倉儲公司周會記錄制度

一、總則本公司秉持“高效倉儲，服務(wù)至上”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，致力于打造扁平化管理模式，提升運(yùn)營效率與社會效益。周會作為公司內(nèi)部重要的溝通與決策機(jī)制，其記錄工作至關(guān)重要。周會記錄制度旨在規(guī)范周會記錄工作，確保會議信息準(zhǔn)確、完整地留存與傳遞，為公司各層級員工提供清晰的工作指導(dǎo)與決策依據(jù)，助力公司各項業(yè)務(wù)順利開展。通過準(zhǔn)確的周會記錄，能更好地跟蹤工作進(jìn)展，落實(shí)責(zé)任，促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作，同時也為績效考核提供有力的數(shù)據(jù)支持，體現(xiàn)公司對員工工作成果的重視與人文關(guān)懷，營造積極向上的工作氛圍。二、適用范圍本制度適用于倉儲公司全體員工。無論是基層倉儲作業(yè)人員、中層管理人員還是高層決策團(tuán)隊，在參與周會時，均需遵循本制度關(guān)于周會記錄的相關(guān)規(guī)定。同時，對于涉及公司運(yùn)營且需要參考周會信息的客戶相關(guān)溝通場景，本制度的部分規(guī)定可作為參考依據(jù)，以保障與客戶溝通的準(zhǔn)確性和一致性。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）會議組織與記錄總負(fù)責(zé)人公司行政主管擔(dān)任周會組織與記錄的總負(fù)責(zé)人，全面統(tǒng)籌周會記錄工作。負(fù)責(zé)制定記錄規(guī)范與流程，監(jiān)督記錄工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決記錄過程中出現(xiàn)的各類問題，確保周會記錄的質(zhì)量與及時性。（二）會議記錄人員1.原則上，每次周會由行政部門指定一名專人擔(dān)任記錄員。記錄員需具備良好的文字表達(dá)能力、速記能力和信息歸納能力，熟悉公司業(yè)務(wù)流程與組織架構(gòu)。2.記錄員職責(zé)-在周會召開前，準(zhǔn)備好記錄所需的設(shè)備與工具，如筆記本電腦、錄音設(shè)備（備用）等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。-會議過程中，專注傾聽與會人員發(fā)言，準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項等。對于重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和行動事項，要重點(diǎn)標(biāo)注。-及時整理會議記錄，在會議結(jié)束后的[具體時長]內(nèi)，完成初稿的撰寫，并提交給會議主持人進(jìn)行初步審核。（三）會議主持人1.周會主持人一般由公司高層管理人員或根據(jù)會議主題指定的負(fù)責(zé)人擔(dān)任。2.主持人職責(zé)-引導(dǎo)會議有序進(jìn)行，把控會議節(jié)奏與時間，確保每個議題都能得到充分討論，同時避免會議時間過長或偏離主題。-明確會議決議事項，對討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和確認(rèn)，督促參會人員明確各自的工作任務(wù)與責(zé)任。-對會議記錄初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會議討論情況和決議結(jié)果，如有問題及時反饋給記錄員進(jìn)行修改。（四）參會人員1.全體參會人員應(yīng)積極參與周會討論，清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。2.參會人員在會議過程中有責(zé)任配合記錄員工作，確保自己的發(fā)言能夠被準(zhǔn)確記錄。對于重要信息，應(yīng)適當(dāng)放慢語速或重復(fù)關(guān)鍵內(nèi)容。3.有權(quán)對會議記錄中涉及自己工作的部分進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)記錄有誤，可在記錄最終定稿前向記錄員提出修改意見。四、管理內(nèi)容與流程（一）會前準(zhǔn)備1.行政部門在每周[具體日期]前，收集各部門需要在周會上討論的議題，并進(jìn)行匯總整理。根據(jù)議題的重要性和緊急程度，與會議主持人協(xié)商確定會議議程。2.將會議議程提前[具體時長]發(fā)送給所有參會人員，讓參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容。3.記錄員在會前熟悉會議議程，了解每個議題的大致方向，以便在會議過程中更有針對性地進(jìn)行記錄。（二）會中記錄1.記錄方式-采用電子文檔記錄為主，如使用專業(yè)的辦公軟件（如Word）進(jìn)行實(shí)時記錄。同時，可開啟錄音設(shè)備作為備用，以防出現(xiàn)記錄遺漏或爭議情況。-記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議開場時主持人介紹的會議主題、目的和議程安排。-詳細(xì)記錄每位參會人員的發(fā)言內(nèi)容，盡量保持發(fā)言的原汁原味，避免斷章取義。對于重要的數(shù)據(jù)、案例和解決方案，要準(zhǔn)確記錄具體內(nèi)容。-重點(diǎn)記錄會議討論過程中的分歧點(diǎn)、爭議焦點(diǎn)以及最終的解決方式和決議結(jié)果。對于尚未達(dá)成一致的事項，也要記錄清楚各方觀點(diǎn)和下一步的處理計劃。2.記錄格式-采用清晰的段落和標(biāo)題格式，將不同議題的討論內(nèi)容分開記錄。例如，每個議題作為一個大段落，段落內(nèi)再細(xì)分發(fā)言要點(diǎn)和決議內(nèi)容。-對于發(fā)言人，可采用“發(fā)言人姓名（部門）：發(fā)言內(nèi)容”的格式進(jìn)行標(biāo)注，以便清晰區(qū)分不同人員的發(fā)言。（三）會后整理1.