合同簽訂管理辦法第一章總則第一條目的為規(guī)范公司合同簽訂流程，防范合同簽訂過程中的法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提高合同簽訂效率與質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“公司各單位”）在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)合同等。第三條基本原則依法合規(guī)原則：合同簽訂必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合同內(nèi)容和簽訂程序合法有效，維護公司的合法權(quán)益，避免法律糾紛。平等自愿原則：在合同簽訂過程中，公司應(yīng)與合同對方當(dāng)事人遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，充分尊重對方的意愿，不得強迫或變相強迫對方簽訂合同，保障雙方在合同中的權(quán)利義務(wù)對等。審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：合同簽訂前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、履約能力等進行全面審查，對合同條款進行仔細研究和斟酌，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)模糊不清、易產(chǎn)生歧義或?qū)静焕臈l款。維護公司利益原則：合同簽訂應(yīng)以維護公司的整體利益為出發(fā)點和落腳點，充分考慮公司的經(jīng)營目標(biāo)、經(jīng)濟效益和風(fēng)險承受能力，確保合同的簽訂和履行能夠為公司帶來實際利益，促進公司的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。第二章合同簽訂管理職責(zé)分工第四條合同管理部門職責(zé)公司設(shè)立專門的合同管理部門（以下簡稱“合同部”），負(fù)責(zé)公司合同簽訂的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作。合同部是合同簽訂管理的歸口部門，對公司合同簽訂工作進行宏觀指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和日常管理。合同部主要職責(zé)如下：制定和完善公司合同簽訂管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本，規(guī)范合同簽訂行為，提高合同簽訂管理水平。組織開展合同法律知識培訓(xùn)，增強公司員工的合同法律意識和風(fēng)險防范意識，提高員工簽訂合同的業(yè)務(wù)能力。負(fù)責(zé)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、履約能力等進行審查，建立健全合同對方當(dāng)事人信用檔案，為合同簽訂提供決策依據(jù)。參與重大合同的談判、起草和審核工作，從法律和合同管理專業(yè)角度提出意見和建議，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，維護公司利益。對合同簽訂進行全過程監(jiān)督，檢查合同簽訂程序是否符合規(guī)定，合同文本是否規(guī)范，合同內(nèi)容是否與談判結(jié)果一致等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同簽訂過程中的問題。負(fù)責(zé)合同的編號、登記、歸檔和保管工作，建立合同管理臺賬，確保合同檔案的完整性和安全性，便于合同的查閱和使用。定期對合同簽訂情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)合同簽訂管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為公司經(jīng)營決策提供參考依據(jù)。處理合同簽訂過程中的爭議和糾紛，維護公司的合法權(quán)益。第五條業(yè)務(wù)部門職責(zé)公司各業(yè)務(wù)部門是合同簽訂的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的發(fā)起、談判、起草、履行等工作。業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理工作，確保合同簽訂工作的順利進行。業(yè)務(wù)部門主要職責(zé)如下：根據(jù)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)需要，提出合同簽訂需求，明確合同簽訂的目的、內(nèi)容、對方當(dāng)事人等基本信息。負(fù)責(zé)對合同對方當(dāng)事人進行初步調(diào)查，了解其基本情況、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營狀況等，篩選出符合公司要求的合同對方當(dāng)事人，并將相關(guān)調(diào)查資料提交合同部進行審查。組織開展合同談判工作，與合同對方當(dāng)事人就合同條款進行充分溝通和協(xié)商，爭取有利的合同條件。談判過程中應(yīng)注意收集和保存相關(guān)資料，如談判記錄、往來函件等，為合同簽訂提供依據(jù)。根據(jù)談判結(jié)果，負(fù)責(zé)起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，條款完整、準(zhǔn)確、清晰，語言表達規(guī)范。合同文本起草完成后，提交本部門負(fù)責(zé)人審核。負(fù)責(zé)將審核通過的合同文本提交合同部進行法律審核和其他相關(guān)部門會簽，并根據(jù)審核意見和會簽意見對合同文本進行修改完善。負(fù)責(zé)合同的履行工作，按照合同約定及時履行公司的義務(wù)，跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更、解除等情況，應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。協(xié)助合同部處理合同簽訂過程中的爭議和糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。第六條其他相關(guān)部門職責(zé)公司財務(wù)部門、法務(wù)部門、審計部門等其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，參與合同簽訂管理工作，為合同簽訂提供專業(yè)支持和監(jiān)督保障。財務(wù)部門主要職責(zé)如下：參與合同涉及財務(wù)條款的審核，對合同價款、支付方式、結(jié)算時間、稅務(wù)處理等財務(wù)事項進行審查，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)制度和財務(wù)管理要求，防范財務(wù)風(fēng)險。根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)合同款項的支付和結(jié)算工作，嚴(yán)格按照審批程序辦理付款手續(xù)，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時。對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)情況進行監(jiān)督檢查，定期分析合同執(zhí)行的財務(wù)效益，為公司經(jīng)營決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。