政府會議管理制度范本一、會議制度概述

政府會議管理制度是政府機關內部運行的重要組成部分，旨在規(guī)范會議的召開、組織、記錄和執(zhí)行等環(huán)節(jié)，提高會議效率，確保政府決策的科學性和民主性。本范本旨在為各級政府機關提供一套可操作的會議管理制度，以促進政府工作的規(guī)范化、科學化和民主化。

二、會議組織機構與職責

會議組織機構主要包括會議辦公室、秘書處和相關部門。其職責如下：

1.會議辦公室：負責會議的整體規(guī)劃、協(xié)調和監(jiān)督，包括制定會議計劃、協(xié)調會議資源、安排會議場地等。

2.秘書處：作為會議的執(zhí)行機構，負責會議的籌備、組織、記錄和后續(xù)工作。具體職責包括：

a.收集會議議題和資料；

b.準備會議議程和通知；

c.安排參會人員名單和座位；

d.確保會議資料和設備的準備；

e.負責會議記錄和紀要的起草；

f.落實會議決定事項的跟蹤和反饋。

3.相關部門：根據(jù)會議議題，負責提供專業(yè)意見和建議，參與會議討論，并負責落實會議決定事項。具體職責包括：

a.提前了解會議議題，準備相關資料；

b.參加會議，發(fā)表意見和建議；

c.落實會議決定事項，確保決策的有效執(zhí)行。

三、會議分類與召開條件

政府會議分為以下幾類：

1.全體會議：由政府全體成員參加，通常討論重大決策和政策，召開條件包括議題具有全局性、重要性，需廣泛征求意見。

2.局務會議：由政府部門負責人和相關部門負責人參加，討論部門內部重要事務，召開條件為議題涉及部門業(yè)務范圍，需部門負責人集體決策。

3.專業(yè)會議：由相關部門或專業(yè)機構負責組織，針對特定領域或專業(yè)問題進行研討，召開條件為議題具有專業(yè)性、技術性，需相關領域專家參與。

4.民主生活會：由政府領導班子成員參加，開展批評與自我批評，召開條件為每年至少舉行一次，旨在加強領導班子建設。

5.巡視工作會議：由巡視工作領導小組及其辦公室負責組織，研究巡視工作安排和落實情況，召開條件為巡視工作進入新階段或需要總結經(jīng)驗。

各類會議的召開條件具體如下：

-全體會議：議題需提前提交，經(jīng)會議辦公室審核后報請政府主要領導批準。

-局務會議：由部門負責人提出申請，經(jīng)會議辦公室審核，報請政府分管領導同意后召開。

-專業(yè)會議：由相關部門或專業(yè)機構提出申請，經(jīng)會議辦公室審核，報請政府主要領導同意后召開。

-民主生活會：由政府領導班子成員按照規(guī)定時間自行安排，報請會議辦公室備案。

-巡視工作會議：由巡視工作領導小組辦公室提出申請，經(jīng)領導小組批準后召開。

四、會議議程與通知

會議議程是會議內容的框架，它明確了會議的主題、討論事項、時間安排和參會人員等關鍵信息。以下是會議議程與通知的相關規(guī)定：

1.會議議程的制定：

-根據(jù)會議類別和目的，秘書處負責制定詳細的會議議程。

-會議議程應包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員名單、議題列表、預計發(fā)言時間等。

-議題應提前提交，經(jīng)相關部門或負責人審核后納入議程。

2.會議通知的發(fā)布：

-會議通知由秘書處負責起草，經(jīng)會議辦公室審核后，提前一定時間（通常為會議前一周）通過政府內部通訊系統(tǒng)或正式文件形式發(fā)送給參會人員。

-通知內容應包括會議議程、參會人員名單、會議要求（如需準備的資料、著裝規(guī)范等）、會議地點、聯(lián)系方式等。

3.會議議程的調整：

-如遇特殊情況，需要調整會議議程，秘書處應及時通知參會人員，并更新會議通知。

-調整原因、時間和內容應在通知中明確說明。

4.會議通知的確認：

-參會人員收到會議通知后，應確認是否能夠參加，并將確認信息反饋給秘書處。

-如因故無法參加，應提前通知秘書處，以便安排替代人員或調整會議安排。

5.會議通知的存檔：

-會議通知和議程的最終版本應存檔備查，作為會議記錄的一部分，以便日后查閱和審計。

五、會議記錄與紀要

會議記錄和紀要是會議的重要文件，它們記錄了會議的進程和結果，對于后續(xù)工作執(zhí)行和決策落實具有指導作用。以下是會議記錄與紀要的相關規(guī)定：

1.會議記錄的撰寫：

-會議記錄由秘書處指定專人負責，應在會議結束后立即開始撰寫。

-記錄應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、缺席人員、會議議程、發(fā)言內容、討論結果、表決情況等。