記錄員在會議結(jié)束后的[具體時長]內(nèi)，完成會議記錄初稿的整理工作。對記錄內(nèi)容進(jìn)行語法檢查、語句通順度調(diào)整以及格式規(guī)范，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、易讀。2.將整理好的初稿提交給會議主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)在收到初稿后的[具體時長]內(nèi)完成審核，并提出修改意見。如審核通過，主持人在記錄文檔上簽字確認(rèn)。3.記錄員根據(jù)主持人的審核意見對記錄進(jìn)行修改完善，形成最終的周會記錄文檔。最終記錄文檔應(yīng)包含會議基本信息（會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議議程、詳細(xì)的討論內(nèi)容、決議事項以及下一步行動計劃等。（四）存檔與分發(fā)1.將最終的周會記錄文檔按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，建立專門的周會記錄文件夾，按照時間順序進(jìn)行編號存儲，方便日后查詢和追溯。2.在周會結(jié)束后的[具體時長]內(nèi)，將周會記錄分發(fā)給所有參會人員以及與會議內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員。分發(fā)方式可采用公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或共享文檔平臺，確保相關(guān)人員能夠及時獲取會議信息。（五）信息更新與反饋1.隨著工作的推進(jìn)，若決議事項有任何變更或調(diào)整，負(fù)責(zé)該事項的人員應(yīng)及時將最新信息反饋給記錄員，記錄員對周會記錄中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新維護(hù)，確保記錄的時效性和準(zhǔn)確性。2.定期對周會記錄進(jìn)行回顧和總結(jié)，分析會議決議的執(zhí)行情況和存在的問題，為后續(xù)周會的組織和決策提供參考依據(jù)。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.有權(quán)獲取準(zhǔn)確、完整的周會記錄，了解公司整體工作進(jìn)展和決策方向，以便更好地規(guī)劃自己的工作。2.對周會記錄中涉及自身工作的內(nèi)容有審核權(quán)，如發(fā)現(xiàn)記錄有誤或不準(zhǔn)確，有權(quán)要求記錄員進(jìn)行核實(shí)和修改。3.可根據(jù)周會記錄中的信息，向相關(guān)負(fù)責(zé)人咨詢工作相關(guān)問題，獲取必要的支持與指導(dǎo)。（二）員工義務(wù)1.按時參加周會，積極參與討論，認(rèn)真履行自己在會議中的職責(zé)，如發(fā)言、提供數(shù)據(jù)和信息等。2.按照會議決議和工作安排，及時、高效地完成自己的工作任務(wù)，并定期向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展。3.對周會記錄中的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給公司外部人員或無關(guān)的內(nèi)部人員，維護(hù)公司的信息安全。（三）公司權(quán)利1.有權(quán)要求員工按照本制度的規(guī)定，配合完成周會記錄工作，包括提供準(zhǔn)確的發(fā)言內(nèi)容、及時反饋工作信息等。2.根據(jù)周會記錄中的信息，對員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行評估和考核，為績效考核、晉升、獎勵等提供重要依據(jù)。（四）公司義務(wù)1.為周會記錄工作提供必要的資源支持，如設(shè)備、培訓(xùn)等，確保記錄工作的順利進(jìn)行。2.對周會記錄中反映出的員工問題和需求，及時進(jìn)行研究和處理，為員工提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展機(jī)會，體現(xiàn)公司的人文關(guān)懷。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政主管作為周會記錄工作的監(jiān)督負(fù)責(zé)人，定期對周會記錄的質(zhì)量、存檔情況和分發(fā)情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性以及是否按時完成存檔和分發(fā)等。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵參會人員對周會記錄工作提出意見和建議。行政主管對反饋的問題進(jìn)行及時處理和回復(fù)，不斷改進(jìn)周會記錄工作。3.對于涉及重要決策和關(guān)鍵工作的周會記錄，可由公司高層管理人員進(jìn)行抽查審核，確保記錄內(nèi)容能夠準(zhǔn)確反映會議精神和決策結(jié)果。（二）考核機(jī)制1.將周會記錄工作納入相關(guān)人員的績效考核體系。對于記錄員，考核指標(biāo)包括記錄的準(zhǔn)確性（如錯誤率不超過[具體比例]）、及時性（按時完成初稿撰寫和最終文檔整理）、完整性（涵蓋會議所有重要內(nèi)容）等。2.對參會人員的考核主要關(guān)注其在周會中的參與度和對會議決議的執(zhí)行情況。參與度包括是否積極發(fā)言、提供有價值的觀點(diǎn)和建議等；執(zhí)行情況則根據(jù)周會記錄中的決議事項和行動計劃，檢查員工是否按時、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的記錄員和參會人員給予相應(yīng)的獎勵，如績效加分、獎金、榮譽(yù)證書等；對未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的人員，進(jìn)行績效扣分、警告、培訓(xùn)等處理，督促其改進(jìn)工作。七、附則（一）本制度自發(fā)布之