法務(wù)部門主要職責(zé)如下：為合同簽訂提供法律咨詢服務(wù)，解答合同簽訂過程中涉及的法律問題，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門和合同部正確處理合同法律事務(wù)。對合同文本進行法律審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律漏洞和風(fēng)險隱患，提出法律修改意見和建議，確保合同合法有效。參與重大合同的談判和起草工作，從法律專業(yè)角度提供支持和保障，維護公司的合法權(quán)益。負(fù)責(zé)處理合同簽訂和履行過程中的法律糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護公司的合法權(quán)益。審計部門主要職責(zé)如下：對合同簽訂過程進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂程序是否合規(guī)，合同審批手續(xù)是否齊全，合同條款是否合理，是否存在利益輸送等違規(guī)行為。定期對合同執(zhí)行情況進行審計，審查合同履行是否符合合同約定，合同變更、解除是否符合規(guī)定程序，合同款項支付是否合規(guī)等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。第三章合同簽訂前的準(zhǔn)備工作第七條合同需求識別與評估公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)計劃和實際工作需要，識別合同簽訂需求。在識別合同需求時，應(yīng)充分考慮公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、市場需求、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，確保合同簽訂與公司整體經(jīng)營目標(biāo)相一致。業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同需求進行評估，分析合同簽訂的必要性、可行性和預(yù)期效益。評估內(nèi)容包括但不限于：合同標(biāo)的是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營方向；合同對方當(dāng)事人是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力；合同履行是否存在風(fēng)險，風(fēng)險程度如何；合同預(yù)期效益是否能夠?qū)崿F(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)等。通過評估，確定合同簽訂的可行性和優(yōu)先順序。第八條合同對方當(dāng)事人調(diào)查業(yè)務(wù)部門在確定合同對方當(dāng)事人前，應(yīng)對其進行全面調(diào)查，了解其基本情況、信用狀況、履約能力等。調(diào)查內(nèi)容主要包括：主體資格：審查合同對方當(dāng)事人是否具有合法的經(jīng)營資格，是否具備簽訂和履行合同的民事權(quán)利能力和民事行為能力。對于法人或其他組織，應(yīng)查看其營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照是否齊全、有效；對于自然人，應(yīng)核實其身份證明、資質(zhì)證書等相關(guān)證件。信用狀況：通過查詢信用信息平臺、向有關(guān)金融機構(gòu)咨詢、了解其過往交易記錄等方式，了解合同對方當(dāng)事人的信用狀況，包括是否存在違約記錄、欠款糾紛等不良信用行為。履約能力：評估合同對方當(dāng)事人的經(jīng)濟實力、技術(shù)水平、生產(chǎn)能力、人力資源等方面的情況，判斷其是否具備履行合同的能力?？赏ㄟ^查看其財務(wù)報表、生產(chǎn)經(jīng)營場地、設(shè)備設(shè)施、員工隊伍等方式進行了解。商業(yè)信譽：了解合同對方當(dāng)事人在行業(yè)內(nèi)的口碑和聲譽，是否具有良好的商業(yè)信譽，是否存在欺詐、不正當(dāng)競爭等不良行為。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將調(diào)查結(jié)果形成書面報告，連同相關(guān)證明材料一并提交合同部進行審查。合同部對業(yè)務(wù)部門提交的調(diào)查資料進行審核，必要時可進行補充調(diào)查。經(jīng)審查，認(rèn)為合同對方當(dāng)事人符合公司要求的，方可進入合同簽訂程序；如發(fā)現(xiàn)合同對方當(dāng)事人存在問題或風(fēng)險較大的，應(yīng)及時告知業(yè)務(wù)部門，建議其重新選擇合同對方當(dāng)事人或采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。第九條合同談判合同談判由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織，相關(guān)部門根據(jù)需要參與。在談判前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細的談判方案，明確談判目標(biāo)、策略、步驟和人員分工等。談判方案應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，同時兼顧合同對方當(dāng)事人的合理訴求，確保談判能夠達成雙方都能接受的結(jié)果。談判過程中，談判人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的談判紀(jì)律和工作要求，保持良好的職業(yè)素養(yǎng)和談判技巧。要充分聽取合同對方當(dāng)事人的意見和建議，對合同條款進行深入討論和協(xié)商，爭取有利的合同條件。對于涉及公司重大利益的條款，如合同價款、支付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等，應(yīng)謹(jǐn)慎對待，反復(fù)斟酌，確保合同條款明確、具體、合理，具有可操作性。談判人員應(yīng)做好談判記錄，詳細記錄談判過程中的重要事項、雙方的觀點和意見、達成的共識和分歧等內(nèi)容。談判記錄應(yīng)由雙方談判代表簽字確認(rèn)，作為合同簽訂的重要依據(jù)。第十條合同文本起草合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，參照公司制定的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，起草合同文本。在起草合同文本時，應(yīng)確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，條款符合法律法規(guī)要求和公司實際情況，語言表達規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。合同文本應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的，即合同雙方權(quán)利義務(wù)所指向的對象，應(yīng)明確具體的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求；數(shù)量，應(yīng)明確具體的計量單位和計量方法；質(zhì)量，應(yīng)明確具體的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式；價款或者報酬，應(yīng)明確具體的金額、支付方式、支付時間等；履行期限、地點和方式，應(yīng)明確合同履行的起止時間、地點和具體方式；違約責(zé)任，應(yīng)明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式；解決爭議的方法，應(yīng)明確雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)通過何種方式解決，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。