制造公司傳真機(jī)使用管理辦法

一、總則本公司以“創(chuàng)新驅(qū)動、品質(zhì)至上、合作共贏”為經(jīng)營理念，致力于為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)。傳真機(jī)作為公司日常辦公重要通訊工具，為規(guī)范其使用與管理，提高辦公效率，保障信息準(zhǔn)確傳遞，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本辦法。本辦法旨在確保傳真機(jī)使用既能滿足公司業(yè)務(wù)需求，又能體現(xiàn)公司對資源合理利用、對員工人文關(guān)懷的企業(yè)文化，同時兼顧社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，在安全生產(chǎn)框架下，助力公司持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于制造公司全體員工。公司內(nèi)所有傳真機(jī)設(shè)備均在本辦法管理范圍內(nèi)，包括各部門獨立使用及公共區(qū)域共享的傳真機(jī)。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)公司傳真機(jī)的統(tǒng)籌管理，包括設(shè)備采購、選型、配置等。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，合理安排傳真機(jī)數(shù)量與布局，確保各部門傳真通訊順暢。-制定和完善傳真機(jī)使用管理辦法，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。定期對傳真機(jī)使用情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。-協(xié)調(diào)解決傳真機(jī)使用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，如與設(shè)備供應(yīng)商溝通維修、保養(yǎng)事宜，確保傳真機(jī)正常運(yùn)行。-負(fù)責(zé)傳真機(jī)使用費(fèi)用的統(tǒng)計與管理，包括傳真紙、墨盒等耗材的采購與費(fèi)用核算，控制使用成本。2.各使用部門-各部門負(fù)責(zé)人為本部門傳真機(jī)使用管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)傳真機(jī)使用管理辦法，確保員工熟悉操作流程和規(guī)定。-安排專人負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常管理，包括設(shè)備清潔、耗材更換等，保證傳真機(jī)處于良好工作狀態(tài)。-督促本部門員工遵守傳真機(jī)使用規(guī)定，合理使用傳真設(shè)備，及時處理傳真文件，提高工作效率。3.技術(shù)支持部門-負(fù)責(zé)傳真機(jī)的安裝、調(diào)試及日常維護(hù)工作，確保設(shè)備性能穩(wěn)定、通訊質(zhì)量良好。定期對傳真機(jī)進(jìn)行技術(shù)檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除潛在故障隱患。-為員工提供傳真機(jī)操作培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，幫助員工解決在使用過程中遇到的技術(shù)問題，提高員工操作技能和使用效率。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機(jī)操作流程-發(fā)送傳真-發(fā)送前準(zhǔn)備：檢查傳真機(jī)是否正常開機(jī)，傳真紙是否充足，調(diào)整好傳真文件的頁面方向和順序。-撥號：準(zhǔn)確輸入接收方傳真號碼，確認(rèn)號碼無誤后，按下“發(fā)送”鍵。若遇到占線等情況，應(yīng)耐心等待并再次撥號。-放置文件：將需要發(fā)送的文件正面朝下放置在傳真機(jī)進(jìn)紙口，確保文件放置平整，無褶皺、無卡紙現(xiàn)象。-確認(rèn)發(fā)送：發(fā)送過程中，注意觀察傳真機(jī)顯示屏提示信息，確認(rèn)傳真發(fā)送成功。若發(fā)送失敗，應(yīng)檢查原因并重新發(fā)送。-接收傳真-自動接收：對于設(shè)置為自動接收模式的傳真機(jī)，當(dāng)有傳真信號接入時，傳真機(jī)自動接收傳真文件，并將文件打印輸出。接收完成后，及時取出傳真文件并整理。-手動接收：若傳真機(jī)設(shè)置為手動接收模式，聽到傳真信號后，按下“接收”鍵，確認(rèn)接收傳真。傳真接收過程中，同樣要關(guān)注設(shè)備狀態(tài)，確保接收完整。2.傳真文件管理-文件登記：各部門應(yīng)建立傳真文件登記臺賬，對收到和發(fā)出的傳真文件進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括傳真日期、時間、發(fā)送方/接收方傳真號碼、傳真主題、文件頁數(shù)等信息。-文件分類整理：收到傳真文件后，接收人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類整理。