安保公司檔案借閱規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)安保公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與有效利用，同時(shí)契合公司“安全至上、服務(wù)為本、誠信協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化與“以專業(yè)安保服務(wù)，守護(hù)客戶安全，助力社會(huì)穩(wěn)定”的經(jīng)營理念。通過合理的借閱管理，保障公司各部門及員工對(duì)檔案信息的合理需求，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展與知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的傳承。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司全體員工以及因業(yè)務(wù)合作等合理原因需借閱檔案的客戶或外部合作方。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)工作。2.制定檔案借閱流程與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核與登記。3.跟蹤檔案借閱情況，確保檔案按時(shí)歸還，監(jiān)督借閱過程中的檔案保護(hù)措施落實(shí)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生檔案的初步整理與移交，確保檔案內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性。2.提出檔案借閱需求，按照規(guī)定流程填寫借閱申請(qǐng)，合理使用借閱檔案。（三）管理層對(duì)涉及公司核心機(jī)密、重大決策等特殊檔案的借閱進(jìn)行最終審批，從公司整體利益出發(fā)把控檔案借閱風(fēng)險(xiǎn)。四、管理內(nèi)容與流程（一）檔案分類與標(biāo)識(shí)檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如人事檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、培訓(xùn)資料檔案、財(cái)務(wù)檔案等，并為每份檔案設(shè)置唯一標(biāo)識(shí)，建立詳細(xì)的檔案目錄索引，方便查詢與管理。（二）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、所在部門等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.客戶或外部合作方借閱檔案，需提交書面申請(qǐng)，說明借閱事由、用途及保密承諾，由業(yè)務(wù)對(duì)接部門審核并簽字，再轉(zhuǎn)交檔案管理部門。（三）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，首先檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、規(guī)范。對(duì)于一般性檔案，檔案管理部門可直接審核，確認(rèn)申請(qǐng)符合規(guī)定后予以批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息的檔案，檔案管理部門需報(bào)管理層審批。管理層根據(jù)申請(qǐng)事由、借閱對(duì)象的保密資質(zhì)等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。（四）檔案借閱1.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并與借閱人辦理交接手續(xù)，在《檔案借閱登記冊(cè)》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、檔案名稱等信息。2.對(duì)于重要檔案，檔案管理部門可要求借閱人在指定地點(diǎn)查閱，如需帶出檔案管理區(qū)域，需經(jīng)特別批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，如密封包裝、專人護(hù)送等。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理部門檢查檔案的完整性、是否有損壞或涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)情況，并記錄在案。對(duì)于造成檔案損壞或丟失的借閱人，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.若借閱人因特殊原因需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，說明延長原因及延長時(shí)間，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（六）檔案催還檔案管理部門定期清理借閱記錄，對(duì)于臨近歸還期限的檔案，提前以郵件、短信等方式提醒借閱人按時(shí)歸還。對(duì)于逾期未還且未辦理延期手續(xù)的借閱人，暫停其檔案借閱權(quán)限，并督促其盡快歸還檔案。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利-有權(quán)根據(jù)工作需要申請(qǐng)借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以支持工作開展。-在借閱過程中，有權(quán)要求檔案管理部門提供必要的協(xié)助與指導(dǎo)。2.義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，如實(shí)填寫借閱申請(qǐng)，不得虛假申報(bào)借閱目的。-妥善保管借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、摘抄、篡改檔案內(nèi)容。-按時(shí)歸還借閱檔案，如有損壞或丟失，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）客戶及外部合作方權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利-有權(quán)在符合規(guī)定的情況下申請(qǐng)借閱與合作業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，了解公司相關(guān)信息。-對(duì)借閱檔案中的內(nèi)容有疑問時(shí)，可向公司相關(guān)部門咨詢。2.義務(wù)-遵守公司檔案借閱規(guī)定，提交真實(shí)有效的借閱申請(qǐng)及相關(guān)證明材料。-嚴(yán)格履行保密承諾，不得將借閱檔案用于任何與約定用途無關(guān)的活動(dòng)，不得向第三方泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理部門權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利-有權(quán)對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，拒絕不符合規(guī)定的申請(qǐng)。-對(duì)借閱過程進(jìn)行監(jiān)督，要求借閱人遵守檔案保護(hù)與保密規(guī)定。2.義務(wù)-及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保檔案的可查閱性。-按照規(guī)定流程處理借閱申請(qǐng)，為借閱人提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查借閱流程的執(zhí)行情況、檔案的歸還情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.公司審計(jì)部門不定期對(duì)檔案借閱管理進(jìn)行審計(jì)，審查檔案借閱制度的遵循情況、檔案的安全性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出整改建議。（二）績效考核1.將員工對(duì)檔案借閱規(guī)定的遵守情況納入績效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守規(guī)定、積極配合檔案管理工作的員工，在績效評(píng)分中給予適當(dāng)加分；對(duì)于違反規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重扣除相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。2.檔案管理部門的工作績效也與檔案借閱管理的規(guī)范程度、檔案的安全狀況等指標(biāo)掛鉤。如因管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄密等事件發(fā)生，對(duì)檔案管理部門相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行績效扣分處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案借閱規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等不同程度的處罰。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。2.對(duì)于違反規(guī)定的客戶或外部合作方，公司有權(quán)終止合作關(guān)系，并依法追究其違約責(zé)任和法律責(zé)任。七、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