對于重大、復(fù)雜的合同，業(yè)務(wù)部門可邀請合同部、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與起草，確保合同文本的質(zhì)量和合法性。在起草過程中，應(yīng)充分征求各方面的意見和建議，對合同條款進行反復(fù)修改和完善。第四章合同審核與審批第十一條合同內(nèi)部審核流程合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進行內(nèi)部審核。內(nèi)部審核由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)人員參與。審核內(nèi)容主要包括：合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)需求和談判結(jié)果；合同條款是否完整、準(zhǔn)確、清晰；合同語言表達是否規(guī)范；合同附件是否齊全等。經(jīng)內(nèi)部審核，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同審核表上簽署明確的審核意見，并將合同文本及相關(guān)資料提交合同部進行法律審核。合同部收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本及相關(guān)資料后，應(yīng)從法律專業(yè)角度進行審核。審核內(nèi)容主要包括：合同主體是否合法；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定；合同條款是否存在法律漏洞和風(fēng)險隱患；合同的違約責(zé)任是否明確、合理；合同爭議解決方式是否合法、有效等。合同部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并在合同審核表上簽署法律審核意見。如發(fā)現(xiàn)合同存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見和建議。對于涉及財務(wù)事項的合同，合同部審核通過后，應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)管理角度對合同進行審核，審核內(nèi)容主要包括：合同價款是否合理；支付方式、支付時間是否符合公司財務(wù)制度和資金安排；稅務(wù)處理是否正確；合同涉及的財務(wù)風(fēng)險是否可控等。財務(wù)部門應(yīng)在合同審核表上簽署財務(wù)審核意見。對于重大合同或涉及多個部門業(yè)務(wù)的合同，合同部應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽。會簽部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同進行審核，提出審核意見。會簽過程中，各部門應(yīng)充分溝通，對合同條款進行協(xié)商一致。如存在分歧，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。第十二條合同審批權(quán)限公司根據(jù)合同金額、合同性質(zhì)、業(yè)務(wù)風(fēng)險等因素，對合同審批權(quán)限進行劃分。具體審批權(quán)限如下：一般合同（合同金額在[X]萬元以下）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，合同部進行法律審核，財務(wù)部門進行財務(wù)審核，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同（合同金額在[X]萬元及以上但在[X]萬元以下）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，合同部進行法律審核，財務(wù)部門進行財務(wù)審核，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，報公司總經(jīng)理審批。特別重大合同（合同金額在[X]萬元及以上）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，合同部進行法律審核，財務(wù)部門進行財務(wù)審核，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，提交公司董事會審批。對于專業(yè)性較強或涉及公司核心業(yè)務(wù)的合同，除按照上述審批權(quán)限進行審批外，還可根據(jù)需要組織專家進行論證，聽取專家意見后再進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實際情況，對合同審批權(quán)限進行臨時調(diào)整或授權(quán)。第十三條合同審核與審批時限合同部、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門應(yīng)在收到合同文本及相關(guān)資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。如遇特殊情況，需要延長審核時間的，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并說明原因。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到合同審核表及相關(guān)資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況，需要延長審批時間的，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并說明原因。合同審核與審批過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在問題需要修改的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到修改意見后的[X]個工作日內(nèi)完成修改，并重新提交審核和審批。第五章合同簽訂與備案第十四條合同簽訂經(jīng)審核和審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，使用公司統(tǒng)一的合同文本或經(jīng)公司認(rèn)可的其他合同文本。合同文本一式多份，公司與合同對方當(dāng)事人各執(zhí)一份，同時根據(jù)需要留存相關(guān)部門備案。合同簽訂時，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字。授權(quán)代理人簽字的，應(yīng)同時提供法定代表人出具的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料移交合同部進行編號、登記和歸檔。合同部應(yīng)建立合同管理臺賬，對合同簽訂情況進行詳細記錄，包括合同編號、合同名稱、合同對方當(dāng)事人、合同金額、簽訂時間、履行期限等信息。第十五條合同備案公司實行合同備案制度。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同文本及相關(guān)資料報送合同部進行備案。合同部應(yīng)將備案合同按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，妥善保管，便于查閱和使用。對于一些特殊合同，如涉及國有資產(chǎn)處置、政