教育公司會議室使用規(guī)定

一、總則1.目的為了規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保公司各項會議的順利進行，結合本教育公司的企業(yè)文化與設計理念，特制定本規(guī)定。公司一直秉持著開放、協(xié)作、高效的企業(yè)文化，致力于為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，同時為客戶提供優(yōu)質的教育服務。本規(guī)定旨在進一步落實這一理念，通過合理安排會議室資源，促進內部溝通與協(xié)作，更好地達成公司目標。2.適用范圍本規(guī)定適用于教育公司全體員工及因工作需要使用公司會議室的客戶。3.基本原則遵循扁平化管理原則，簡化會議室使用流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提高工作效率。同時，在使用過程中要注重社會效益，維護公司形象，保持會議室整潔、舒適，營造良好的溝通氛圍。二、組織架構與職責劃分1.行政部門行政部門作為會議室管理的統(tǒng)籌部門，負責會議室的日常管理和維護工作。其職責包括制定會議室使用規(guī)則、安排會議室的清潔與設備維護、協(xié)調各部門的會議室使用需求等。行政部門要以人文關懷為出發(fā)點，確保會議室設施設備的正常運行，為使用者提供便利。2.各部門各部門根據工作需要申請使用會議室，并在使用過程中遵守相關規(guī)定。部門負責人需對本部門使用會議室的情況進行監(jiān)督和管理，確保會議室的合理使用和設備的妥善保護。3.技術支持團隊技術支持團隊負責會議室設備的技術維護和故障排除。要定期對會議室的投影儀、音響、網絡等設備進行檢查和維護，確保設備在使用過程中正常運行，為會議的順利進行提供技術保障。三、管理流程1.預訂流程-員工或客戶需提前通過公司內部辦公系統(tǒng)或聯(lián)系行政部門進行會議室預訂。預訂時需明確使用時間、使用時長、參會人數等信息。-行政部門在接到預訂申請后，根據會議室的使用情況進行審核和安排。如申請時間與其他預訂沖突，行政部門應及時與申請人溝通，協(xié)商調整使用時間。-對于緊急會議需求，行政部門應根據實際情況盡量協(xié)調安排會議室。2.使用流程-使用者在預訂時間到達會議室前，應提前做好會議準備工作，如資料準備、設備調試等。-進入會議室后，使用者應按照規(guī)定操作設備，如有設備使用疑問可聯(lián)系技術支持團隊。-會議期間，使用者要保持會議室的整潔，不得隨意丟棄垃圾。會議結束后，應將桌椅擺放整齊，關閉設備電源。3.取消流程-如需取消預訂，使用者應至少提前[X]小時通知行政部門。如未能提前通知，導致會議室資源浪費，將按照相關規(guī)定進行處理。四、權利與義務1.員工權利-員工有權根據工作需要預訂和使用會議室，以滿足團隊溝通、項目討論等工作需求。-在使用會議室過程中，員工有權要求行政部門和技術支持團隊提供必要的協(xié)助和支持。2.員工義務-員工有義務遵守會議室的使用規(guī)定，愛護會議室設施設備。-按時結束會議，不得擅自延長使用時間，以免影響其他部門或客戶的使用安排。3.客戶權利-客戶有權在與公司合作過程中，根據需要申請使用公司會議室，用于商務洽談、項目溝通等活動。-客戶在使用會議室時，可享受公司提供的基本服務設施。4.客戶義務-客戶應遵守公司的會議室使用規(guī)定，不得在會議室進行違法違規(guī)活動。-客戶使用完畢后，應配合公司做好會議室的清理和交接工作。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對會議室的使用情況進行檢查，包括設備的使用狀況、衛(wèi)生情況等。-設立意見反饋渠道，鼓勵員工和客戶對會議室使用過程中發(fā)現的問題進行反饋。2.獎勵機制-對于合理使用會議室，愛護設施設備，為維護會議室良好環(huán)境做出貢獻的員工或部門，公司將給予一定的獎勵，如在績效考核中加分、頒發(fā)榮譽證書等。-對于積極反饋會議室使用問題，并提出有效改進建議的員工或客戶，公司將給予適當的獎勵。3.懲罰機制-對于違反會議室使用規(guī)定的員工，如擅自延長使用時間、損壞設備等，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、在績效考核中扣分等處罰。-對于違反規(guī)定的客戶，公司將視情況暫停其使用會議室的權利，并保留追究相關責任的權利。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.行政部門應根據公司發(fā)展和實際使用情況，適時對本規(guī)定進行調整和完善，以確保會議室管理工作的科學性