職業(yè)技能培訓(xùn)記錄檔案管理辦法第一章總則第一條制定依據(jù)為規(guī)范職業(yè)技能培訓(xùn)記錄檔案（以下簡(jiǎn)稱“培訓(xùn)檔案”）管理，保障培訓(xùn)信息的真實(shí)性、完整性和可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)教育法》《人力資源社會(huì)保障部關(guān)于加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》（人社部發(fā)〔2021〕XX號(hào)）等法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合本地區(qū)/行業(yè)實(shí)際，制定本辦法。第二條目的與宗旨本辦法旨在建立健全職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理體系，強(qiáng)化培訓(xùn)過(guò)程監(jiān)管，提升培訓(xùn)質(zhì)量，為職業(yè)技能鑒定、就業(yè)服務(wù)、技能人才評(píng)價(jià)及政策落實(shí)提供真實(shí)有效的依據(jù)。第三條適用范圍本辦法適用于本地區(qū)行政區(qū)域內(nèi)開(kāi)展職業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”）、企業(yè)、職業(yè)技能鑒定機(jī)構(gòu)及相關(guān)人力資源社會(huì)保障部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“人社部門(mén)”）。第四條基本原則1.真實(shí)性：檔案材料必須如實(shí)反映培訓(xùn)全過(guò)程，不得偽造、篡改或隱瞞信息。2.完整性：檔案內(nèi)容應(yīng)涵蓋培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施、考核、證書(shū)發(fā)放等全流程，確保無(wú)遺漏。3.規(guī)范性：檔案收集、整理、保管、利用應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一格式與流程。4.保密性：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)員個(gè)人信息及培訓(xùn)機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。5.可追溯性：檔案應(yīng)清晰記錄培訓(xùn)各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，便于溯源核查。第二章檔案內(nèi)容構(gòu)成培訓(xùn)檔案分為基礎(chǔ)管理類、學(xué)員個(gè)人類、培訓(xùn)實(shí)施類、考核評(píng)價(jià)類、證書(shū)管理類五大類，具體內(nèi)容如下：第五條基礎(chǔ)管理類檔案1.培訓(xùn)項(xiàng)目審批材料：包括培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、人社部門(mén)批復(fù)文件、資金預(yù)算方案等。2.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度/季度培訓(xùn)計(jì)劃、課程大綱、師資配置方案、教材選用清單。3.師資信息：包括授課教師的職業(yè)資格證書(shū)、學(xué)歷證明、任教經(jīng)歷等。4.機(jī)構(gòu)資質(zhì)材料：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的辦學(xué)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書(shū)）、場(chǎng)地設(shè)備清單等。第六條學(xué)員個(gè)人類檔案1.報(bào)名材料：學(xué)員報(bào)名登記表（含姓名、性別、聯(lián)系方式、職業(yè)背景等）、身份材料復(fù)印件、學(xué)歷證明復(fù)印件。2.培訓(xùn)協(xié)議：學(xué)員與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的培訓(xùn)合同（含培訓(xùn)內(nèi)容、期限、費(fèi)用、權(quán)利義務(wù)等）。3.特殊情況材料：貧困勞動(dòng)力、退役軍人等重點(diǎn)群體的身份認(rèn)定材料（如低保證、退伍證復(fù)印件）。第七條培訓(xùn)實(shí)施類檔案1.課程執(zhí)行記錄：實(shí)際授課課程表、授課教師簽字的教案/課件、課堂考勤記錄（含簽到表、電子考勤數(shù)據(jù)）。2.實(shí)訓(xùn)記錄：實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目清單、實(shí)訓(xùn)設(shè)備使用記錄、學(xué)員實(shí)訓(xùn)報(bào)告（含操作過(guò)程描述、指導(dǎo)教師評(píng)價(jià)）。3.過(guò)程監(jiān)控材料：培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻（每班次不少于3張/段）、學(xué)員反饋問(wèn)卷及處理記錄。第八條考核評(píng)價(jià)類檔案1.考核方案：包括考核標(biāo)準(zhǔn)、考核方式（理論/實(shí)操）、監(jiān)考人員名單。2.考核材料：理論考試試卷/題庫(kù)（含標(biāo)準(zhǔn)答案）、實(shí)操考核評(píng)分表、學(xué)員答題紙/操作記錄。