銷售登記管理辦法一、總則（一）目的為加強公司銷售業(yè)務的規(guī)范化管理，確保銷售信息的準確、完整和及時記錄，保障公司銷售業(yè)務的順利開展，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有銷售業(yè)務活動，包括但不限于產品銷售、服務銷售、項目銷售等。涉及銷售業(yè)務的各部門及員工均應遵守本辦法的規(guī)定。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售登記管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保公司銷售業(yè)務在合法合規(guī)的框架內進行。2.準確完整原則：銷售登記信息應真實、準確、完整地反映銷售業(yè)務的全貌，不得遺漏或虛假記錄。3.及時高效原則：銷售登記工作應及時跟進銷售業(yè)務進展，確保信息的及時性，提高工作效率，避免因信息延誤影響公司決策和業(yè)務處理。4.保密原則：對于銷售登記過程中涉及的客戶信息、商業(yè)機密等，應嚴格保密，防止信息泄露給公司造成損失。二、銷售登記的內容與要求（一）客戶信息登記1.基本信息客戶名稱、法定代表人姓名、地址、聯系方式（包括電話、傳真、電子郵箱等）。客戶的營業(yè)執(zhí)照注冊號、稅務登記號等相關證照號碼。2.信用信息客戶的信用評級，由信用管理部門定期評估并更新。過往交易記錄，包括交易金額、交易時間、付款情況等，作為信用評估的重要依據。3.其他信息客戶的行業(yè)屬性、經營范圍等，以便更好地了解客戶需求和市場定位?？蛻袈撓等诵畔?，包括姓名、職位、聯系方式等，確保溝通順暢。（二）銷售合同登記1.合同基本信息合同編號，應具有唯一性，便于合同的識別和管理。簽訂日期、合同有效期。銷售產品或服務的詳細描述，包括規(guī)格、數量、質量標準等。合同金額及付款方式，明確付款期限、付款比例等條款。2.雙方權利義務詳細記錄公司與客戶在合同中約定的權利和義務，如交貨時間、地點，售后服務內容等。對于特殊條款或附加條件，應進行特別注明，確保合同執(zhí)行過程中的準確性。3.合同變更記錄如合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，包括產品規(guī)格調整、價格變動、交貨時間變更等，應及時登記變更的內容、原因及審批情況。（三）銷售訂單登記1.訂單基本信息訂單編號，與合同編號相區(qū)分，便于訂單的跟蹤和管理?？蛻粲唵稳掌?、預計交貨日期。銷售產品或服務的具體明細，與合同要求一致。2.訂單執(zhí)行情況記錄訂單的生產進度、發(fā)貨情況、運輸方式等。對于訂單執(zhí)行過程中的問題或異常情況，如生產延誤、運輸損壞等，應詳細記錄并及時反饋相關部門處理。（四）銷售發(fā)貨登記1.發(fā)貨信息發(fā)貨日期、發(fā)貨單號。所發(fā)貨物的詳細清單，包括產品名稱、規(guī)格、數量、批次等。發(fā)貨方式（如快遞、物流等）及物流公司名稱、單號。2.運輸信息運輸路線、預計到達時間。如涉及保險，記錄保險單號及保險金額等信息。（五）銷售收款登記1.收款信息收款日期、收款金額。收款方式（如現金、支票、銀行轉賬等）及相關憑證號碼。對應合同或訂單編號，明確收款所對應的業(yè)務。2.收款核銷按照合同約定的付款方式和期限，及時核銷收款記錄，確保賬實相符。對于逾期未收款的情況，應進行特別標注，并及時通知相關部門跟進催收。三、銷售登記流程（一）客戶信息收集與錄入1.業(yè)務部門在與客戶建立合作關系前，應負責收集客戶的基本信息、信用信息等。2.將收集到的客戶信息及時錄入公司銷售登記系統，確保信息的準確性和完整性。錄入后，由專人進行審核，審核通過后方可正式生效。（二）銷售合同簽訂與登記1.銷售合同由業(yè)務部門負責起草、談判和簽訂。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應在一個工作日內將合同基本信息錄入銷售登記系統，并提交相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等。3.審核通過后的合同信息，由系統自動生成合同編號，并進行存檔管理。同時，將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、物流部門等，以便各部門協同執(zhí)行合同。（三）銷售訂單下達與登記1.根據銷售合同，業(yè)務部門下達銷售訂單給生產部門或相關業(yè)務執(zhí)行單位。2.銷售訂單下達后，業(yè)務部門應及時在銷售登記系統中登記訂單基本信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。訂單執(zhí)行過程中的各項信息，如生產進度、發(fā)貨情況等，由相關部門及時反饋給業(yè)務部門，業(yè)務部門負責在系統中更新記錄。（四）銷售發(fā)貨與登記1.生產部門或相關業(yè)務執(zhí)行單位完成產品生產或服務準備后，通知物流部門發(fā)貨。2.物流部門在發(fā)貨前，應核對發(fā)貨清單與銷售訂單信息是否一致。發(fā)貨后，及時在銷售登記系統中登記發(fā)貨信息，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、貨物清單、運輸方式等。3.發(fā)貨信息登記后，系統自動生成發(fā)貨記錄，并關聯相應的銷售訂單和合同，以便進行后續(xù)的跟蹤和查詢。（五）銷售收款與登記1.財務部門負責銷售收款的核算與管理。在收到客戶款項后，應及時通知業(yè)務部門，并在銷售登記系統中登記收款信息，包括收款日期、收款金額、收款方式等。2.業(yè)務部門根據財務部門提供的收款信息，在系統中進行收款核銷操作。對于逾期未收款的情況，業(yè)務部門應及時與客戶溝通催收，并將催收情況記錄在系統中。四、銷售登記信息的管理與維護（一）信息存儲1.銷售登記信息應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行存儲。電子文檔存儲在公司的服務器上，按照數據備份制度定期進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。2.紙質文檔應分類整理，存放在專門的檔案柜中，便于查閱和管理。檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。（二）信息查詢與使用1.公司內部各部門因工作需要查詢銷售登記信息時，應填寫信息查詢申請表，注明查詢目的、查詢內容等，經部門負責人審批后，提交給銷售登記管理部門進行查詢。2.銷售登記管理部門應按照審批后的查詢申請表提供相應的信息，并做好查詢記錄。查詢記錄應包括查詢時間、查詢人、查詢內容等，以便進行追溯和管理。3.涉及客戶信息等敏感內容的查詢，應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得將信息泄露給無關人員。（三）信息更新與維護1.銷售登記信息如有變更，相關部門應及時通知銷售登記管理部門進行更新。變更信息應經過嚴格的審核流程，確保變更的合法性和準確性。2.銷售登記管理部門應定期對銷售登記信息進行清理和核對，對于無效或過期的信息及時進行刪除或歸檔處理，保證信息的時效性和準確性。五、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對銷售登記管理情況進行審計，檢查銷售登記流程是否合規(guī)、信息是否準確完整、管理制度是否有效執(zhí)行等。2.審計過程中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）日常檢查1.銷售登記管理部門應定期對銷售登記信息進行自查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.各部門負責人應加強對本部門銷售登記工作的日常監(jiān)督，確保本部門員工嚴格按照規(guī)定進行銷售登記操作。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)部門和個人應承擔相應的賠償責任