-記錄應準確、客觀，避免主觀評價和評論。

2.會議紀要的編制：

-會議紀要由秘書處根據(jù)會議記錄整理而成，應在會議結束后的一周內完成。

-紀要應概括會議的主要內容和成果，包括會議主題、主要議題、討論要點、形成的決議、負責部門和完成時限等。

-紀要應使用正式的書面語言，確保內容的準確性和清晰性。

3.會議紀要的審核與分發(fā)：

-會議紀要經(jīng)秘書處負責人審核后，報請相關部門負責人或政府領導審批。

-審批通過后，由秘書處負責將會議紀要分發(fā)給參會人員和相關單位。

4.會議紀要的存檔與歸檔：

-會議紀要的最終版本應存檔，作為政府檔案的一部分，便于日后查閱。

-會議紀要的存檔應按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的完整性和安全性。

5.會議紀要的反饋與執(zhí)行：

-相關部門和單位應按照會議紀要中的決議和時限要求，落實各項工作。

-秘書處負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，并將執(zhí)行結果反饋給會議辦公室和相關部門。

六、會議紀律與行為規(guī)范

為確保會議的有序進行和高效決策，與會人員需遵守以下紀律與行為規(guī)范：

1.準時出席：參會人員應按照會議通知要求的時間準時到達會場，不得無故遲到或缺席。

2.嚴肅會議秩序：會議期間保持會場安靜，禁止大聲喧嘩、打鬧，手機等通訊工具應調至靜音或關閉狀態(tài)。

3.專注會議內容：參會人員應集中精力，認真聽取發(fā)言，積極參與討論，不得做與會議無關的事。

4.尊重他人發(fā)言：在他人發(fā)言時，應認真傾聽，不得打斷或插話，對他人意見應保持尊重和禮貌。

5.依法依規(guī)發(fā)言：發(fā)言內容應圍繞會議主題，遵守國家法律法規(guī)和政府政策，不得發(fā)表違反國家利益、損害他人合法權益的言論。

6.保密原則：會議討論內容涉及國家秘密、工作秘密的，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議信息。

7.記錄會議情況：會議記錄員應認真記錄會議內容，確保記錄的準確性和完整性。

8.落實會議決議：會議結束后，參會人員應按照會議決議要求，認真履行職責，確保各項工作按時完成。

9.反饋會議執(zhí)行情況：秘書處負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，并及時向相關部門或領導匯報。

10.持續(xù)改進會議制度：根據(jù)會議運行的實際效果和反饋意見，不斷優(yōu)化會議管理制度，提高會議效率和決策質量。

七、會議監(jiān)督與評估

為確保政府會議管理制度的有效實施，以下是對會議的監(jiān)督與評估措施：

1.會議監(jiān)督機制：

-會議辦公室負責對會議的籌備、組織、執(zhí)行和記錄等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督。