3.成績(jī)記錄：學(xué)員考核成績(jī)匯總表（含理論、實(shí)操成績(jī)及總分）、成績(jī)公示材料（如張貼照片、網(wǎng)站截圖）。4.評(píng)價(jià)報(bào)告：培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告（含學(xué)員滿意度、技能提升率、就業(yè)轉(zhuǎn)化率等指標(biāo)）。第九條證書(shū)管理類檔案1.證書(shū)發(fā)放記錄：職業(yè)資格證書(shū)/職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)/培訓(xùn)合格證書(shū)發(fā)放登記表（含學(xué)員姓名、證書(shū)編號(hào)、發(fā)放日期、領(lǐng)取簽字）。2.證書(shū)變更材料：證書(shū)補(bǔ)發(fā)、換發(fā)、注銷的申請(qǐng)材料及審批記錄。3.證書(shū)查詢信息：與國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)或職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)查詢平臺(tái)的對(duì)接記錄。第三章檔案收集與整理第十條收集責(zé)任主體1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)收集基礎(chǔ)管理類、學(xué)員個(gè)人類、培訓(xùn)實(shí)施類檔案。2.職業(yè)技能鑒定機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)收集考核評(píng)價(jià)類、證書(shū)管理類檔案。3.企業(yè)：負(fù)責(zé)收集本單位員工的培訓(xùn)檔案（含內(nèi)部培訓(xùn)及外部培訓(xùn)材料）。4.人社部門(mén)：負(fù)責(zé)收集轄區(qū)內(nèi)培訓(xùn)項(xiàng)目的審批材料及匯總性檔案。第十一條收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)1.培訓(xùn)前：完成基礎(chǔ)管理類（培訓(xùn)計(jì)劃、師資信息）、學(xué)員個(gè)人類（報(bào)名材料、培訓(xùn)協(xié)議）檔案的收集。2.培訓(xùn)中：實(shí)時(shí)收集培訓(xùn)實(shí)施類檔案（考勤記錄、實(shí)訓(xùn)記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控材料）。3.培訓(xùn)后：培訓(xùn)結(jié)束后15日內(nèi)，完成考核評(píng)價(jià)類（成績(jī)記錄、評(píng)價(jià)報(bào)告）、證書(shū)管理類（證書(shū)發(fā)放記錄）檔案的收集。第十二條收集質(zhì)量要求1.檔案材料應(yīng)為原件或加蓋公章的復(fù)印件，字跡清晰、內(nèi)容完整。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，采用PDF、JPG等通用格式，分辨率不低于300DPI。3.不得收集虛假、無(wú)效或與培訓(xùn)無(wú)關(guān)的材料。第十三條整理規(guī)范1.分類編號(hào)：采用“培訓(xùn)項(xiàng)目代碼-檔案類型代碼-年份-序號(hào)”的編碼規(guī)則（如“XX-____”，其中“XX”為培訓(xùn)項(xiàng)目代碼，“01”為基礎(chǔ)管理類，“2023”為年份，“001”為序號(hào)）。2.裝訂要求：紙質(zhì)檔案采用A4規(guī)格，左側(cè)裝訂，封面標(biāo)注檔案名稱、培訓(xùn)項(xiàng)目、機(jī)構(gòu)名稱、年份等信息；電子檔案按分類建立文件夾，命名與紙質(zhì)檔案一致。3.歸檔時(shí)間：培訓(xùn)結(jié)束后30日內(nèi)，完成所有檔案的整理與歸檔。第四章檔案保管與利用第十四條保管責(zé)任部門(mén)1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：設(shè)立專門(mén)的檔案管理崗位，由專人負(fù)責(zé)檔案保管；無(wú)檔案管理?xiàng)l件的，可委托具備資質(zhì)的第三方檔案機(jī)構(gòu)保管。2.企業(yè)：由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)檔案保管，納入員工人事檔案管理體系。3.人社部門(mén)：由職業(yè)能力建設(shè)科（處）負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)培訓(xùn)檔案的集中保管。第十五條保管條件要求1.紙質(zhì)檔案：存放于防火、防盜、防潮、防蛀的專用檔案柜，溫度保持在14-24℃，濕度保持在45-60%。2.電子檔案：存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密U盤(pán)，定期備份（至少每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立出入登記制度，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入。第十六條保管期限規(guī)定1.基礎(chǔ)管理類檔案：長(zhǎng)期保存（不少于20年）。2.學(xué)員個(gè)人類檔案：保存至學(xué)員離開(kāi)本單位后5年；重點(diǎn)群體學(xué)員檔案延長(zhǎng)至10年。3.培訓(xùn)實(shí)施類、考核評(píng)價(jià)類檔案：保存10年。