎo)致印章管理出現(xiàn)問題的員工，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，扣除相應(yīng)的績(jī)效分?jǐn)?shù)，并進(jìn)行相應(yīng)的處罰。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，將追究其賠償責(zé)任。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于擅自刻制、使用、偽造公司印章，或因保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜用等嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。2.在印章使用過程中，如因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致公司遭受損失的，相關(guān)審核人員將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、附則（一）本規(guī)章如有未盡事宜，由公司印章管理小組負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。在實(shí)際執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或新的問題，印章管理小組應(yīng)及時(shí)研究制定相應(yīng)的解決方案，并對(duì)本規(guī)章進(jìn)行修訂完善。（二）本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實(shí)施。全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守