-監(jiān)督內容包括會議的召開是否按照規(guī)定程序進行，會議內容是否圍繞議題，參會人員是否遵守會議紀律等。

2.會議紀律執(zhí)行情況檢查：

-定期或不定期地對會議紀律執(zhí)行情況進行檢查，檢查結果記錄在案，作為對參會人員考核的依據(jù)之一。

3.會議效果評估：

-會議結束后，由秘書處或相關部門對會議效果進行評估，評估內容包括會議的效率、決策的科學性、議題的合理性等。

4.參會人員反饋：

-通過問卷調查、個別訪談等方式，收集參會人員對會議的反饋意見，作為改進會議制度和提高會議質量的重要參考。

5.會議紀要執(zhí)行跟蹤：

-對會議紀要中確定的決議事項，由秘書處或相關部門進行跟蹤，確保決議得到有效執(zhí)行。

6.監(jiān)督結果應用：

-根據(jù)監(jiān)督和評估結果，對會議管理制度進行適時調整，對違反會議紀律的行為進行相應的處理。

7.內部審計：

-定期進行內部審計，對會議管理的各個環(huán)節(jié)進行審查，確保會議經(jīng)費使用合理，會議決策合法合規(guī)。

8.公開透明：

-對會議的召開情況、議題內容、決策結果等進行適度公開，接受社會監(jiān)督，提高政府工作的透明度。

9.持續(xù)改進：

-根據(jù)監(jiān)督評估結果和外部反饋，不斷優(yōu)化會議管理制度，提升政府會議管理的整體水平。

八、會議檔案管理與利用

會議檔案是政府工作的重要組成部分，對于歷史回顧、政策研究和決策依據(jù)具有重要意義。以下是會議檔案管理與利用的相關規(guī)定：

1.檔案收集與整理：

-會議辦公室負責收集會議的原始文件，包括會議通知、議程、記錄、紀要、參會人員名單等。

-收集的檔案應按照會議時間、類別、議題等進行分類整理，確保檔案的有序性。

2.檔案歸檔與編號：

-按照檔案管理的相關規(guī)定，將整理好的檔案進行歸檔，并給予相應的檔案編號。

-歸檔時，應確保檔案的完整性和準確性，防止遺漏或損壞。

3.檔案保管與維護：

-對歸檔的會議檔案進行妥善保管，采用防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保檔案的安全。

-定期對檔案進行清潔和消毒，延長檔案的使用壽命。

4.檔案查詢與利用：

-提供檔案查詢服務，為政府內部工作人員和外部相關人員提供檔案查閱便利。

-查詢時應遵循保密原則，對涉及國家秘密、工作秘密的檔案，嚴格限制查閱范圍。

5.檔案數(shù)字化：

-對有保存價值的會議檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案系統(tǒng)，提高檔案的利用效率。

-數(shù)字化檔案應與紙質檔案同步更新，確保信息的一致性。

6.檔案統(tǒng)計與分析：

-定期對會議檔案進行統(tǒng)計和分析，總結會議管理工作的經(jīng)驗和不足，為改進會議制度提供依據(jù)。

7.檔案銷毀與審批：

-對無保存價值的會議檔案，按照檔案管理的相關規(guī)定進行銷毀，銷毀前需經(jīng)過嚴格的審批程序。

8.檔案安全教育與培訓：

-對負責檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高其檔案管理意識和業(yè)務能力。

-加強檔案安全意識教育，確保檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

九、會議費用管理與審計

會議費用管理是確保會議高效、廉潔進行的重要環(huán)節(jié)。以下是對會議費用管理的相關規(guī)定：

1.費用預算編制：

-會議辦公室在制定會議議程的同時，應編制詳細的費用預算，包括場地租賃、設備使用、資料印刷、餐飲住宿、交通補貼等費用。

-預算應合理、透明，并報請相關部門審批。

2.費用報銷流程：

-會議費用報銷需按照政府財務管理制度執(zhí)行，由參會人員或負責人員提交報銷申請。

-報銷申請應附上相關發(fā)票、收據(jù)和費用清單，經(jīng)會議辦公室審核后，報請財務部門審批。

3.費用控制與監(jiān)督：

-會議費用支出應嚴格控制在預算范圍內，不得超支。

-會議辦公室對費用支出進行監(jiān)督，確保每一筆費用都有據(jù)可查，合理使用。

4.費用審計與檢查：

-定期對會議費用進行審計，審計工作由獨立的審計機構或內部審計部門負責。

-審計內容包括費用預算執(zhí)行情況、費用報銷的真實性、合規(guī)性等。

5.費用公開與透明：

-會議費用使用情況應定期公開，接受社會監(jiān)督，提高政府工作的透明度。

6.費用節(jié)約措施：

-鼓勵采用節(jié)約型會議方式，如利用視頻會議系統(tǒng)減少差旅費用，采用電子文檔減少印刷費用等。

7.費用違規(guī)處理：

-對違反會議費用管理規(guī)定的行為，依法依規(guī)進行處理，包括但不限于通報批評、追回違規(guī)費用、追究相關責任等。

8.費用管理培訓：

-定期對負責會議費用管理的人員進行培訓，提高其財務管理知識和合規(guī)意識。

9.費用管理檔案：

-會議費用管理的相關文件、記錄和審計報告應妥善保存，作為財務管理和審計的依據(jù)。

十、會議制度的持續(xù)完善與更新

為確保政府會議管理制度始終符合時代發(fā)展和工作需求，以下是對會議制度持續(xù)完善與更新的措施：

1.定期評估與反饋：

-定期對會議制度進行評估，收集參會人員、相關部門和外部人士的反饋意見。

-評估內容應包括會議效率、決策質量、紀律執(zhí)行、費用控制等方面。

2.制度修訂與更新：

-根據(jù)評估結果和反饋意見，對會議制度進行修訂和完善。

-修訂后的制度應經(jīng)過相關部門的審核和領導的批準，并正式發(fā)布。

3.培訓與宣傳：

-對政府工作人員進行會議制度培訓，提高其對會議管理制度的認識和理解。

-通過內部刊物、網(wǎng)絡平臺等多種渠道，宣傳會議制度的重要性和實施要求。

4.引入先進經(jīng)驗：

-研究國內外政府會議管理的先進經(jīng)驗，結合自身實際，借鑒和引入有益做法。

5.技術支持與創(chuàng)新：

-利用現(xiàn)代信息技術，如視頻會議系統(tǒng)、電子文檔管理等，提高會議效率和便捷性。

-探索創(chuàng)新會議形式，如線上會議、遠程參會等，以適應不同會議需求。

6.跨部門協(xié)作：

-加強不同部門之間的協(xié)作，共同參與會議制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督。

-建立跨部門協(xié)調機制，確保會議制度在各部門間的有效實施。

7.法規(guī)遵守與合規(guī)