合同歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同歸檔工作，確保合同資料的完整、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)營活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.集中管理原則：合同歸檔工作由公司統(tǒng)一負(fù)責(zé)，集中管理，確保合同資料的完整性和一致性。2.分類歸檔原則：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保合同資料的安全和保密。4.規(guī)范操作原則：明確合同歸檔的流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作，保證歸檔工作的質(zhì)量。二、合同歸檔的職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂等工作，并對(duì)合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.在合同簽訂后，及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門對(duì)合同歸檔情況進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保合同資料的齊全和準(zhǔn)確。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定合同歸檔管理制度和流程，明確歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)。2.接收合同管理部門提交的合同資料，進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管。3.建立合同檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用合同資料。4.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保合同資料的安全和完整。（三）其他部門1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同的收集、整理和保管工作，并按照公司規(guī)定及時(shí)將合同資料提交給合同管理部門或檔案管理部門。2.在合同履行過程中，如涉及合同變更、解除等事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門，并提供相關(guān)資料，以便進(jìn)行歸檔和更新。三、合同歸檔的范圍和內(nèi)容（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類正式合同文本，包括合同正本、副本及附件。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄等。3.合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件。4.與合同有關(guān)的其他文件，如合同糾紛處理文件、法律意見書等。（二）歸檔內(nèi)容1.合同基本信息：合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、合同雙方當(dāng)事人名稱及聯(lián)系方式等。2.合同條款：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等條款。3.附件：與合同相關(guān)的各類附件，如產(chǎn)品規(guī)格說明書、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.審批文件：合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄等。5.履行文件：合同履行過程中的相關(guān)文件，如發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.變更文件：合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。7.解除文件：合同解除協(xié)議、終止通知等。8.糾紛處理文件：合同糾紛處理過程中形成的文件，如協(xié)商記錄、仲裁裁決書、法院判決書等。9.其他文件：與合同有關(guān)的其他文件，如法律意見書、律師函等。四、合同歸檔的流程（一）合同簽訂階段1.合同管理部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件進(jìn)行整理，確保資料齊全、完整。2.在合同正本上加蓋“合同已歸檔”印章，并注明歸檔日期。3.將合同正本及相關(guān)附件提交給檔案管理部門，并填寫《合同歸檔交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案管理部門接收階段1.檔案管理部門收到合同管理部門提交的合同資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)合同資料進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類歸檔，并建立合同檔案目錄和檢索系統(tǒng)。（三）合同履行階段1.在合同履行過程中，如涉及合同變更、解除等事項(xiàng)，合同管理部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，并提供相關(guān)資料。2.檔案管理部門收到合同變更、解除等相關(guān)資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔，并更新合同檔案目錄和檢索系統(tǒng)。（四）合同終止階段1.合同履行完畢后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保合同資料的齊全和準(zhǔn)確。3.將合同檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)。五、合同歸檔的存儲(chǔ)方式和期限（一）存儲(chǔ)方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，并裝入檔案盒或檔案柜中進(jìn)行保管。3.電子檔案應(yīng)按照合同編號(hào)進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）存儲(chǔ)期限1.合同檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]年。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或有特殊規(guī)定的合同檔案，存儲(chǔ)期限應(yīng)適當(dāng)延長。3.在存儲(chǔ)期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。六、合同檔案的查閱和利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用范圍1.合同檔案主要用于公司內(nèi)部的合同管理、業(yè)務(wù)決策、法律糾紛處理等工作。2.未經(jīng)公司書面同意，任何人不得將合同檔案提供給外部單位或個(gè)人查閱、使用。（三）保密要求1.查閱人員應(yīng)對(duì)合同檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露合同涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息。2.在查閱合同檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、合同檔案的保管和維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施，確保合同檔案的安全和完整。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整存儲(chǔ)環(huán)境等。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案資料的齊全和準(zhǔn)確。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期消毒和防蟲處理，防止檔案損壞和霉變。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案存儲(chǔ)期限屆滿，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀的。2.合同檔案因保管不善等原因造成損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的。3.合同檔案涉及的事項(xiàng)已經(jīng)處理完畢，且不再需要留存的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)銷毀條件，編制《合同檔案銷毀清單》，列出擬銷毀合同檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織