國優(yōu)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（四）定義1.檔案：是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.國優(yōu)檔案：是指在檔案管理工作中，達(dá)到國家優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)公司各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與公司重大項目和重要活動的檔案管理工作，確保檔案資料的完整準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)將本部門在工作中形成的各類文件材料及時整理歸檔，確保檔案的齊全完整。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案。4.積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司各項工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在籌備、成立、運營等各個階段形成的文件材料。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等。3.公司召開的各類會議文件、紀(jì)要、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門重要活動形成的文件、照片、錄像等。5.公司科研、技術(shù)、生產(chǎn)等方面的文件材料，包括項目申報書、研究報告、技術(shù)圖紙、工藝文件等。6.公司財務(wù)、審計、人事、行政等管理工作中形成的文件材料。7.公司對外交往中形成的文件、函件、協(xié)議等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。2.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用工作規(guī)范有序。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因合法事由查閱公司檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情況。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用需求和效果，及時調(diào)整檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全技術(shù)措施，確保檔案信息安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化加工、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)等工作。3.驗收階段：對檔案信息化建設(shè)項目進(jìn)行驗收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。4.運行維護(hù)階段：建立檔案信息化系統(tǒng)運行維護(hù)機(jī)制，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。