能源公司能源合同管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)本能源公司能源合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更與終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司能源業(yè)務(wù)的健康、有序發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.原則合同管理遵循合法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則，確保合同的簽訂與履行符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)與經(jīng)營理念。公司秉持“創(chuàng)新能源、服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)造價(jià)值”的經(jīng)營理念，在合同管理中注重社會(huì)效益，積極履行社會(huì)責(zé)任，推動(dòng)能源行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，堅(jiān)持扁平化管理理念，簡(jiǎn)化合同審批流程，提高工作效率。3.適用范圍本辦法適用于能源公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在從事能源相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類能源合同，包括但不限于能源采購合同、能源銷售合同、能源工程項(xiàng)目合同等。本辦法所涉及的主體包括公司全體員工以及與公司簽訂能源合同的客戶。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。委員會(huì)主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任，成員包括各副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。其主要職責(zé)為：制定和修改合同管理的重大方針政策；審議重大能源合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同管理部門公司行政部門為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度；組織合同文本的起草、審核與修訂；對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；建立合同臺(tái)賬與檔案；協(xié)調(diào)處理合同糾紛等。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是能源合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、履行等具體工作。主要職責(zé)有：對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查；提出合同條款的初步意見；組織合同的談判；按照合同約定履行義務(wù)；及時(shí)反饋合同履行中的問題等。4.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢與支持。具體職責(zé)包括：審查合同條款的合法性、合規(guī)性；協(xié)助處理合同糾紛；開展法律培訓(xùn)與宣傳等，確保合同在法律框架內(nèi)簽訂與履行。5.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督。職責(zé)包括：參與合同中財(cái)務(wù)條款的審核；對(duì)合同的資金收付進(jìn)行管理與核算；監(jiān)督合同履行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。三、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前管理-項(xiàng)目立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)計(jì)劃與市場(chǎng)需求，提出能源合同項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)合同管理委員會(huì)審批。立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)包含項(xiàng)目背景、目標(biāo)、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容。-資信調(diào)查：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查，收集對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、財(cái)務(wù)狀況等資料，并形成資信調(diào)查報(bào)告。對(duì)于重大合同，可委托專業(yè)的資信調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。-合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談情況和相關(guān)業(yè)務(wù)要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括當(dāng)事人基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。起草過程中應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn)防范，參考公司的合同示范文本。-合同審核：合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同草案提交給合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。合同管理部門重點(diǎn)審核合同的格式、條款完整性、邏輯一致性等；法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性以及法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門審核合同的財(cái)務(wù)條款、資金安排等。各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。-合同審批：經(jīng)審核修改后的合同，由業(yè)務(wù)部門提交給合同管理委員會(huì)進(jìn)行審批。對(duì)于一般能源合同，由合同管理委員會(huì)授權(quán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于重大能源合同，需經(jīng)合同管理委員會(huì)全體成員審議通過。審批過程中應(yīng)充分考慮公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營狀況、風(fēng)險(xiǎn)承受能力等因素。2.合同簽訂管理-簽訂權(quán)限：公司法定代表人或其授權(quán)代表有權(quán)簽訂能源合同。授權(quán)代表簽訂合同前，應(yīng)取得法定代表人的書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。-合同簽署：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行合同簽署。簽署合同應(yīng)使用公司的合同專用章，并確保簽字蓋章齊全、清晰。合同一式多份，公司與合同相對(duì)方各執(zhí)若干份，同時(shí)留存必要的副本供公司內(nèi)部存檔與查閱。3.合同履行管理-履行計(jì)劃：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，并將履行計(jì)劃報(bào)合同管理部門備案。-執(zhí)行監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定和履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，并定期向合同管理部門匯報(bào)合同履行情況。合同管理部門應(yīng)不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。-變更與轉(zhuǎn)讓：在合同履行過程中，如需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更或轉(zhuǎn)讓，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明變更或轉(zhuǎn)讓的原因、內(nèi)容等，經(jīng)合同管理部門、法務(wù)部門審核后報(bào)合同管理委員會(huì)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自變更或轉(zhuǎn)讓合同。-終止與結(jié)算：合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)算，并將結(jié)算情況報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)結(jié)算金額進(jìn)行審核，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行過程中的相關(guān)資料整理歸檔，交合同管理部門保存。4.合同檔案管理-檔案建立：合同管理部門負(fù)責(zé)建立合同檔案，對(duì)每份合同從立項(xiàng)到終止的全過程資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。檔案資料包括合同文本、審批文件、資信調(diào)查報(bào)告、履行記錄、變更協(xié)議、結(jié)算憑證等。-檔案保管：合同檔案應(yīng)按照一定的分類方法進(jìn)行保管，確保檔案的完整性和安全性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查詢與檢索。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。-檔案查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、摘抄、泄露檔案內(nèi)容。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求合同相對(duì)方按照合同約定履行義務(wù)，包括按時(shí)交付能源產(chǎn)品、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等。-對(duì)合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，有權(quán)要求合同相對(duì)方提供必要的資料和信息，以確保合同的順利履行。-在合同相對(duì)方出現(xiàn)違約行為時(shí)，有權(quán)按照合同約定和法律法規(guī)要求追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定履行自己的義務(wù)，包括按時(shí)提供能源產(chǎn)品、服務(wù)，支付款項(xiàng)等。-對(duì)合同相對(duì)方的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密予以保密，不得泄露給第三方。-在合同履行過程中，如出現(xiàn)不可抗力等特殊情況，應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并積極采取措施減少損失。3.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解與所承辦合同相關(guān)的信息，包括合同背景、目標(biāo)、條款等，以便更好地履行工作職責(zé)。-對(duì)合同管理工作提出意見和建議，參與公司合同管理制度的完善與改進(jìn)。-在履行合同過程中，因工作需要有權(quán)獲得公司相關(guān)部門的支持與配合。4.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求開展合同相關(guān)工作。-對(duì)所承辦合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，不得隱瞞或虛報(bào)合同信息。-保守公司商業(yè)秘密和合同涉及的機(jī)密信息，不得泄露給外部人員。五、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施的落實(shí)情況等。審計(jì)結(jié)果形成審計(jì)報(bào)告，報(bào)送公司管理層和合同管理委員會(huì)。-日常監(jiān)督檢查：合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行等日常工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)向合同管理委員會(huì)報(bào)告。-客戶反饋監(jiān)督：鼓勵(lì)客戶對(duì)公司合同履行情況進(jìn)行反饋，公司設(shè)立專門的渠道接收客戶的意見和建議。對(duì)于客戶反映的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。2.考核機(jī)制-績(jī)效考核指標(biāo)：將合同管理工作納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)定相關(guān)考核指標(biāo)，如合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，合同履行的成功率，合同風(fēng)險(xiǎn)的防控效果等?？己酥笜?biāo)應(yīng)根據(jù)不同崗位的職責(zé)進(jìn)行合理設(shè)定，確保考核的科學(xué)性和公正性。-考核周期：績(jī)效考核按季度或年度進(jìn)行，由各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。-獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰：對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。對(duì)違反合同管理制度，給公司造成損失的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。同時(shí)，追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、附則1.解釋權(quán)本辦法由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。在實(shí)施過程中，如遇