高校信件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校信件管理工作，確保信件傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高學(xué)校的通信效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各部門、各學(xué)院、各班級(jí)以及全體師生員工在教學(xué)、科研、管理、學(xué)習(xí)和生活等活動(dòng)中涉及的各類信件的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保信件能夠準(zhǔn)確、迅速地送達(dá)收件人手中，不得延誤。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)信件內(nèi)容的安全，防止信件丟失、泄露或被篡改。3.規(guī)范有序原則：信件管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范、有序。二、信件分類與收發(fā)流程（一）信件分類1.公務(wù)信件：包括學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他高校、企事業(yè)單位等之間的公文往來、業(yè)務(wù)信函等。2.師生信件：教師與學(xué)生之間、學(xué)生與學(xué)生之間、學(xué)生與家長(zhǎng)之間的信件，以及師生個(gè)人的私人信件。3.其他信件：如各類通知、宣傳資料、包裹等。（二）收發(fā)流程1.收信流程傳達(dá)室接收：學(xué)校傳達(dá)室負(fù)責(zé)接收各類信件，對(duì)信件進(jìn)行初步分揀，區(qū)分出公務(wù)信件、師生信件和其他信件。登記編號(hào)：對(duì)接收的信件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄信件的來源、日期、收件人等信息，并為每封信件賦予唯一的編號(hào)。分發(fā)處理：根據(jù)信件的性質(zhì)和收件人，將信件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門、學(xué)院或個(gè)人。公務(wù)信件送交學(xué)校辦公室或相關(guān)職能部門；師生信件送交各學(xué)院輔導(dǎo)員辦公室或?qū)W生宿舍管理部門；其他信件按照通知要求或收件人指定的方式進(jìn)行處理。2.發(fā)信流程寄件人準(zhǔn)備：寄件人將信件內(nèi)容填寫完整，裝入信封，并在信封上準(zhǔn)確填寫收件人姓名、地址、郵編等信息。交寄登記：寄件人將信件交至學(xué)校收發(fā)室，收發(fā)室工作人員對(duì)信件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記，并收取相應(yīng)的郵寄費(fèi)用。統(tǒng)一郵寄：收發(fā)室定期將信件送往郵局或快遞公司進(jìn)行統(tǒng)一郵寄，確保信件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。三、信件管理職責(zé)分工（一）學(xué)校辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校信件管理的相關(guān)制度和規(guī)定。2.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校各部門、各學(xué)院的信件管理工作。3.負(fù)責(zé)處理學(xué)校與上級(jí)主管部門、重要合作伙伴等之間的重要公務(wù)信件。（二）傳達(dá)室1.負(fù)責(zé)學(xué)校信件的收發(fā)、登記、分揀和分發(fā)工作。2.保管信件收發(fā)記錄，定期向?qū)W校辦公室報(bào)送信件收發(fā)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.維護(hù)信件收發(fā)場(chǎng)所的秩序和安全，確保信件存放環(huán)境良好。（三）各部門、各學(xué)院1.負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院公務(wù)信件的收發(fā)、處理和歸檔工作。2.指導(dǎo)和督促本部門、本學(xué)院師生員工遵守學(xué)校信件管理規(guī)定。3.協(xié)助學(xué)校辦公室和傳達(dá)室做好相關(guān)信件管理工作。（四）輔導(dǎo)員辦公室1.負(fù)責(zé)接收和分發(fā)本學(xué)院學(xué)生的信件。2.對(duì)學(xué)生信件進(jìn)行必要的檢查和管理，確保信件內(nèi)容符合法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定。3.及時(shí)將學(xué)生信件送達(dá)學(xué)生手中，并做好相關(guān)記錄。（五）學(xué)生宿舍管理部門1.負(fù)責(zé)接收和分發(fā)學(xué)生宿舍區(qū)域的信件。2.建立健全學(xué)生宿舍信件管理制度，規(guī)范信件收發(fā)流程。3.加強(qiáng)對(duì)學(xué)生宿舍信件收發(fā)情況的監(jiān)督和檢查，確保信件安全、有序傳遞。四、信件安全與保密管理（一）安全管理1.信件收發(fā)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保信件存放安全。2.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自離崗，防止信件丟失或被盜。3.對(duì)于重要信件或機(jī)密信件，應(yīng)采取特殊的安全措施，如專人保管、加密傳遞等。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)信件內(nèi)容的保密工作。2.未經(jīng)寄件人或收件人同意，不得擅自拆閱、泄露信件內(nèi)容。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的信件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。五、信件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他高校、企事業(yè)單位等之間的重要公務(wù)信件。2.學(xué)校各部門、各學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的信件。3.師生員工在重要活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流、個(gè)人成長(zhǎng)等方面收到或發(fā)出的具有紀(jì)念意義的信件。（二）歸檔要求1.信件歸檔應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔信件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。3.按照年度、保管期限、來源等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。（三）保管期限1.重要公務(wù)信件、涉及學(xué)校重大決策和重要事項(xiàng)的信件，應(yīng)永久保存。2.一般公務(wù)信件、教學(xué)科研活動(dòng)中的常規(guī)信件，保管期限為[X]年。3.師生個(gè)人信件，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但一般不少于[X]年。（四）保管方式1.設(shè)立專門的信件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲設(shè)備等。2.對(duì)歸檔信件進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信件檔案的信息化管理。3.定期對(duì)信件檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。六、信件查詢與借閱管理（一）查詢管理1.本校師生員工因工作需要查詢信件時(shí)，應(yīng)填寫《信件查詢申請(qǐng)表》，注明查詢信件的相關(guān)信息，經(jīng)所在部門或?qū)W院負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校辦公室或傳達(dá)室辦理查詢手續(xù)。2.學(xué)校辦公室或傳達(dá)室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人提供的信息，在信件收發(fā)記錄中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果告知申請(qǐng)人。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私或機(jī)密信息的信件，未經(jīng)相關(guān)部門或個(gè)人同意，不得提供查詢服務(wù)。（二）借閱管理1.外單位人員因工作需要借閱本校信件檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫《信件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱信件的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.本校師生員工因特殊原因需要借閱信件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《信件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門或?qū)W院負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校辦公室辦理借閱手續(xù)。3.借閱信件檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管信件檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)學(xué)校各部門、各學(xué)院的信件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)信件管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.將信件管理工作納入學(xué)校各部門、各學(xué)院的年度工作考核內(nèi)容，考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。2.對(duì)在信件管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給