對于重要文件，應(yīng)及時呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理；對于一般性文件，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱。-文件保密：涉及公司機(jī)密信息的傳真文件，必須嚴(yán)格遵守公司保密制度。在傳真發(fā)送過程中，應(yīng)采取加密措施或選擇安全的傳真線路；接收后，應(yīng)妥善保管，防止機(jī)密信息泄露。3.傳真機(jī)維護(hù)保養(yǎng)-日常清潔：傳真機(jī)使用人員應(yīng)定期對傳真機(jī)進(jìn)行清潔，保持設(shè)備外觀整潔。使用柔軟干凈的濕布擦拭傳真機(jī)外殼，避免使用含有化學(xué)物質(zhì)的清潔劑，防止損壞設(shè)備表面。-定期維護(hù)：技術(shù)支持部門應(yīng)制定傳真機(jī)定期維護(hù)計劃，對傳真機(jī)進(jìn)行全面檢查和保養(yǎng)。維護(hù)內(nèi)容包括檢查傳真機(jī)的打印頭、掃描部件、傳輸線路等，確保設(shè)備性能良好。定期清理傳真機(jī)內(nèi)部灰塵和紙屑，更換磨損的部件，保證傳真機(jī)正常運(yùn)行。-故障處理：傳真機(jī)出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向技術(shù)支持部門報告。技術(shù)支持人員應(yīng)盡快到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行故障排查和修復(fù)。對于無法立即修復(fù)的故障，應(yīng)及時采取應(yīng)急措施，如借用其他傳真機(jī)或使用電子傳真服務(wù)，確保公司通訊不受影響。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時使用公司配備的傳真機(jī)設(shè)備，以滿足業(yè)務(wù)溝通和文件傳遞需求。-員工有權(quán)獲得公司提供的傳真機(jī)操作培訓(xùn)和技術(shù)支持，以提高使用效率和解決使用過程中遇到的問題。-對于傳真機(jī)使用管理過程中存在的不合理規(guī)定或問題，員工有權(quán)向行政部門提出意見和建議，公司將根據(jù)實際情況進(jìn)行評估和改進(jìn)。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)遵守本傳真機(jī)使用管理辦法，按照規(guī)定的操作流程正確使用傳真機(jī)，不得隨意更改設(shè)備設(shè)置或進(jìn)行違規(guī)操作。-員工有責(zé)任愛護(hù)傳真機(jī)設(shè)備，保持設(shè)備清潔衛(wèi)生，避免因人為原因造成設(shè)備損壞。如因個人原因?qū)е略O(shè)備損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償費(fèi)用。-員工在使用傳真機(jī)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保護(hù)公司機(jī)密信息安全。不得利用傳真機(jī)發(fā)送或接收與工作無關(guān)的文件，不得泄露公司傳真號碼等信息。-員工應(yīng)及時處理收到的傳真文件，不得積壓延誤。對于重要文件，應(yīng)按照規(guī)定及時呈送相關(guān)人員或部門，確保工作正常開展。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對各部門傳真機(jī)使用情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)備使用記錄、文件登記臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等方面。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、抽查記錄等形式。-設(shè)立投訴舉報渠道，鼓勵員工對違反傳真機(jī)使用管理辦法的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的情況，公司將給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核機(jī)制-將傳真機(jī)使用管理情況納入部門績效考核指標(biāo)體系，考核內(nèi)容包括傳真機(jī)設(shè)備完好率、文件處理及時性、保密制度執(zhí)行情況等方面。-對于在傳真機(jī)使用管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。如評選“傳真機(jī)使用管理優(yōu)秀部門”，頒發(fā)榮譽(yù)證書并給予一定的物質(zhì)獎勵；對個人進(jìn)行績效加分等激勵措施。-對于違反傳真機(jī)使用管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。如對違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞的員工，責(zé)令其賠償損失并進(jìn)行批評教育；對多次違反規(guī)定或造成嚴(yán)重后果的員工，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相悖之處，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)