4.證書(shū)管理類檔案：長(zhǎng)期保存（與證書(shū)有效期一致，無(wú)有效期的永久保存）。第十七條借閱與復(fù)制管理1.內(nèi)部借閱：機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理崗位現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出庫(kù)房。2.外部借閱：人社部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等單位因監(jiān)管或辦案需要借閱檔案，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可復(fù)制檔案材料（注明“復(fù)制件與原件一致”并加蓋公章）。3.借閱期限：一般不超過(guò)7天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；復(fù)制檔案需登記用途，不得用于非法目的。第十八條保密要求1.檔案管理人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)員個(gè)人信息（如身份證號(hào)、聯(lián)系方式）、培訓(xùn)機(jī)密（如考核題庫(kù)、教材內(nèi)容）。2.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱；紙質(zhì)檔案應(yīng)密封保存，防止無(wú)關(guān)人員接觸。第五章檔案轉(zhuǎn)移與銷毀第十九條檔案轉(zhuǎn)移程序1.學(xué)員轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)：原培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具《檔案轉(zhuǎn)移證明》，注明學(xué)員姓名、培訓(xùn)項(xiàng)目、檔案內(nèi)容等，經(jīng)雙方機(jī)構(gòu)確認(rèn)后，將檔案移交至新機(jī)構(gòu)；新機(jī)構(gòu)應(yīng)核對(duì)檔案完整性，簽署《檔案接收確認(rèn)書(shū)》。2.企業(yè)合并/注銷：企業(yè)合并時(shí)，檔案由合并后的企業(yè)繼續(xù)保管；企業(yè)注銷時(shí)，檔案應(yīng)移交至當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)或委托第三方檔案機(jī)構(gòu)保管。3.機(jī)構(gòu)變更：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)變更名稱或地址時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人社部門(mén)備案，檔案保管責(zé)任不變。第二十條檔案銷毀流程1.鑒定：檔案保管期限屆滿前6個(gè)月，由檔案管理部門(mén)組織專家對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否銷毀。2.審批：對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)人社部門(mén)備案。3.銷毀：由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀前核對(duì)檔案清單，銷毀后在清單上簽字，并注明銷毀時(shí)間、方式（如碎紙、焚燒）。4.記錄：銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，包括《檔案銷毀申請(qǐng)表》《銷毀清單》《監(jiān)銷記錄》等。第六章監(jiān)督與責(zé)任第二十一條監(jiān)督檢查機(jī)制1.人社部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、企業(yè)的檔案管理情況進(jìn)行檢查（每年至少1次），檢查內(nèi)容包括檔案收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用合法性等。2.建立檔案管理信用評(píng)價(jià)制度，將檔案管理情況納入培訓(xùn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定、企業(yè)技能人才培養(yǎng)補(bǔ)貼申領(lǐng)的考核指標(biāo)。3.鼓勵(lì)社會(huì)監(jiān)督，設(shè)立舉報(bào)電話或郵箱，接受群眾對(duì)檔案管理違規(guī)行為的舉報(bào)。第二十二條責(zé)任追究規(guī)定1.未按規(guī)定收集、整理檔案的，由人社部門(mén)責(zé)令限期整改；逾期不改的，通報(bào)批評(píng)，并暫停其培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)資格。2.偽造、篡改檔案材料的，取消培訓(xùn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)，追回已發(fā)放的培訓(xùn)補(bǔ)貼，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。3.泄露檔案信息的，由人社部門(mén)責(zé)令改正，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；造成學(xué)員損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。第七章附則第二十三條解釋權(quán)本辦法由XX市人力資